浅谈水运工程档案管理

摘要：工程档案管理是工程建设与管理的重要组成部分，是整个工程建设的缩影。工程档案全面反映了工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，做好工程档案管理工作非常必要。

关键词：水运工程；档案；管理

中图分类号：TV 文献标识码： A

1 引言

水运工程档案管理是水运工程建设与管理的重要组成部分，是在水运工程前期准备、工程实施、竣工验收等各个阶段过程中形在的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。水运工程档案是衡量水运工程质量的重要依据，水运工程档案管理工作对水运工程建成后的维护与管理将会起到积极地指导作用，同时有利于提高水运工程的设计、施工及管理水平，促进水运工程建设又好又快的发展。

2 水运工程档案管理中存在的问题

在水运工程建设中，从始至终，每个环节都有大量的工程资料需要收集、整理和归档。工程档案涉及点多、面广、资料分散，收集、填写及整编都存在一定的难点。纵观以往，在细节上仍存在许多方面的问题：一是思想意识淡薄，对资料管理不够重视，认为资料管理只是资料管理人员的事，参建单位的部分技术人员缺乏资料入档意识，对形成的原资料不注意及时存档，致使工程完工后资料短缺，不完善；二是施工单位流动性较大，没有专职的档案资ฐ料管理人员，经手人员多、资料分散，造成工程完工后，资料不能及时收集、整理和移交；三是对档案工作的严谨性认识不足，资料不规范，使工程档案不能发挥其应有的使用价值。

3 对水运工程档案管理工作的几点建议

3.1 水运工程档案管理必须做到一个重视，两个健全

3.1.1 重视档案管理工作

从项目主管部门到施工单位、监理单位，从领导到一线工作人员，必须思想上充分认识到水运工程档案管理工作的重要性及必要生。把水运工程档案管理纳入水运工程建设管理范畴，落实工作责任，使工程档案资料做到及时、准确、完整、系统。从项目前期工作到工程竣工验收，每个环节都要把工程档案资料的收集、管理作为重要工作内容来抓，使工程档案资料与工程进度同步。

必须制定完善可行的规章制度，实行领导负责制，树立全员责任意识和法制意识。由于工程档案的形成有其严格的系统过程，反映了工程的每一个环节的情况，只有健全管理制底，使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责，树立责任心和法制意识，才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，做到工程档案管理工作有法可依、有章可循。

3.1.3 建立健全组织机构

在工程项目实施过程中，一是项目主管部门要建立档案管理领导机构，设立专职档案管理人员、负责项目前期以及施工过程中文件、变更资料，管理单位与施工方、监理方的来往资料，项目竣工前的工程档案的收集、整理等工作；二是施工单位建立档案管理组织机构，设立专职的档案管理人员，负责施工过程中项目资料的收集、登记和整理工作；三是监理单位要有专门人员对监理资料进行真实填写、记录、收集和整理。只有健全组织机构，才能确保工程完工时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门，为工程的后续工作提供详实、可靠的技术资料。

3.2 水运工程档案管理必须做到管理制度化、规范化、标准化和系统化

3.2.1 工程档案管理必须制度化

工程档案管理是工程建设的一部分，只有从各个方面制定出详尽的管理制度，才能使档案管理工作制度化，保证工程档案管理的质量。只有明确领导、技术和管理人员的职责范围，实行项目法人总负责制，才能最终确立档案管理相关制度。在实施过程中依据制度，接受约束，形成一个有规律、有模式的工作思路，依靠制度规范水运工程档案管理工作。

3.2.2 工程档案资料必须规范化、标准化

3.2.3 工程档案管理资料必须系统化

工程档案包含各个方面的资料，即：工程立项、招投标、合同签订、施工、监理及工程的竣工验收等各个方面进行过程中形❤成的所有资料。因而档案资料必须系统化。在工程阶段验收时，要把工程档案纳入验收范畴，将存在的问题反馈给相关部门和人员，及时纠正，使形成的工程档案资料齐全、完整、准确，防止出现缺页、漏项等现象。在工程完工后，能够系统地将工程档案进行归类、整理、存档，使之具有保存和利用价值。

制度化、规范化、标准化、系统化各有独立含义，同时又是一个不可分割的统一体，只有遵循“四化”原则，才能达到水运工程档案管理的合格标准，形成的档案才能具有相应价值。

3.3 水运工程档案管理要做到“三勤一及时”

3.3.1 勤收集

工程档案资料依赖各个部门分别完成。在每一阶段完成后，资料若不及时收回、整理，可能会造成资料的散落和丢失。特别是对一些征地、证件等原始文件，必须及时收集、整理，只有这样才能保证资料完整，便于档案管理部门的整编和归类，形成完整的档案资料。工程完工后，施工及监理资料必须在规定时间内报送到项目主管单位，以免因工地搬迁、人员调离而造成资料收集困难，甚至丢失等现象发生。

3.3.2 勤督促

工程档案资料的形在历时长，贯穿于工程项目建设的各个阶段，资料分散，只有多督促，才能使各个部门及相关人员按要求收集整理，形成完整合格的资料。

3.3.3 勤检查

工程档案涉及到各个方面和部门，管理水平不一，只有勤检查才能及时发现问题，进行纠正。在每一阶段都要对档案资料进行认真检查，使部门领℃导及具体管理人员重视档案管理工作。及时填写、收集和整理档案资料，防止漏填、漏收、出错及杂乱等现象的发生，保证形成的档案资料真实、准确。

3.3.4 工程资料的整理要及时

每一个单项工程完成后，对形成的资料一定要及时收集、整理，并进行归类、整编。在整编过程中，对资料不齐或不合格的，要及时进行补充和纠正，杜绝工程档案资料工作留“尾巴”现象发生。工程完工后要及时、系统地将工程档案资料准备齐全，为工程竣工验收打好基础。

3.4 更新观念，不断提高水运工程档案科学化、现代化管理水平

随着科学技术的不断发ღ展，计算机应用日益普遍，电子档案逐渐普及，这为工程档案的科学化、现代化管理提供了良好的机遇。现代科学技术的应用，在工程档案的管理中也得到了充分体现，档案工作不再局限于纸质，而是要通过网络把档案的得用价值充分发挥出来。这就要求工程档案管理人员必须提高计算机应用能力，熟悉掌握工程档案管理软件的应用技术，能够及时、准确、完整、系统地把档案资料电子化，为工程档案的充分利用创造条件。

水运工程档案管理的现代化、科学化是对“科学发展观”的实践，是水运工程档案管理发展的必经之路。

4 结语

水运工程档案资料的收集、整理贯穿于工程管理的始终，是工程管理中一项不可缺少ฟ的重要内容。必须要在思想上重视、通过加强制度体系建设、加强前期指导与过程控制，并运用其他一些灵活有效的措施，才能更好保证资料的齐全、完整和正确。