知识管理导向档案管理综述

摘 要：知识管理作为企业实现显性知识和隐性知识共享的重要途径，目前正以一种新的管理方法和管理思想进入到企业的档案管理当中。在知识经济的背景下，将知识管理运用到企业的档案管理中，不仅能够全面地解决企业档案管理中存在的一些问题，而且也满足了档案管理和使用的需要，以增强档案部门促进企业经营管理的绩效。

关键词：档案管理；知识管理；资源

中图分类号：C93 文献标识码： A

一、档案管理与知识管理

档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对ย档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。

知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。

二.现行的档案管理模式的缺陷

灵活性差：现行的档案管理模式基本继承史料管理方式，送来的资料就存档，基本上是通过文字、图案记录在纸片上，将档案变成了一个存放借取仓库。再者，档案管理人员的观念相对死板，阻碍了信息化档案的发展。工作人员只是将送来的档案整理、编目、排序、存放静态放置，导致知识信息孤立、传递慢，而在知识经济渗透到档案领域的今天，这样的管理方式显然不灵活。 局限性大：按照现在的管理模式，对于没有完结的文件以及动态的知识是不重视的，对于档案的使用范围以及实效性是有限制的，对于信息只是简单的整理信息的利用率是低下的，这些对档案的管理方式都有悖于现代开放性的知识经济环境，无法适应时代潮流，最终只能成为一个冗余的部门。

三 知识管理在档案信息管理中的应用

1 对档案中显性知识的组织和管理

档案信息资源的内容极为广泛，涉及各个方面的知识，只有当这些知识被人们了解掌握后，才能在原有的基础上创新，进行新的探索，从而实现档案的价值。其次，扩大档案信息的传播和共享途径。在知识管理中，对档案信息分析的目的并不仅仅是为了保管收藏，而更强调“关注档案的情报价值、现实价值与利用价值”，如何更好地利用其价值，并进一步推动知识创新，它预示着档案工作者的理念从“重藏轻用”到“以用户为中心”的转变。主动向用户提供利用，前提是找到切实可行的提供利用的途径和方式，这就要求档案工作者凭借自己的智慧，借助知识管理的技术手段实现档案信息的广泛传播和共享。

2 对档案隐性知识的组织和管理

隐性知识是建立在个人经验基础之上并涉及各种无形因素，如个人信念、观点、理解、直觉、预感和价值观等方面难以公式化和明晰化的知识。档案所具有的隐性知识，主要指不被用户所知的档案形成背景信息、档案内容包含的未表述清晰需要人们挖掘的隐性信息。隐性知识难以用语言表达且传播起来十分困难，所以对档案中隐性知识的组织和管理，最主要的是把隐性知识转化为显性知识，以此实现档案隐性知识的交流与共享。举例来说，一张照片档案在一般人看来也许就是一张照片，其所包含的隐性知识就需要档案工作者挖掘，即要能清楚解释照片档案的背景信息、展现的重点内容及其可能蕴含的潜在价值。

四知识管理在档案实体管理中的应用

1 档案管理流程中的知识管理

（1）扩大档案的收集范围。丰富多元的档案馆藏是实施知识管理的基础。在现有馆藏中，文书档案占据了馆藏档案的主体，随着电子政务、电子商务的发展，电子文件的收集也越来越受到重视；除此之外，还要注重收集私人档案、实物档案、口述档案等多种形式的档案以及与档案相关的资料。

（2）以知识单元为基础整理档案。在知识管理中，档案的整理更倾向于以档案所蕴含的信息、知识为标准，进行分类整理。知识组织是以知识单元为加工单位的，而知识单元是经过专家精心评价、筛选、提取和测试之后获得的“浓缩”的知识。对于数字化档案信息和电子文件的整理来说，由于计算机存储技术、数据库技术和搜索引擎的应用，采用以知识单元为基础的知识组织方式更能满足用户需要，这也是当前知识组织的主流和方向。知识单元具有不确定性，我们可以根据不同的信息需求制定多种分类方案。

