信息化背景下高校档案服务策略探究

[摘 要]因为计算机网络技术的快速发展以及普及应用，如何实现高校档案服务信息化已经成为一个热门话题。信息化背景下，使传统的高校档案服务模式受到了很大的冲击和挑战，高校应站在全新的角度审视档案服务，积极创新、改革，使高校档案管理工作为高校发展做出应有的贡献。本文主要分析了高校档案服务在信息化背景下存在的问题，并且提ฅ出了几点进一步完善高校档案服务的策略。

[关键词]信息化背景;高校;档案服务;问题;策略

档案信息服务如果从广义上分析，主要是指加快档案信息流通，促进档案信息传播，使档案管理能够充分满足用户多样化需求的所有活动，也即是指在所有的档案信息业务工作。如果从狭义上分析，主要是指档案工作人员按照用户的需求为用户提供相应的档案信息咨询的过程。本文研究的档案信息管理主要是指狭义层面的档案信息服务。档案管理工作是高校的一项基础性管理工作，在信息化背景下，使高校档案管理工作面临着前所未有的挑战，高校档案管理工作者应积极思考如何创新档案服务模式，进一步提高档案的开发利用效率，充分发挥档案服务的价值和作用。

一、高校档案工作在信息化背景下存在的主要问题

我国档案工作具有悠久的历史，但是档案服务途径却相对较少，基本上采用的是面对面的方式，传真服务、电话服务等比较现代化的服务方式尚未普及应用，也没有建立网络在线服务或者邮件信件服务渠道。目前，我国大多数高校在档案服务方面主要以档案信息查阅、档案复印、开具证明等业务为主，并没有开展档案咨询服务、档案目录信息服务、档案陈展等服务。由此可见，高校档案服务方式及服务途径仍然比较单一，档案信息♛资源的开发利用程度不高，并没有将档案的服务职能充分发挥出来。

二、信息化背景下进一步完善高校档案服务的策略

（一）双向性服务

高校档案服务的根本是为了促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关ฏ工作提供优质服务。在高校教学管理过程中，高校档案服务的内容应包括以下几个方面：①为高校营造一种良好的学术研究氛围，适当增加创新研究工作。②为教学评估提供基础性的参考数据，同时应提供跨学科研究成果，还应该提供反映社会需求的相关材料。③在学生管理和培训过程中，应提高学生的基础教育素质以及专业素质，提高学生的社会适应力。

（二）主动性服务

现阶段很多高校档案信息服务普遍存在缺乏有效性、主动性、系统性等问题，虽然一直以来高校都在提出加强主动服务的口号，但是并没有认真实践，有的高校虽然也开展了一系列主动性服务，但是创造性不足，只是在延伸一些传统服务项目。如果仍然采用这种被动式的档案服务，极易导致档案信息缺乏完整性、系统性，也无法充分发挥出档案的社会功能及其价值。笔者认为，为了确保全面、认真落实主动性档案服务，应制定科学的评估制度。目前，档案工作者评估中主要采用的是科研项目、获奖、论文、出书等评价指标，应该将评价指标进一步细化，比如评估档案服务的有效性，评估档案实体管理中的规范性及安全性，在档案分管工作中应评估形成档案的完整性及其准确性，而在档案检索工具中应评估其完备性。这样的评价指标更加全面、具体，针对性也更强，有利于激发档案工作者的创新欲望，端正档案工作者的态度，从而提高高校档案服务质量及效率。

（三）大力采用现代化先进的服务手段

目前，各种先进的信息技术正在潜移默化的改变着人们的生活、工作和学习方式，也逐渐成为人们在日常生活和工作中必不可少的部分。高校档案服务工作也应该做到与时俱进，大力引进先进的信息技术进行公共档案信息服务。具体而言，高校应根据自身的特点建设一个极具特色的档案网络数据库，充分利用网络信息的优势为广大师生提供更加便捷、高效、准确的档案信息服务。在高校档案数据库建设过程中，应注重数据库的个性化，尽可能满足广大师生对于高校信息服务的多样化需求。同时应注意突出数据库的实效性，这就要求档案服务工作人员应定时更新、完善、补充数据库的内容，使档案信息服务和社会保持同步。

（四）应加强高校档案管理人员队伍素质建设

高校档案管理人员是高校档案工作的最终执行者，档案管理人员的自身素质直接决定了高校档案管理工作的质量，因此有必要进一步加强高校档案管理人人员的职业素养以及专业服务水平。首先，高校应加☃强档案管理人员的培训力度，不仅应使档案服务人员掌握扎实的专业基础知识，同时应要求档案服务人员熟练掌握先进的计算机应用技术，学会正确使用计❤算机统计、检索、编目等系统程序，从而提高档案服务工作的数字化、信息化水平，为广大师生提供更加便捷的档案服务。其次，应进一步优化、调整高校档案管理人员队伍结构，应多吸入一些吃苦耐劳、具有创新思维、敬岗爱业的新鲜血液，从而为高校档案服务工作注入新的活力，进一步推动高校档案服务的创新和改革。

信息化背景下，高校档案服务工作存在诸多不足之处，档案服务工作作为高校管理的基础工作，对于高校的健康发展具有极其重要的作用。新时期下，高校应积极开展双向性、主动性档案服务，大力引进现代化信息技术手段，创新档案服务方式，加强档案服务队伍素质建设，全面提高档案服务水平。

参考文献：

[2]曹兴华.对信息化背景下高校档案馆信息服务工作的思考[J].秘书之友，2012.05.