BT项目档案管理模式的研究

BT（BuildTransfer）即“建设—移交”，是项目建设领域采用的一种投资建设模式，项目发起人通过与投资者签订合同，由投资者负责项目的融资、建设，并在规定时限内将竣工后的项目移交项目发起人，项目发起人根据签订的回购协议分期向投资者支付项目总投资的过程。BT模式是随着我国经济体制改革的深入推进，在项目投融资建设领域出现的一种新的建设管理方式。与普通的建设项目相比，BT模式建设项目在管理体制、工作流程、运行模式等方面有自身特点，其档案管理工作面临诸多新的问题。为此，辽宁省档案局牵头开展了“BT项目档案管理模式的研究与实践”课题研究工作，有效地解决了BT项目档案管理责任主体不明确、业务指导不对称、档案安全保管及信息化建设等一系列问题，为BT项目档案管理提出行之有效的解决方案。该课题荣获2016年度国家档案局优秀科技成果二等奖。研究成果

1.明确监管职责，建立监管模型

BT项目各方在项目档案管理工作方面的监管职责为：

项目发起人负总责，承担BT项目档案规章制度制定、监督、指导工作，负责项目前期文件的收集、整理以及全部项目档案的最终接收工作。

BT项目投资方负责投融资过程、施工准备文件的收集、整理工作，负责各参建单位施工过程、竣工阶段、回购期间形成档案的监督、指导工作，以及回购前项目档案的接收、保管工作。

临时机构如征地拆迁办公室、建设指挥ฉ部、BT项目管理办公室等负责工作过程中形成文件的收集、整理工作。

勘察设计单位负责收集、整理勘察及设计过程中形成的设计文件。

施工单位负责本单项（单位或标段）工程施工过程、竣工文件等收集、整理工作。

监理单位负责收集、整理监理过程中形成的监理文件，同时履行❧审核项目竣工文件的完整、准确和案卷质量等情况的职责。

2.建立文件质量控制体系组织、机构控制

BT项目相关方要明确分管领导和部门，建立相应的档案管理机构，配备必要的专（兼）职档案人员，形成项目发起人、BT项目投资方、BT项目公司以及施工、监理等多级项目档案管理网络。如图2所示。制度控制。制定档案人员岗位责任制，将责任细化分解，落实到人；制定BT项目文件收集、整理、归档、保管、借阅等制度，以及照片、电子、光盘等不同载体文件的管理制度；将档案管理纳入项目建设基本程序和合同管理。过程控制。在项目前期、设计、施工等各阶段，要针对项目立项、批复、审查备案、勘察设计、施工、监理等过程中形成的文件材料进行收集，确保每一事项文件齐全，确保施工文件收集与施工过程同步进行。结果控制。BT项目完工，施工单位应将自己承担的单位工程或单项工程的施工过程文件材料在收集齐全、整理规范后，向BT项目公司归档；BT项目竣工，要启动竣工档案验收程序，重点对BT项目形成的各种形式和载体（音像、电子）档案的完整准确、真实有效以及签章手续等进行验收；BT项目回购结束后，BT项目公司要将项目档案按照要求向项目发起人或其指定单位完整移交。

3.提出验收移交办法交工验收

BT项目交工验收之前，BT项目发起人邀请第三方对BT项目投资方、BT项目公司等形成的档案进行综合评估，对评估中提出的问题进行整改后方可进行交工验收。交工验收由项目发起人组织，被验收的主体为BT项目投资方及参建方项目档案。档案验收。BT项目档案的验收工作应在BT项目竣工验收之前3个月内完成，由项目发起人按照项目管理审批（核准、备案）的权限向相应的档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门负责组织档案验收。没有通过档案验收的BT项目不得进行BT项目的竣工验收。移交时间。BT项目交工验收后的3个月内,由BT项目公司将项目档案移交给项目发起人或其指定的使用单位。创新点

1.引入第三方评估

第三方评估的核心意义在于客观、权威、公正和独立，可以在BT项目档案管理上集中档案专业优势、人才优势及项目管理的经验优势，确保BT项目档案评估的权威性；引入第三方评估，是档案行政管理部门转变职能的需要，能够有效地避免档案行政管理部门既当裁判员又当运动员的现象，凸显档案部门着力转变职能，实现“放管服”的有效举措。第三方对BT项目档案工作评估包括以下内容：一是档案管理体制。即是否建立了与实际工作相适应的档案管理部门，是否对各门类载体的档案实行了集中统一管理，是否建立相应的档案管理网络等。二是规章制度的建 ت立。即是否建立了与BT项目建设相适应的档案管理制度、档案业务规范，是否有完善的档案管理措施。三是项目档案的规范化管理情况即项目档案的分类方案是否科学、准确，组卷方法及卷内文件材料的排列是否规范有序等。四是项目档案的完整、准确、系统及案卷质量。即归档的各种门类和载体的文件材料是否齐全，书写材料是否符合档案的保管要求，保管期限划分是否准确等。

2.制定《BT项目档案管理规范》和《BT项目文件归档范围和ล档案保管期限表》

《BT项目档案管理规范》（以下简称《规范》），明确了BT项目档案工作原则，即对BT项目档案工作实行统一领导、集中协调，统一标准、集中监管，统一管理、集中交付的档案管理原则，并对组织体系构建、参建各方档案管理职责及档案工作人员职责，予以明确。《规范》对BT项目档案工作的控制、档案管理方式方法给出解决方案。BT项目档案工作的要求应列入BT项目的“四制”（即：项目法人制、招投标制、监理制、合同制）管理之中。BT项目双方应在合同中明确BT项目档案移交的套数，BT项目档案案卷质量，检索工具编制要求，项目档案数字化质量要求，档案移交的时间、方式，以及保证金和违约责任等内容，并实行档案案卷质量责任终身制。BT项目投资方、BT项目公司以及各施工单位、监理单位要建立归档文件材料责任者填写法人名称制度、重要合同法人签章制度。BT项目档案的汇总由项目发起人负责进行或组织。

3.提出大数据环境下BT项目档案信息化解决方案

课题就档案工作如何在BT管理自动化平台上遵循项目建设和信息系统的规律来实现电子文件和电子档案的管理，提出由项目发起人应用云计算、新型图文、移动互联网技术构建档案大数据平台，建设工程建设档案信息化标准体系，开发建设项目档案信息化管理系统，实现与建设项目管理系统、OA办公系统、政务网的无缝对接。提供工程图纸档案数字化管理和工程图文电子资源库建设及解决方案，搭建信息的云存储、云利用平台。应用情况和推广前景《BT项目档案管理规范》《BT项目文件材料归档范围和保管期限表》是BT项目档案工作的监管方法和具体实施的规范，它涵盖BT模式建设项目实施的全过程，解决了BT模式下建设项目档案工作组织管理、文件控制、归档移交、专项验收等一系列问题，具有可操作性、指导性和前瞻性，填补了国内档案界在BT模式建设项目档案工作方面的空白。相关办法的制定，必将推动BT模式下建设项目档案管理工作的规范化和标准化进程，使BT模式的建设项目档案工作有章可循。该课题研究成果对辽宁地区乃至全国的BT项目档案工作的开展具有指导意义。BT项目档案管理模式的研究与实践，是新型投资方式档案管理的有效探索，对于BT项目档案管理提供了依据，同时对以PPP（公共私营合作制）、BOT（建设—运营—移交ต）等为代表的新型投资方式档案管理具有借鉴意义。