高校档案利用在线审批模式与实践探索

摘要：随着高校办公自动化程度的不断提高，科学高效地实现档案利用的在线审批成为高校档案利用信息化体系建设的一个瓶颈问题。文章以Y大学档案馆为例，详细介绍了档案利用在线审批功能的软件环境及审批流程设计，以及该模式实践的效果评价，为高校档案利用在线审批工作的推进提供参考实例。

关键词：高等学校；办公自动化；档案管理系统；档案利用；在线审批

中图分类号：T❤P393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）31-0238-02

档案资源作为一个国家最为真实、最为完整的历史记录，其对一个国家的发展而言有着极其重要的意义[1]。高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[2]。档案工作是反映和维护学校真实历史面貌的一项重要工作，也是办好学校的重要基础工作之一。计算机网络的快速发展促使互联网和各类办公网络渐渐深入到高校工作的各个角落，传统的档案利用审批模式已不能满足高校各部门无纸化和互联网高效办公的需求。

目前，随着高校档案信息化建设的不断开展，纸质档案数字化和原生电子档案已逐渐成为档案管理的重要组成部分，高校档案部门已建设了各式各样的档案信息 ϡ管理系统，对档案的利用重点也在向在线利用逐步转变，档案利用在线审批模式的更改已具备了良好的资源与技术基础。本文以Y大学档案利用在线审批模式探索实践为例，重点探讨高校档案利用在线审批流程的设计与效果评价。

1 原有档案利用审批模式分析

按照Y大学档案利用制度规定：“校内工作人员持工作证或校园卡等有效证件，可利用本单位非保密和非划控档案；跨单位利用，需经归档部门负责人批准。校外单位因工作需要查阅档案，需出具所在单位介绍信，并填写档案利用审批表，由文件归档部门负责人和档案馆馆长批准。”

Y大学原有档案利用审批制度的执行主要是ญ通过如图1所示的纸质审批单。由利用者填写利用审批单，写明利用者信息、利用内容、利用目的和利用方式等，由本部门分管领导签字盖章，如果利用内容涉及其他单位，则需要归档单位主管领导签署审批意见，同意后方可利用。

此工作模式存在以下缺点：（1）纸质利用审批单需要人工下载表格打印后手工填写相⌚关信息，费时费力；（2）利用者本部门领导和其他归档单位分管领导只能在办公时间、办公区域内对纸质利用审批单进行审批，如因分管领导出差或者其他情况，审批单无法及时得到审批，耽误利用者正常利用档案；（3）纸质审批单利用内容等信息多为利用者模糊描述词语，分管领导无法对实际需利用的档案内容进行核查，因而不利于对该项工作进行有效监督；（4）纸质审批单在领导签字后，利用内容等信息可能存在涂画篡改等风险，不利于档案利用审批制度的有效执行。因而，随着档案信息化工作的不断推进，对原有审批模式进行改进势在必行。

2 档案利用在线审批流程在档案管理系统中的建立

2.1 档案利用在线审批流程建立的软件环境

文章探讨的高校档案利用在线审批模式是指利用者通过计算机网络向档案管理部门进行线上提交档案利用审批请求，由档案管理部门对该请求作出响应。该模式的实现离不开基本的软件环境，尤其是功能完备的网络版档案管理系统。根据学校的档案管理流程和实际的工作需求，Y大学档案馆与专业的软件公司合作，定制开发了个性化的网络版档案管理系统。为了实现档案利用在线审批流程，该系统除了具备一般的信息管理、整理编目、查询检索、借阅利用等功能外，系统注重强化了以下几项功能：

1） 用户多次选择不同档案加入借阅车，统一提交利用申请

2） 档案管理人员在线审批待利用档案

3） 档案管理系统用户、角色和权限设置

4） 与短信平台子系统的无缝对接，实现工作流审批过程中通过短信通知进行协同办公，比如利用审批流转到某个节点需要领导审批，如果该领导没有在线，则可以通过短信向他/她发送短信息，从而保证领导可以即时处理审批请求。

2.2 档案利用在线审批流程设计

工作流程是单位制度的具体执行体现，档案利用的在线审批流程设计正是档案利用制度的有效呈现。根据工作实际需要，通过预先定制设计，相关领导和工作人员按照预定的审批步骤执行，办理完毕后流程结束。Y大学档案馆结合档案利用的实际情况，按图2所示设计了档案管理系统中用户利用档案的在线审批流程。

从在线审批流程可以看出，档案管理系统内部分别设置了档案利用用户、档案^利用指导人员和部门领导（主要包括档案馆领导和其他业务归档部门负责人等）三类不同操作人员的不同操作权限，从而通过工作流协作完成在线审批全流程。

