房产档案规范化管理实践探析

[摘 要]房产档案管理是现代城市房产产权管理工作中的重点，是房产制度改革、房产工作开展的基础。随着我国城市化进程的不断深化，城市建设日新月异，房地产开发势头强劲，房地产产权档案形成于产权管理过程中，其数量大，内容涉及面广，多为文字与图表相结合，在为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。如何实现档案管理规范化，提高房产档案的利用价值，成为目前迫切需要解决的问题。

[关键词]档案；管理；规范化

档ร案管理是房地产开发的一项重要的工作。它为政府相关的管理部门提供了宝贵的决策依据；它为房地产企业提升工作的效益提供帮助。为城市房产权属登记提供了真实的记载与依据，为我国房产经济发展奠定了基础。同时，它也为房产拥有者提供社会物权证明，规范房地产市场，维护社会的正常秩序。针对这样的情况，我国房产档案管理工作迫切需要加快现代化管理方式的运用，以此提高房产档案管理质量，为城市发展提供更好的服务。

一、房产档案管理存在的问题

（一）房产档案管理职能认识不清。近年来城市房地产业快速发展的影响，房产档案的数量急剧增加，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。随着社会分工的细分，房产管理部门内部职能不断细分，各个职能不断强化。房产档案管理部门作为房产管理职能的有效补充，其职能也随着强化和细分。然而，在细分和强化过程中，房产档案管理部门由于对档案机构的职能定位认识不清，尺度把握不准，他们认为档案部门承接的业务越多越能体现机构的价值，更能促进机构的发展，造成档案工作职能扩大化。

（二）房地产档案的使用程度低。房产档案的合理利用会给本行业带来新的生命力，给房地产行业和社会公民维护其合法权益带来不可替代的作用。最初我们建立一套完整的房地产档案，主要是为了使得✍档案用户有效地使用这些信息资源，最大限度的提高资源的利用效率。但是从现实情况来看，在房地产档案管理中，这些档案的开放程度很低。这样的话对检查机关来说，查阅相关房产资料都是很困难♒的，更别说普通大众了，因此，致使房产档案的使用程度极低，使得房产档案对于解决一些房产信息上的问题发挥的作用并不明显。

（三）房地产档案管理人员素质不高。伴随数字化管理模式的推出，要求房产档案管理人员不仅要具备完善的房地产档案管理知识，还要有敏锐的信息洞察能力，能够为客户提供高品质的房地产档案信息。档案工作人员除了要具备相关的专业素质，还应该对涉及档案管理的各个方面的综合知识有所涉猎和掌握，这是对于人才的全面发展和综合素质的考虑，因为只有这样的人才才能适应当代的现代化管理手段，只精通一门专业的人才并不是企业所需要的。就目前我国现状来看，房产管理人员在在这方面的能力还很低，管理人员整体素质还有待提高。

二、房产档案规范化管理实践策略

（一）建立房产档案规范管理机制。首先，规范工作流程。制定《房产档案管理工作办理程序》，完善房产档案收集、整理、归档、保管制度，为档案规范化、制度化、科学化管理奠定了基础。其次，组织人力将所有的房产档案按档案号进行彻底的清查，使档账一致。把房产档案管理分成收集、整理、归档三个环节和收集整理、归档调档两道工序。每个环节之间互相检查校对、制约，发现问题及❧时纠正。第三，按照房产档案管理范围，规范档案管理员岗位职责及工作流程，严格按规定做好房产材料的收集整理、编号、电子归档、电子扫描、装订、入库管理及查询工作，确保房产档案材料收集齐全、组卷合理、编号正确、装订整齐、目录编制科学、档案交接手续完备、收进及移出登记及时，实现了档案工作的规范化、科学化、标准化、制度化管理。

（二）实现房产档案管理的全面数字化，确保了档案服务效能的最大化。在电子信息技术的不断引进，先进管理理念不断革新，社会分工越来越细分冲击下，电子信息技术和网络技术的普及，形成集成的电子信息系统和网络办公系统。档案信息共享达到前所未有的高度，房产档案管理部门和业务部门的联网办公加强了相互之间联系，利于档案的收集和统一管理。紧紧围绕“档案数字化、档案信息利用网络化”的工作目标，对档案资料进行数码摄影、电脑储存等技术处理，全面建成电子档案，提高查询与管理的效率，保障档案的永久保存，方便老百姓快捷查询档案资料。档案部门在新环境下革新传统工作模式，提高工作效率，房产档案工作取得长足进步。

（三）强化房产档案人员业务培训。首先，高度重视人才培训，先后组织多次专业知识培训，并派出业务人员赴兄弟单位学习交流，积极参加省组织的《房地产登记规程》培训学习，较大提高了档案管理人员的专业知识和业务能力。其次，加强对房地产权属档案管理人员的专业培训，使其及时了解、掌握新知识、新政策、新程序，不断更新档案管理人员的知识结构，建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍。第三，定期业务培训。档案馆在任务重，时间紧的情况下，坚持每周组织全体成员进行档案管理制度、职责等的培训学习；进行资料拍摄、整理、上架、《房屋登记信息查询申请书》填写等理论知识和程序的学习培训；上机操作管理软件使用的培训。努力培养出一支思想品德好、业务水平精、创新意识强、廉洁高效的高素质队伍。

三、结束语

房产档案管理是现代城市房产产权管理的基础、是城市规划与建设的基础。随着我国各项管理制度逐步深化不断改革，加强房地产档案的科学管理工作已迫在眉睫。因此，不断加强房产档案规范化管理，使房地产权属档案管理有法可依、有章可循，为百姓提供更加便捷、高效的档案服务，促进经济社会的快速健康发展。✘