试析应用文写作的评价标准

"

论文摘要：在实际教学实践中总结出应用文的评价标准为理由充分、事项明确、格式正确、语言得体，一些特殊的应用文，如合同、协议书、规章制度等还要条款完备。这种明确把应用文评价标准告知学生的教学方式收到了明显的教学效果。

论文关键词：应用文；评价标准；理由充分；事项明确；格式正确

长期以来，应用写作教学存在老师难教、学生难学，学生写作应用文“一学☑就会，一写就错”的特点，笔者认为这与当前缺乏明确的“应用文写作”评价标准有关系。很多时候，老师从内容、结构、文种选择方面去教学，但是由于学生始终不知道如何去把握和评价应用文，始终对应用文“隔了一层”，因此往往难以举一反三，导致学生对应用写作一知半解，越学越觉得深不可测，难以掌握其要领。如果学生了解了明确的应用文写作评价标准，学生就能自己评价自己的写作成果和评价他人的成果，掌握应用文写作自然得心应手。从笔者的教学实践来看，这种“授人以渔”的方式效果非常好。而且，从教学目标来说，学生也必须学会“会写、会评、会改”应用文，“会评”无疑处于中间位置，在学生学习应用文的过程中起着至关重要的作用。现把笔者在教学实践中总结出来的应用文写作评价标准总结如下，以抛砖引玉，待大方之家批评指正。

写应用文一般要求理由充分、事项明确、格式正确、语言得体，一些特殊的应用文，如合同、协议书、规章制度等还要条款完备。

一、理由充分

一篇好的应用文，首先必须明确文中所写事项的“缘由”，如请示有请示的缘由、通知有通知的缘由、计划有计划的缘由，这个“由”是否充分决定了下面叙述的事项是是否合理、是否可信、是否可行。而且，在写“由”的过程中，还可以仔细斟酌下面事项的叙说是否有必要，甚至整篇应用文是否有写的必要，避免“为写而写”、“无病呻吟”的毛病，养成“为解决问题而写”的写作习惯，从而形成良好的问题意识。因此，检查和评价一篇应用文，首先看的就是其写作的理由是否充分。比如，一篇学生习作中写请求拨款的请示中这样叙说理由：

为了发展本区工业，我区政府拟定新建一座造纸厂，需要资金830万元，市政府是管钱、管物、管计划的单位，希望你们于八月底予以解决。

这个请示中，问题很多，单就“理由”而言也是不充分的。因为只有申请资金的总额，没有写明资金的去向、用途及请求事项的重要意义，上级部门就很难批复。应该改为：

为了发展本区工业，我区拟新建一座造纸厂，需房屋建设费500万元，机械购买费300万元，其他费用30万元，总预算经费830万元。因目前我区财政收入有限，无♒法筹措到所需资金，特申请市财政拨款830万元。如该厂能及时投产，将对我区下半年的特色产业发展园区建设起到良好的推动作用。

再如，某学生习作在校庆邀请函中写到：

我校将于2010年9月10日举行校庆庆典仪式，特邀请您届时光临。

这个邀请函中，邀请的理由也是不充分的，因为“我校举行校庆庆典仪式”和邀请对象之间并没有直接的联系，而邀请的理由恰恰是邀请对象和校庆庆典仪式有关联，我们必须邀请，对方接到邀请函后也会接受邀请。该案例可以修改为：

我校将于2010年9月10日上午9∶00在学院大门广场举行校庆庆典仪式，您是我们的校友，多年来一直关心和支持我校的发展与建设，特邀请您届时光临。

正是因为有了“校友”这层关系和“多年来一直关心和支持我校的发展与建设”这种贡献，所以值得邀请，对方也会接受邀请。

值得注意的是，部分初学者对“理由”的理解容易出现偏差。典型的就是在写作通告、通报时容易把标题中的“事由”和正文部分的“缘由”混淆，如学生因打架斗殴而被通报批评，在“通报”这一文种的写作中“事由”，也就是写作该通报的缘由，应该是“处罚”或“批评”，如标题可以拟为：

“关于给予**处罚的批评通报”而不是“关于**打架斗殴的通报”。

而正文部分的“缘由”应该是这个学生为什么要受到通报批评的原因，如正文缘由部分可以拟为： 另外，在写作计划时，部分学生很容易把目标直接当作缘由来写，如，

“为了在期末考©试中每门课程都顺利通过，拿到奖学金，特计划如下”。

其实，该计划的缘由应该是“为了加强期末考试复习，有计划、有针对性地进行期末复ส习，达到自己预定的期末考试目标，特制定如下计划”。"

