PDCA循环在会计电算化教学中的应用

1 引言

会计电算化是以计算机作为工具代替手工记账、算账、报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的收集、整理、分析和预测的过程。它极大地减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率和质量，促进了会计职能的转变。随着网络技术和信息技术的飞速发展，企业管理信息化日益普遍，能够顺利地在计算机环境下从事会计工作，成为会计从业人员必须具备的专业胜任能力。会计电算化课程作为会计、财务管理、审计等专业的必修课，主要讲授会计电算化基本原理、会计电算化的组织、会计软件常用模块的应用方法、会计电算化的实施、会计软件与企业资源计划系统（ERP）的关系、会计电算化后的管理等知识，也日益受到重视。由于会计电算化课程是计算机科学技术与会计学相结合的一门新兴的边缘科学，涵盖了会计学、信息技术、数据库和计算机技术多个专业的知识，又具有很强的实践性，如何在有限的课时内提高教学效率与效果，成为一个亟待研究的教学难题。

2 PDCA循环的特点

PDCA循环是应用于项目管理领域的一种科学的工作程序，1930年由美国的休哈特（Shewhart）博士提出，后经戴明（Deming）博士推广应用，因此又称戴明环。其工作过程依次为P（plan）D（do）C（check）A（act），即计划执行检查处理四个阶段，而每一个阶段又分别包括一定的步骤要求。计划阶段，要分析情况、找出重点、拟定计划；执行阶段，要通过各种措施保证工作的顺利实施；检查阶段，可以采用检查、评估、打分等方式对执行效果进行评价；处理阶段，要对成功的经验进行总结，出现的问题进行梳理，同时遗留的问题会自动进入下一个PDCA循环。这四个阶段形成一个周而复始的封闭系统，一个循环结束后便进入下一个循环，这样阶梯式上升，从而实现管理的有效提高。PDCA循环具有如下的主要特点。

2.1 目标导向

凡事预则立，不预则废，计划必须基于明确的目标，无目标就无计划。有了前期的计划，后面的执行、检查及处理才有意义。戴明十四条中的首条就明确指出长期目标的极端重要性，诠释了目标导向和计划的意义。

2.2 聚焦不足

问题意识是PDCA循环的关键，如果不能在循环中聚焦不足，就不能及时找出运行及计划执行中的偏差，无法采取有针对性的可行措施加以修正、改进和提高，一次循环就成了空转，PDCA就失去了运行意义。查找不足需要检查工作标准有效性的程序，这样的查找才能有据可依，才能真正到位。

2.3 着眼改进

PDCA循环四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始地进行、螺旋式地上升。在每一轮的循环中，最具成功意义的环节在于最后的处理（Action）环节。通过对失败教训和成功经验的有效总结，提出解决问题的方法和途径，同时将未解决的问题放到下一个PDCA循环里，这样一来，每一循环都在长期目标引领下，有新的具体目标和内容；解决了一些问题，获得了新的进步。

3 根据PDCA循环构建会计电算化教学模式

PDCA循环的目标导向、聚焦不足、着眼改进等质量改进的特点高度地切合了提高会计电算化教学的效率与效果的需求，完全有可能应用于会计电算化课程的教学实践之中。

3.1 计划阶段

计划的前提是要有希望达到的教学目标。电算化会计的教学目标应该是使学生理解电算系统结构的设计、运行原理，能够掌握常用财务软件基本的操作，具备一定的电算环境下分析问题、解决问题的能力。在计划阶段，要根据教学目标，明确电算化会计课程的教学模块，通常包括，电算化会计产生与发展的历史，与ERP的关系；电算化会计系统的规划、分析与设计原理；电算化会计的账务处理流程；账务系统的初始化；凭证管理；出纳管理；报表处理与分析；项目核算与管理；账务系统与其他系统的数据传递；销售与收款系统的流程分析、结构设计、初始设置、业务处理；采购与付款系统的流程分析、结构设计、初始设置、业务处理；存货系统的需求分析、功能设计、初始设置、日常核算；电算系统的选择、实施、日常维护和管理；电算化系统的审计。

3.2 执行阶段

电算化会计教学的执行有两种选择。一是单人全程综合模拟，二是小组分角色的综合模拟。单人全程综合模拟，是由一个人承担不同会计岗位的职能，一个人独立完成建账、初始化、日常各种业务处理及报表编制与分析的全部过程，其优点是熟悉整ง个账务流程与数据之间的关联，其缺点是无法建立信息化条件下的内部控制的概念。小组分角色的综合模拟，以小组为单位，对小组成员进行岗位分工，明确各岗位的权限及职责，分工协作，相互配合，共同完成整个账务处理流程。在执行阶段，结合业务模式，设计好一整套初始数据和各项经济业务至关重要。

