浅谈如何做好业主方建设项目资料管理工作

摘 要：在建筑施工中经常会出现很多的问题，很多的施工人员会忽略工程资料，这样就会导致工程资料的缺失，对以后的工程造价和工程结算造成损失，在施工检查的时候也没有依据可寻，对工程的扩建和维护都产生了不良影响，本文就是通过对业主方建设项目资料管理，对这一现象进行研究，完善业主方建设项目资料管理工作。

关键词：业主方；建设项目；资料管理

建筑工程是离不开建筑资料的，建筑资料为建筑施工提供的是信息支持，但是有很多的施工人员对建筑资料的重视程度还不够，导致了工程中有很多的建筑资料丢失，让很多的项目和预算✈无法进行，例如工程造价就需要建筑施工材料的成本和使用情况，但是在施工的过程中，由于业主方工 ッ作人员不重视的原因，就没有完整记录或者将记录的数据弄丢，这样就给以后的工作造成了不良的影响，本文通过对业主方在建设资料管理问题上的研究，转变人们对建筑资料的看法，让更多的人重视建筑资料管理工作。

1 业主方建设项目资料管理存在的问题

1.1 对建筑资料管理的认识程度不够

建筑物并不是一般的产品，这种产品是属于常态化的，现在很多的业主机构都是临时机构，在建筑管理上没有完备的体系，对整个工程的进度和工程质量没有足够的重视，这样就导致了这些临时机构没有相应的硬件管理设备，这样在对建筑资料归档整理的时候就会发生缺失的现象，认为建筑资料是可有可无的，并没那么重要，这样就会有很多的资料没有被录入工程系统中，由于业主建设机构或者组织都是临时的，这样就会导致工程的衔接出现问题，工程资料一旦在衔接上出现问题，这些业主临时机构对建筑资料的认识浅薄，就会导致建筑材料信息丢失，还有就是业主临时机构对建设项目的软件了解不够，在硬件发生问题的时候不能够及时修复，就可能会导致建筑材料的丢失，发生这些现象的主要原因就是业主临时机构对档案的归档、整理、录入等环节不够重视，让建筑工程的后期环节瘫痪。

1.2 缺乏系统的负责人

由于业主的建设项目管理组织一般都是临时的机构，这样就导致了整个工程建设没有系统的负责人，如果一个大型的建设项目没有一个负责人对建筑施工进行监督，就会导致整个工程的质量发生问题，技术人员也会发生流动的现象，对工程的稳定也会产生影响，如果没有专业的业主负责人，就会导致很多的工程资料分散在个人的手中，没有统一的管理机制，就会导致工程施工人员缺乏责任心，让工程资料丢失，对整个业主方建设项目也是不负责任的。

1.3 缺乏规范的操作流程

业主如果没有规范的建设项目操作流程就会让整个工程失去秩序，工程施工的过程中没有统一Ⓐ的标准，一定要注意不同的文件要使用不同的管理方法，工程资料的顺序一定不能够混乱，如果工程材料发生了混乱，就会导致数据的录入和整理发生问题，有些资料会出现重复，有些资料就会发生丢失，这样对工程资料的管理是非常不利的，尤其是在结算和工程总结的时候，缺乏工程材料作为依据，这就是业主没有规范的操作流程，导致业主方建设施工项目资料发生混乱，会影响整个工程的管理。

1.4 业主方建设项目管理人员缺乏专业的知识

作为业主方，一定不能够缺乏专业的管理知识，如果业主方没有专业的知识，就会导致建设项目工程管理发生漏洞，让相应的工作人员缺乏工作意识，尤其是行政管理人员，如果没有时刻进行监督管理，就会缺乏工作的积极性，容易发生倦怠的现象，还有些工作人员不了解材料管理知识，或者是对材料管理知识了解但是并不精通，这样就会给业主的管理工作造成一定的难度，这就是业主缺乏管理知识，对相应的工作人员没有进行科学的管理，无法顺利的开展工作。

1.5 各参建单位对业主方资料管理缺乏配合

在建筑业专业化程度愈来愈高的过程中，行业内部的分割也在不断加剧，使得整个建设项目过程所形成的资料更加细化，参与的组织和人员也越来越多。由于参建各方具有不同的任务、目标和利益，尤其是隶属于不同组织，项目建设中组织利益的不同，导致业主方在建设项目资料管理上存在着很大的难度。

1.6 资料管理和监督制度不健全

在项目建设过程中没有进行有效的跟踪和监督，使资料的收集和使用的及时性、完整性、真实性得不到保障，导致工程在结算、审计等后期的责任界定缺乏有效的证据。对建设项目资料管理缺乏充分认识、缺乏管理制度和操作流程、缺少责任心、缺少相应的专业基础知识、缺乏良好沟通与配合，必然造成建设项目管理资料存在不实、不全，真相难以核实等现象。由于项目管理资料混乱、遗失或资料不准确，给单位甚至给社会造成一定的损失，有的项目几乎没有资料可查，给项目后续工作带来很大麻烦和不可估量的损失。

2 业主方建设项目资料管理的几点建议

2.1 要充分认识建设项目资料管理的重

要性，树立正确的建设项目资料管理观念建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况，是项目交工、竣工验收、结算、审计❦、维护、改建、扩建等的重要依据，是建设项目工程质量的重要组成部分，是工程竣工验收的必备条件，是对工程质量的评定，工程竣工验收的重要依据，是收尾工作以及以后新建工程的准备等等都具有重要的利用价值。从某种意义上讲管理好建设项目资料与建设好一个优良项目具有同等重要的价值，它可以被继承、积累和创新。

2.2 要建立健全建设项目资料管理责任制

任何一个成功的机构或组织的背后，一定有它们规范性与创新性的管理制度做为支撑。建设项目资料是在项目建设过程中逐步形成的，而整个项目建设过程环节繁杂，专业各异，不论是各专业工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据建设项目资料所形成的特点，从项目的立项起，就要成立相应的管理机构，必要时建立相应的责任追究制度，制定“谁管理、验收，谁负责”的建设资料管理原则。工作范围清楚了，资料管理的责任也就明确了。

2.3 要制定详细的建设项目资料管理操作流程

制度建立之后，就应该对相应的操作流程进行梳理和完善✯，为了保护建设资料管理工作的有序进行，项目管理机构应结合工作实践，制定一系列业务流程规范，确定项目程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及管理人员工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，建设项目资料专人跟踪，确保建设资料的连续性、完整性，并严格按照国家、交通运输部有关规定进行系统化整理和编目，做到科学分类、合理组卷。因此，制定详细的建设项目资料管理操作流程，是做好建设项目资料管理的基石。

3 结论

业主方建设管理工作在工程项目中是非常重要的，作为业主方，在管理工作上必须要认真，提高自己管素质的同时，还要结合工作人员自身的素质来规范管理，完善管理制度，提高责任意识，这样才能够将整个工程项目的资料管理全面，为工程的验收和结算提供依据，保证资料的准确性。

参考文献

[1]李俊峰.规范资料管理在建设工程中的重要作用[J].山西建筑，2013（36）.

[2]陈康.如何做好工程决算资料管理[J].中华建设，2013（2）.