档案管理信息化建设研究

[摘 要]计算机应用于企业档案管理，无疑是一次档案管理的革命，企业档案的管理经历了从۵纯手工的目录检索方式，到目前的计算机目录检索，把档案管理人员从繁重的查找工作中解脱出来，提高了档案的查找速度和工作效率，使档案工作不再费时费力。近几年，随着我国企业信息化建设进程迅速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。

[关键词]档案；信息化；管理

一、档案信息化建设是单位可持续发展的必然要求

（一）档案是单位重要信息资源。从信息资源角度来说，档案是单位在管理活动中形成的对国家、社会或企业具有保存价值的各种形式的文件材料☠，它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是企业重要的信息资源；从知识资源角度来说，档案不仅记录了单位发展的历史，而且记载了单位所形成和积累的知识，记录了单位在管理活动中形成的对单位有保存和利用价值的各种形式的文件、图纸、报表等材料，是单位重要的知识资源。数字档案信息出现以后，突破了时间和空间的限制，不论是文书部门形成的电子文件还是馆藏档案数字化后形成的档案信息，其产生都是在计算机环境中进行的。信息技术的应用改变了现代组织机构中的工作方式，在信息时代，几乎所有的组织机构都使用计算机和网络技术来管理自己需要的信息资源。

（二）信息化建设提升档案资源价值和档案综合管理水平。传统的档案管理给检索、保管和利用带来了一系列问题。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。因此，信息化管理成为最佳技术手段。档案管理部门应规划并实施档案管理的组织体系建设策略、基础业务建设策略和信息化建设策略，在实践中落实信息资源管理理念，构建与单位发展同步的档案管理最佳模式。

（三）信息化是深化档案服务，促进档案工作发展的必然趋势。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，是当今新技术革命的先导技术。信息技术的进步和网络经济的兴起为我国档案馆利用后发优势实现跨越式发展提供了机遇，同时，信息技术在档案中的应用已得到广泛认可。信息化档案为档案管理人员提供了全面、权威的专业资料以及相关档案法规等各项知识，拓宽了管理人员的行业视角和知识面，在日常实施档案管理过程中能起到很好的帮助、指导作用，有效地促进了企业生产力的发展。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现♒代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、现代档案管理信息化建设实现策略

（一）各级领导都要重视档案资源信息化建设工作。档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头。抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略机遇。单位领导要真正把档案资源信息化建设作为公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动档案资源信息化建设。档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对☏数字档案进行集中统一管理。

（二）加强档案部门基础设施建设。在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。加快档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案系统整体功能的基础和手段。由于电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，因此在文件的管理上，应运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。按照国家规定的数据标准，统一著录项目，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，以保证档案数据检索的准确与完整，对于过渡时期的传统文档不能及时处理的不能随便堆放，必须进行整理、分类、编号，并注意妥善保存，防止损坏丢失。

（三）档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作。档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。就历史而言，档案工作始终承担着珍存记忆的职责。档案从本质上而言是一种历史记录，珍存记忆是档案工作的最基本职能，也是档案工作实现其他功能的基础。因此，在档案信息化建设的设计过程中要充分考虑到档案信息的数据流程、数据存储方式、安全性，充分利ฬ用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案，实现档案信息的共享，同时，要做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理的工作，为单位提供可靠的档案信息网络化服务。

三、结束语

档案信息化建设是信息化建设的重要组成部分，是档案管理工作中前所未有的一场技术革新，是知识经济时代的必然产物，是现代档案管理的方向，更是单位发展提供信息来源和决策依据的支持。