3.3 检查阶段

检查是对执行工作的评价。如果采用单人全程综合模拟方式，要在整个流程中设置检查的环节和时间点，及时对教学效果进行评价。如果采用小组分角色的综合模拟方式，可以先进行组内的自我评价，再进行组外的测评。

3.4 处理阶段

在检查阶段发现的问题要及时进行反馈和纠正。有效的纠错，能够培养学生在电算环境下分析问题、解决问题的能力。举个例子。假定企业采用全月一次加权平均法结转已售产品的成本，购销存核算模块、总账模块都已启用，检查表明，核算模块结转已售产品成本的记账凭证上的金额错误。发现错误以后，需要引导学生找出解决问题的思路。企业采用的是加权平均成本，加权平均成本的计算取决于期初数据及本期入库数据，如果期初数据录入出错，那就需要调整期初数据，重新进行初始化工作，如果本期入库数据不正确，那就需要修改入库单。如果平均成本没有发现错误，那么已售产品成本出现错误的原因就是售出数量有误，这就需要修改销售发票、出库单了。如果发现已售产品成本错误的原因在于采购入库单有误，而且这张入库单已与采购发票进行过采购结算♂，并已审核记账，这时应采取的措施是，首先在核算系统删除凭证，然后恢复月末处理，接着取消正常单据记账，然后在库存系统取消采购入库单审核，再在采购系统取消采购结算，最后修改采购入库单。一旦找到并修正了错误的源头，接下来的工作是进行正常的后续操作，即根据采购入库单进行采购结算、审核、正常单据记账、月末处理（即计算售出产品成本）、购销单据制单。

4 应用PDCA循环需要注意的问题

通过教学实践发现，PDCA循环四个环节中分别存在不同方面的问题需要引起注意。

4.1 计划阶段°

在计划阶段可能遇到的一个问题是目标不明确。由于电算化会计使用了信息技术，需不需要讲授计算机系统的开发过程和开发工具是许多电算化教学中要面临的选择。笔者认为，对于普通的财会专业学生，即，会计信息系统的使用者，了解计算机系统的开发过程有助于理解计算机环境下的内部控制和系统以后的日常维护与管理，有必要进行讲解，但是不需要过于深入地讲解。在计划阶段可能遇到的另一个问题是灵活性不强。对于不同层次、不同性质的学生，教学中应该根据实际情况选择增加或减少部分模块。比如，对于会计专业的学生，可以考虑增加工资管理、固定资产管理、生产管理等模块内容。再比如，对于非会计专业的学生，可以考虑简化初始化模块。

4.2 执行阶段

在执行阶段可能遇到的问题是可操作性不强。由于电算化会计课⚥程涉及的内容比较多，处理的业务会同时涉及多个模块，许多内容环环相扣、相互影响，在执行阶段，如果采用单人全程综合模拟方式，不能就事论事，要充分考虑业务间的交叉影响，需要在不同模块间进行切换，如果模拟的内容太过简单，达不到预定的ม综合效果；如果模拟的内容太过复杂，操作起来会迷失方向。

4.3 检查阶段

在检查阶段可能遇到的问题是时效性不强。由于电算化会计课程中各个教学模块之间紧密关联，一旦某个模块出错，要么无法进行后续的处理，要么错误会传递到其他相关模块，需要花费很多时间修复前期错误，甚至推倒重来。比如，在期末进行自动转账的操作，一旦出错会产生大量错误的记账凭证，处理起来比较麻烦。为了避免这种情况的发生，需要及时进行检查，尽早发现错误。

4.4 处理阶段

在处理阶段可能遇到的问题是针对性不强。如果采用小组分角色的综合模拟方式，由于大家是分工协作的，一旦出现问题，难于诊断问题的出处。比如，编制出来的资产负债表不平衡，有可能是初始化数据不平衡，也有可能是操作顺序与取数公式不匹配，还有可能是取数公式本身不对。再比如，报表间的数据钩稽关系出错，有可能是单张报表出错，还有可能是多张报表同时出错。无论出现哪种情形，都需要小组成员的内部沟通与交流，如果小组内部的沟通不畅，难于及时诊断和排查错误。