会计电算化的会计内部控制措施的加强

一、会计电算化对会计内部控制的表现

随着新会计准则的出台和实施及科学技术的发展，计算机的运用已渗透到各个领域，电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。如何在提高会计处理的及时性、准确性的同时确保会计电算化的安全，已成为会计各电算化单位需要解决的问题。

一是电算化会计系统改变了会计凭证的形式。在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。

原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录。

原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了。原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。

原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。二是内部控制的形式发生了变化。

手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同，通过以下分析了解会计电算化核算下会计内部控制形式的变化。手工会计中的一些平衡检查在电算化会计中将移入计算机系统内部，通过计算机程序体现出来。

如，记账凭证的借、贷平衡效验；账户中期末余额、期初余额、本期发生额的检查；各核算业务模块间数据的核对；报表数ฆ据的钩稽关系检查、会计平衡的等式的检查等等，会计电算化后难以发挥牵制作用。

二、会计电算化对会计内部控制存在的问题

一是兼容性差。由于各个系统都是自行开发，各自使用不同的操作平台和支持软件，数据结构不同，编程风格各异，各软件公司为技术保密，相互没有交流和沟通，没有业界的协议，自然也就没有统一的数据接口，很难在不同系统上实现数据共享。

二是系统内部衔接性差。这不仅增加了工作量，而且因为由人工核算、人工输入等人为因素，必然增加出错机率，使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。

三是数据保密性、安全性差。很多时候，财务上的数据，是企事业单位的绝对秘密。

所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。在我国，计算机热起来大约不到十年，而且真正普及应用也不过三五年，或者说现在仍然没有达到普及水平。

人们对它的认识，自然不尽相同。在电算化会计系统中，计算机对输入的数据自动进行加工处理，所有的记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。

一旦输入操作不当，将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误，造成输出信息的失真。因而数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节。

三、加强会计电算化的会计内部控制措施

加强会计电算化，对加强和改进财务管理是极为重要的，要对会计电算化可能出现的问题，进行认真分析研究，有针对性地采取措施。首先，加强系统开发、发展控制。

建立授权和领导认可机制。计算机会计系统的开ฌ发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门指定的标准和规范。

计算机会计系统应在开发阶段就要❥对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。

要严格程序修改控制。企事业单位经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统进过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方。

因此，软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

其次，加强管理控制。管理控制是指建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。

要完善组织机构设置。企事业单位实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。

可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审计记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。再次，明确职责划分。

会计内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必需分别由几个人或几个部门承担。最后是加强日常控制。

业务发生控制。业务发生控制又称程序检查，主要目的是采用相应的控制程序、甄别、拒绝各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。

由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错，在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机会计系统的正常运行。因此，企事业单位应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的♡准确性。

数据通讯控制是为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企事业单位应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。

数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。

☒数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。

文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。数据输出控制。

数据输出控制是为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输人数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。