（4）资源合理配置的档案保管。实现档案“藏”和“用”的平衡，是❥把知识管理应用于档案管理的目标之一。尽量长久地保存有价值的档案和保存档案的效益之间需要一个平衡点，怎样以更经济的方法实现档案的长久保管是档案保管中需要解决的实际问题。在知识管理中，可以运用已有的经验和现代分配理论合理分配有限的资源，争取实现档案保管效益的最大化。

（4）以用户为中心的知识服务。“以用户为中心”不只是一句口号，它应该贯穿于档案实体管理的全过程中，并最终由档案利用者的评价来体现；提供知识服务是更高层次的档案利用方式，它强调的是档案馆是否提供了利用者需要的信息，这些信息能否解决利用者的问题。为了实现这一目标，一方面，要深入挖掘档案信息中的显性知识和隐性知识，丰富档案知识的检索途径，使用户能够获取信息；另一方面，还要收集和分析档案利用者的相关信息，为知识服务提供导向性、针对性依据，为用户提供创造新知识的可能性。

2档案实体管理中对知识管理技术的应用

现代信息技术是知识管理技术产生的基础，因此可以把知识管理技术理解为以计算机技术为核心的现代信息技术集合。在信息技术无孔不入的时代，档案管理也受其影响，特别是纸质档案的数字化、电子文件、多媒体档案的产生和管理，都是以信息技术为支撑的，对这些档案的管理必然离不开信息技术的应用。可见，对档案实体管理流程的调整和完善中，对知识管理技术的应用不可或缺：知识管理技术中的数据库技术、分布式管理技术、网络技术、人工智能技术等能够使档案知识的获取、分类、存储、检索、传递、共享、更新变得更加容易。 五知识管理在档案机构管理中的应用

这里所说的档案机构，既包括各级各类档案馆、档案室、文件管理中心、档案中介机构以及档案信息中心等实体机构，也包括数字档案馆、档案网络联盟等虚拟机构。把知识管理（尤其是知识组织管理）应用到档案机构管理中，目的是实现机构高效运转、资源配置合理，有利于对档案信息资源实施知识管理。档案机构如何在自☿身的管理中运用知识管理，可以学习较为成熟的企业知识管理的经验，就是通过在所有部门和组织的管理流程中逐步引入知识管理方法，提高档案机构的运作效率。

1 把知识服务的理念融入组织文化

组织文化对组织成员有着突出的导向、凝聚、激励和约束作用，会外化表现在组织成员的活动中。把知识服务的理念融入组织文化，就是要在档案机构中形成一种崇尚知识、倡导学习、创新服务的理念。档案机构Σ应鼓励员工提高工作能力，加强专业知识学习，并愿意把自己的知识贡献给机构其他成员和档案利用者，实现知识共享。

2以知识共享为目标广泛开展合作

对于档案馆、档案中介机构这样的独立机构来说，要加强各部门之间的交流与沟通，培养大家的合作意识，分享知识管理中的经验，提高服务质☒量：对于档案室档案信息中心等一些组织的内部子机构来说，其服务对象相对固定，即组织内部人员，他们所追求的知识共享更倾向于提供档案信息服务，以满足本组织对档案信息的需求，支持组织正常运转。

这里的广泛合作还有更深一层的意思，即档案机构之间的知识共享和合作。一个机构的档案信息资源是有限的，为了更好地服务用户，应该开展机构间的合作甚至是联合，扩大知识共享范围。

3以技术为支撑的管理模式

现代信息技术不仅在档案实体管理中发挥着重要作用，在档案机构的管理中也是如此。无论是实体档案机构还是虚拟档案机构，信息技术都是其实施知识管理必不可少的基本条件（尤其是对于数字档案馆和档案网络联盟本身就是依仗着计算机技术和网络技术的发展才出现的新生事物来说，信息技术甚至是其生存之本）。举例来说，办公自动化系统在档案机构的应用，可以提高其工作效率，节省资源消耗；知识管理系统能对海量数据进行存储和提供利用，为实现知识共享提供了技术支持。同时，也使档案机构更具知识创新能力。