浅谈人事档案的规范化管理

人事档案工作是一项具有机密性、专业性和服务性的工作，随着时代发展，我们越来越认识到人事档案工作不是孤立的，它是人事工作重要的组成部分。搞好人事档案管理，对于历史地、全面地了解干部，合理配置人才资源，正确地选拔使用干部具有重要意义。要想做好人事档案管理工作，就要使之制度化、规范化、科学化。

一、强化人事档案规范化管理意识

高度认识人事档案工作的重要性，同时也要克服“档案工作重要性都知道，落实上少”的现象，要经常及时发现人事档案工作中遇到的问题、困难，增强做好人事档案管理工作的主动性。人事档案为干部的晋职、晋级、年龄及工龄等方面提供了依据，借助人事档案了解选拔对象，有效地保证了选人用人的准确性，在经济、科技飞速发展的新时期对人事工作又提出了新的更高的要求，人事档案工作也应紧密结合新时期选拔任用干部工作的实际，加以改进和提高。通过调查研究，分析人事档案工作☂存在的问题，及时采取措施，加以整改。增℃强搞好人事档案工作的自觉性和责任感。

二、人事档案硬件建设规范化。

档案库房的保管条件，是实现人事档案管理规范化的物质基础，要实行四室分开，即档案室、阅档室、整理室、档案管理人员办公室分开，配备立式空调、除湿机、吸尘器、温湿度表、排气扇、应急灯、防盗报警器、灭火器、铁窗、铁皮柜等设施，购置打孔机、缝纫机、切边机、复印机等设备。做好“六防”即防盗、防火、防光、防潮、防蛀、防尘工作，为保管好人事档案创造良好条件。

三、人事档案内容规范化。

首先要制定《干部档案整理工作方案》，明确整理档案的方法、步骤和措施，统一档案袋、卷皮、目录等档案用品，对档案管理人员采取“半日工作半日培训”的方法进行整档业务的培训;其次改进整档的方法，提高质量，实行“流水作业法”，按照鉴别分类，排序编目，复制加工，装订填卡，检查验收的工序，专人专项，流水作业，然后由技术小组负责质量检查把关。这样不仅提高了效率，又保证了整理工作的质量;三是在制定标准，统一验收上力求一个严字，制定“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确，看档案材料归类是否准确，看目录与材料是否一致，看各种表格是否齐全，看材料手续是否完备，看目录书写是否清晰工整，对照任免文件查任免呈报表，对照纪检监察文件查处分材料，对照近期《干部履历表》、《干部鉴定表》查学历、转干、工资、职称及党团材料是否归档;在收集档案材料上力求一个“全”字，对档案中所缺少的材料进行逐一登记，在收集方面，采取发《干部档案所缺材料催交单》和召开有关会议催办相结合，电话联系和上门征收相结合的方式，及时向有关基层单位索取材料，对统一布置填写或阶段性形成的材料如普调工资、职称评定和民主评议等期间形成的材料要主动与基层单位联系及时收集归档。在科学鉴别档案材料上要力求一个“细”字，为确保☯人事档案材料精炼，对收集的每份材料要进行仔细鉴别，发现缺漏，责成材料形成单位予以补办，将没有保存价值的材料清出;在划分档案类别上还要求一个“准”字，对档案材料全部进行分类、重新整理，对把握不准的及时向领导请示，确保分类准确。

四、人事档案管理制度规范化。

为了使人事档案管理程序化、规范化，健全制度是重要的环节，包括档案工作人员责任制、档案保管安全保密制度、收集制度、档案查阅转递登记制度。在完善制度的基础上，要建立登记簿、借用档案登记簿、材料转交登记簿、缺少材料登记簿、销毁材料登记簿、转出档案登记簿、档案转递单、材料催要单等。档案查阅要把好“审、定、陪、核、签”五关，审就是对查档人员、查阅目的、查档范围进行审查，坚持查阅审批制度，对不符合规定的概不查阅。定就是定范围，查阅前，由管理人员查到需要查阅的部分，出示给查阅人，凡与查阅目的不相符，不应查的部门，概不查阅。陪就是管理人员陪查档案人员查阅，查阅期间，管理人员不擅离档案室，保证档案安全机密。核就是查阅人按规定摘抄的部分，必须与原件完全相同，不能歪曲原意。签就是在核对无误的基础上，按照查阅目的加注意见并盖章。同时还要求一律填写《申请查阅档案报告表》，由单位党组织签署意见加盖公章，经管档单位领导同意后方能查阅。为抓好制度落实情况，要半年自查一次，发现有章不循，执行制度不严的及时指出限期改正，确保不出现泄密或发生丢失被盗，虫蛀鼠咬等问题。

五、人事档案提供利用规范化。

人事档案工作目的就是开发人事信息资源，发挥利用效能，为人事工作和经济建设服务，首先要明确人事档案的利用范围：一是明确利用范围的12种情况，即组织上对干部进行考察和了解、办理干部任免、调资、调动、入党、离退休、出国、表彰奖励、确定干部参加工作时间等事宜ฌ;二是明确可利用人事档案的机关范围，利用单位主要是主管或协管该干部的党组织和其组织人事部门及承办涉及干部人事工作或处理干部问题的其它部门;三是明确利用干部人事档案的人员必须是符合利用范围的中共党员干部。

人事档案的利用方式要规范，实行主动服务与被动服务相结合，搞好档案借出使用、查阅等利用工作，要为工资套改，领导班子换届等提供大量信息资料。要改善人事档案利用环境，设立专门的阅档室，配备查阅服务用品，要在服务态度上做到“四个一样”，即对领导干部和一般干部接待一样热情、对老同志和年轻同志态度一样，上班时间与下班时间一样耐心。在档案提供利用上要做好“三个坚持”，即坚持严把材料进出关，归档鉴定，出具材料认真核对;坚持公道正派，实事求是;坚持照章办事，拒绝各种不合理要求，杜绝人情后门。

六、人事档案整理规范化

一是建立了干部基本情况卡。对干部的出生年月、参加工作时间、入党时间、职务变动，工资变动等情况按照原始材料进行审定，逐人设置卡片，进行登记，按系统和单位编排，对日常工作和基层单位查询干部的基本情况，均利用干部卡片，这样避免了查阅档案认定材料的口径不一和档案因多次查阅而破损，又提高了保密度。二是建立机构设置卡。干部的任职与机构设置密切相联。为了做到岗位和职务相一致、编制和配职相吻合，设立机构ล卡片，从机构的审批时间，隶属关系、性质、编制、级别等方面，依据原批准文件建卡立档，供领导班子配职时参考。三是实现干部档案信息微机管理，对干部人事档案全部采集录入微机，建立干部简况库、机构设置库、组织干部统计资料库、政策文件和各种文书处理软件库，凡需要查询、统计、文件处理等在较短时间内保质保量完成。四是建立信息采集报送制度，制定信息采集登记表，对平时干部变动情况及时采集填写，每月集中录入更改一次，保证信息储存与日常工作进度一致。