1） 档案利用用户在线确定待利用内容

档案利用用户登录档案管理系统，根据实际利用需求和业务操作指南，自助查找待利用档案目录，点击“加入借阅车”按钮将待利用档案目录加入借阅车，便于统一借阅操作。

2） 档案利用用户在线登记借阅信息

用户点击“借阅”按钮统一借阅所有待利用档案，选择利用方式，填写用户个人信息、利用目的等相关借阅信息，提交借阅申请后，如需要借阅档案实体出馆，则档案管理系统自动判断该份档案是否可借。

3） 档案馆利用指导人员在线审核借阅信息

用户提交借阅申请后，档案馆利用指导人员则收到在线审批的消息通知，点击消息则可以完整查看待利用档案信息清单和借阅人信息，据此初步审核判断是否为跨单位利用，如果不是跨单位利用，则直接点击“通过”按钮，完成借阅操作，系统自动发送消息通知用户借阅成功；如果是跨单位利用，则点击“转审核”按钮，将该利用请求流转至部门领导（主要包括档案馆领导和其他业务归档部门负责人等）进行审核。

4） 部门领导在线审批利用请求 当利用请求需部门领导进行审批时，档案管理系统自动发送系统内消息通知和利用短信平台子系统给相关部门领导发送短信息提醒，从而有效保证部门领导即时处理利用请求。部门领导根据借阅人信息和待利用档案信息，科学合理地进行档案利用审批，审批意见返回给档案馆利用指导人员。如果部门领导审批通过，则档案馆利用指导人员直接完成借阅操作；如果部门领导审批不通过，则档案馆利用指导人员判断是否需要再次转审核，若不需要则拒绝借阅，系统发送信息通知用户，若需要转审核，系统可以支持多次转审核操作，并记录多次审批意见。

3 在线审批流程在档案管理系统中建立后的效果评价

用户自助借阅习惯的培养与在线审批流程的有机结合，有效提高了档案利用的服务效率和服务质量，具体体现如下：

1） 档案利用登记信息更加จ完善

传统档案利用模式中，用户携带纸质利用审批单至档案馆借阅档案，借阅行为完成后，根据档案馆利用指导人员的要求相应地填写借阅人信息和档案信息，缺乏约束力，特别是在业务繁忙的时候，容易出现遗漏利用登记或者登记信息不全等情况，对档案安全管理和利用统计造成不利影响。通过在档案管理系统中设计在线审批流程，用户需要在档案管理系统中自助查找待利用档案，系统可完整记录待利用档案信息，并在用户完整填写借阅人信息后，方可提交借阅申请，从而有效保证了利用登记信息的规范性和完整性，使得档案利用统计分析更加科学合理，为档案收集、归档、存储等管理工作提供有效参考和依据。

2） 档案利用审批方式更加方便快捷

在档案管理系统中建立在线审批流程后，档案利用审批实现了无纸化办公。只要有网络环境和上网设备，系统内消息通知和短信平台子系统发送短信息两种方式相结合，有效保证了相关部门领导可在任何时间、任何地点及时处理档案利用请求，极大地缩短了档案利用的审批周期。同时，审批中所附带的借阅人信息、档案信息和审批记录等信息可相互展现，保证了审批流程中有效信息的完整流转。

3） 档案利用审批流程更加规范

档案管理系统中档案利用申请流程清楚明确，借阅信息填写规范，且可进行查证管理，即在线审批流程对所有参与者都有明确的流程指向，并可随时查看；发起申请的操作开始后，所有参与者都会及时收到相应的通知以便及时处理。另外，在该系统中，每一流程运行阶段都有审批时间、审批人、审批意见等记录，不仅规范了档案利用管理体系及促进相关人员及时执行流程操作，杜绝了随意涂改、 篡改、漏填或不按时填写记录等不良工作习惯，还确保档案利用工作分工与责任明确，极大地提高了档案利用服务工作的效率和质量。

4 结束语

档案管理系统中建立在线审批流程的应用改变了传统档案利用审批的办公模式，实现了工作流、信息流和知识流的联合管理，规范了办公流程，避免出现“找人办、等人办”的现象，减少了多部门审批的等待r间，同时也实现了相关岗位负责人处理工作的灵活性，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使需要多部门、多级别办理的档案利用审批事务都可通过档案管理系统实现正常运转，有效提高了档案利用综合服务水平。

参考文献：

[1] 谢波，齐丽华.江苏省数字档案馆建设理论与实践[M].南京：河海大学出版社，2014（11）：33.

[2] 高等学校档案管理办法[EB/OL].