地勘单位电算化会计内部控制的探讨

1、前言

电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式，也是内部会计控制深层次的发展。会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛。为此，研究内部控制工作中存在的问题及解决对策，加强会计电算化的内部控制工作，是保证会计电算化系统的安全、正常运行的必要工作。在提高会计信息质量方面，建立一整套适合我局电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要，保证会计信息的保密性和安全性。

目前，我局会计电算化还处于会计核算电算化的初级水平，仅仅实现了财务会计的电算化。财务会计电算化还不是完整意义的会计电算化。这几年来，我局全部单位实行会计电算化后，通过网络及时传送报表到局计财处，经过及时汇总自动生成了全局财务报表，全局各单位经济信息及时汇报到局领导中，并为局领导及时做出更好的决策提供了准确、全面的经济信息。

2、促使会计电算化向更高层次发展是建立企业管理信息系统的前提

我局会计电算化的当务之急是加强会计电算化发展方向的引导，促进会计电算化从核算型向管理型过渡；重视会计电算化软件开发和二次开发；引导会计电算化由单机向网络化和客户／服务器方向发展。只有这样，企业管理信息系统才具备开发的良好基础。2004年开始转换为统一版本金堞财务软件代替了原来各个单位用的不同版本的用友财务软件，并进行二次开发和研讨，开发出适合我局地勘行业制度的特征的财务管理软件，并取了初步成效。

2、我局会计信息系统的内部会计控制的现状和分析

从我局8年来实践看，会计电算化面临的主要问题是：

2.1、对会计电算化的认识还不到位。1、实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然，是管理现代化的需要。2、部分管理人员认为电算化仅仅是以机代账，软件只需一次投入即可，出现了只重视硬件换代，不注意软件升级的情况。3、由于一些财务负责人对电算化知识不掌握，对电算化管理很陌生，只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白，因而对会计电算化数据可靠性发生质疑，造成不会管，不敢管的混乱局面，严重影响了会计电算化的普及和推广。

2.2、缺乏会计电算化专业人才

由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过培训，但与实际要求水平还有较大差距。表现在： 1、会计人员知识不全面。2、对会计人员的再培训和定期考核缺乏，没有系统性。

2.3、会计软件存在缺陷

目前我局系统使用的软件还存在着诸多的问题和不足。由于我局会计制度的特殊性，它含有4大模块，但现在市场上没有一个会计软件完全符合我局的多样性的会计制度。

2.4、电算化基础管理工作十分薄弱

实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。目前，会计系统不少单位没有严密的管理制度，加上基础工作薄弱，建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题。

1、会计岗位发生变化，会计业务缺乏有效牵制。由于会计电算化的工作各种手续都由计算机自动处理统一执行，会计基本数据的来源和处理方式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化；与此相适应，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，使传统职权分割的控制作用近于消失，信息载体的改变及其共享程度的提高，又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效，如不及时调整将形成内部控制隐患。

2、会计资料存储方式发生变化，容易影响会计资料的可靠性。会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，有形记录比传统手工会计大为减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询，其直观性较差，并且修改、擦除和拷贝均不会留下任何痕迹。

3、会计电算化下的内部控制将有赖于电算化程序的质量。如电算化程序本身的漏洞，就会降低系统的安全性。

4、会计电算化中的反记账或记账清除功能的使用，对会计账薄的严肃性有一定的影响。

5、网络技术的迅猛发展，使会计电算化的范围进一步扩大，会计介质将发生变化，并迅速走向电子化。

3、应采取的措施

3.1、进一步完善我局会计电算化的配套法规制度

随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加，针对会计电算化工作出现的新问题，对现有的我局相关制度进一步补充和完善，通过这些制度对会计电算化进一步约束，使会计电算化工作走上规范化的道路。该制度根据国家的《会计法》《企业会计制度》《内部会计控制规范基本规范（试行）》等制定。基本内容包括：控制的基本目标和分控制环节的具体控制目标，控制环节及控制的具体内容，控制的标准；控制岗位的设置，各个岗位的职责、权限、授权、检查监督、奖励与惩罚；会计信息系统工作流程和控制流程等规定。

3.2、加强系统安全控制

目前，企业在会计电算化进✯程♫中主要存在的问题是数据的安全保密性差，这也正是企业内控制度中最薄弱的环节。会计信息系统的安全控制，是指采用各种方法保护数据和计算机程序，以防止数据泄密、更改或破坏，主要包括：实体安全控制、硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制和病毒的防范与控制等。

3.3、加强制订会计档案管理制度

制订电算化会计档案管理制度一般应包括以下内容：实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行；全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截止至 Ü该系统停止使用或有重大修改后的三年；妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质的措施；科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等；保证会计档案安全与完整的措施。

3.4、加强内部审计

在会计电算化中，由于是人机对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为，内部审计必须包括以下几个方面：对会计资料定期进行审计，电算化会计帐务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内控制度，凭证附件是否规范完整；审查机内数据与书面资料的一致性，如查看帐册内容，做到帐表相符，对不妥或错误的帐表处理应及时调整；监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞；对日常操作的日记是否做好♀保存、登记全部记录。

4、结尾

加入WTO以后，我国经济将迅速融人世界经济体系之中，经济的繁荣发展和市场的全面开放，对。我国地质系统的企事业单位的信息化进程产生新的推动，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用，内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高我局企业的经济效益。