二、事项明确

一篇好的应用文，必须是较好地达到了预设的效用，在以文会友、以文办事的过程中发挥了应有的作用，或以情感动了人，或以理说服了人，或以礼沟通了人，或把事情清楚告知了人等等。但☠无论如何，应用文的核心和实质是“事”，俗话说“无事不登三宝殿”，没有了“事”，“情”无以依托、理无以焉附、礼无以展示，如此，也就成为了抒情文、记叙文，应用文的效用性更无从谈起，这也正是应用文与抒情、记叙性文学类文章的最本质区别所在。因此，有事说事，而且“把事情非说得清楚明白不可”是应用文写作的最基本要求，也是应用文“效用性”的最根本保证。 在事件的写作过程中还要注意写清楚与事件相关的附属信息，如会议通知中经常会提到要“提交相关论文一篇”，那就必须马上想到这个事件的附属信息，如“提交给谁？与这个人如何联系”、“如何提交？是开会现场提交还是电子稿提交还是纸质稿提交”、“论文有什么要求？包括内容上和格式上、字数上的要求”、“什么时间之前提交”等一系列的问题。在这类问题上有一个应用文评价的原则就是“角色替换”：假如你是这个通知的接收人，你看到该通知后可能有什么问题不明确？如果有，就表明该文写作的事项不够明确。

当然，需要注意的是，“事项明确”是一个标准，但不是一个量化的指标，具体到一篇应用文，写到什么程度属于“明确”？哪种情况属于“不明确”？要靠个人的社会经验去判断，更要靠自身的综合素质去领悟。如，同样一个会议通知，会议地点同样是“嘉兴职业技术学院报告厅”，如果主送对象是自己单位的人员，那写清楚“报告厅”就算是地点明确了；但是，如果主送对象是外单位人员，那就必须写上一些附属信息，如“嘉兴职业技术学院报告厅（位置在图书馆一楼北面）”才能算是地点明确了。因为，本单位人员很清楚报告厅在哪里，没有必要啰嗦具体的位置，但外单位人员不熟悉报告厅的位置，所以必须要告诉其所在的楼号或楼名，以方便其寻找，这里就体现了一个应用文写作“处处替对方考虑”的礼仪素质问题。同样的素质要求也体现在会议通知的“到会路线”上，一些素质比较高的写作者会想到比较详细地列出可能的“到会路线”，如到机场后如何走？到火车站后如何走？到汽车站后如何走？大概时间多少？出租车大概费用多少？自驾车线路如何？等等。这种高素质、高质量的应用文对主送对象心理和接受程度的影响是非常大的，当然也就更加容易引起主送对象的好感，也就更能起到沟通、协调、办文、办事的作用。

最后值得一提的是，在某些应用文中，还存在先明确什么事项、后明确什么事项的问题，如一般在限制参会对象的群发会议通知正文中应该按照“人—时间—地点—主题”的顺序去安排，尤其是“人”一定要安排在“时间、地点”的前面去明确，因为人阅读通知的习惯是从上往下去看的，先明确“人”就可以让读者决定是否继续往下看，如果自己不属于参会的人员范围自然不会往下看，省得浪费时间看到最后才明白“原来自己没有资格去参加会议”，这就容易引起不愉快的感觉，达不到流畅沟通、愉快交流信息的目的，当然，这事实上也是一个应用写作的礼仪性问题，只有综合素质很高的作者才会有意识注意到。

三、格式正确

每一种应用文都有相对规范的格式，这个格式虽然不一定是固定的，但在一定时间范围内总是约定俗成的，是写作应用文必须遵守的行文规范。因此，检查和评价应用文的好坏应该把好格式关。

一般而言，常见的应用文格式有：公文式、信函式、表格式、文表混合式、图文式五种。其中，公文式格式主要应用于公文；信函式主要应用于社交礼仪文书，如书信、邀请函、感谢信等；表格式主要应用于表格式计划、会议议程、统计表等；文表混合式一般用于比较复杂的调研报告、统计报表和综合性计划等；图文式主要是用于研究报告、学术论文、调查报告等。

四、语言得体

另外一种规范则是不合乎文种要求，由于写作者个人素质较低等原因存在所出现的问题，如前述学生习作写请求拨款的请示中“市政府是管钱、管物、管计划的单位，希望你们于八月底予以解决”。这种语言与请示的严肃性、请求性就背道而驰。

五、条款完备

应该说，大部分应用文不需要考虑细密、周到，也就不存在条款完备的问题，但是，在应用文中，确实有一些文种的写作非常强调条款完备，如洽谈文书中的合同、规章制度中的制度等都要求考虑细致、周到，思维严密，因为合同、制度中的条款漏洞很容易授人口实，给自己带来很大的麻烦，影响实施的成效。如合同中有一些必备的要素，如合同的标的、数量、质量，合同违反的损失赔偿、不可抗力的特殊情况下合同的履约等都不可忘记，必须写入。