高校人事档案管理信息化建设初探

高校人事档案是记录每个人成长和发展过程中所参与的教科研活动以及各种社会活动的文件。作为高校人事工作不可或缺的组成部分，它是高校开展各种人事工作的基础，是★高校进行人力资源建设的重要凭据。但是随着信息化的进程以及高校改革的不断深化，传统的人事档案管理方式亟待改革，人事档案管理信息化建设呼之欲出。

一、高校人事档案管理信息化建设的意义

（一）传统纸质档案管理模式不利于人事信息的采集和档案的利用效能。

人事档案包括个人学习与工作的经历、历史背景、考核奖惩、德能才绩等重大事项，而个人的工作调动、学历晋升、职称评聘、职务任免也应在档案中体现出来。目前，这些材料一般都是纸质文档，由于多是手工制作，从收集、整理、审核到编目、装订、保管、使用，不仅费时费力，而且容易在档案更新的过程中出现破损。比如在裁剪和装订时，如果不仔细比量，往往会把纸张上下左右有价值的东西，如标题、落款、盖章等切割出去，而裱糊之后，想要重新分类排序，也会损坏纸张，从而破坏文献价值。纸质文档不利于传递，不便携带，容易遗失，经常 ϡ会出现查不到的死档案现象，从而会影响人事信息的采集和档案的利用效能。实行人事档案管理信息化，可以有效避免此类问题°的发生。

（二）人事档案管理信息化能实现信息共享，促进资源利用最大化。

人事档案管理信息化模式是通过对计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，将各种信息资源以数字信号和磁信号的形式显现出来，从而对每位员工的人事信息予以完整记录，包括员工的薪酬管理、业绩考核等，实现人事资源共享。其优势在于：一是可优化档案管理结构。人事档案在录入档案数据库时，要对诸多档案信息进行分类、提取、分析、加工，方可建立规范的档案信息管理模式，将相关信息分门别类地进行管理。应用档案时，运用规范的档案索引，便能快捷地获取相关信息，提高档案信息查找速度。二是提高档案应用效率。与传统档案资料相比，实行档案信息化管理更便于进行保存、查询等操作，并可通过网络快速传递，大大提高了档案的维护与管理效能人事档案管理信息化能保持档案数据的实效性、完整性和一致性，使档案信息的接收、传递、存储和利用实现一体化，有利于各科室、各职能部门、各基层单位实现信息资源共享，促进信息资源利用最大化，规避传统人事档案管理模式的弊端。

（三）电子载体保存稳定，方便查阅。

与纸质档案在高温高湿环境下容易损坏相比，电子文件具有储存时间长、方便快捷、不易损坏、具有较强的稳定性、便于人们查阅等优势。而且，在传统管理模式下，人事档案管理工作较为繁琐，很多都是重复劳动，费时费力，而人事档案管理信息化能将工作人员从日常琐碎的事务中解脱出来，大幅提高工作效率。

二、高校人事档案管理信息化建设的基本内容

随着人事改革的深化和发展，高校人事档案管理向着专门化、系统化方向发展，职责范围日趋明确合理，组织机构逐步得到完善和发展。高校人事档案管理业务主要包含以下几方面内容：建立档案；收集干部人事档案材料；鉴别档案材料、整理干部人事档案；保管干部人事档案，转递、统计干部人事档案；办理干部人事档案的提供利用，做好咨询工作；登记人员职务变动、工资变动情况等等。各职能部门都必须建立统一的数据交换平台，整合在一个高效的信息化系统之内，且具有标准、规范、安全、丰富的数据资源，可实现各部门应用之间的无缝集成。高校组织、科研、工会等部门要从更好地服务于学校的总体战略发展目标和学校各项工作的顺利开展的角度出发，相互协作、互通有无，促使人事档案管理信息化建设与本单位各职能部门之间的兼容。这样，高校人事档案管理信息化建设可以提升人事工作的透明度，提高人事部门的工作效率。

（一）花名册的建立。以各个二级学院为基础来建设人事档案管理信息化基础数据库，每个学院☏有个统一的编号，而学院下的人员以姓氏字母来排序，在档案室里的档案分

（二）人员信息的录入。在二级学院下的花名册录入全体档案人员的基本信息，包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等等。这些信息的完整及准确录入，都有利于人事处各科室的信息采集。

（三）档案目录的录入、修改、删除。根据纸质档案按照档案分类把他们按照顺序分别录入材料名称，制成时间、份数及页数，这有利于大概了解了此人的档案内容。

（四）职务和工资变动的登记。纸质档案的最前两页就是职务与工资的变动，此类信息的登记完善，可以使一翻阅到此人纸质档案就可以对他的情况有了初步的了解。

三、高校人事档案管理信息化建设对策建议

（一）提高对人事档案管理信息化建设重要性的认识。

加强和领导的交流沟通，转化领导对人事档案管理部门工作的理解和认识，将人事档案管理工作的信息化建设纳入领导议事范畴。另外，加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，通过会议、广播、校园网络宣传等方式扩大宣传范围、增强宣传力度。增强领导和教职工对人事档案管理的重视，正确认识人事档案管理的重要作用，为档案管理的信息化建设打下基础。

（二）建设完整、统一的信息管理体系。

高校部门较多，人事档案管理信息化建设应为多层次、多方位的数据系统，联合学校教务处、科技处等各个部门，促进各部门提供相关档案信息，形成资源共享，对各部门数据进行整合，形成完整统一的数据资源。学校根据具体情况研发或者引进统一的人事档案管理软件，建设统一档案信息数据库和网络系统，避免各部门因技术和数据库软件的不同而影响档案信息的共享。在建设统一完整的信息资源的基础上，建设安全有保障、功能完备、技术先进的网络系统，保证人事档案信息保存、查询、实用的安全性和保密性。对人事档案信息进行分级保密处理，不同的用户级使用权限不同，可查询的信息范围也不同。

（三）加大投入为人事档案信息化建设提供有力保障。

随着我国高等教育事业的迅猛发展，目前我国高校都达到了现代高科技程度，学校的管理、教学、科研、学习都实现了现代信息化，这些为人事档案管理的信息化建设提高了物质基础和平台。人事档案管理的信息化建设需要有专门的硬件、软件等基础设施，应当在条件允许的情况下加大资金投入，建设完整的、可满足使用的设备设施。

（四）建立完备的管理制度。人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务，因此，以前传统管理阶段的制度已不适合新时期的要求，需要根据信息化管理的特点和学校实际情况制定合适的工作流程和规章制度，使人事档案信息化管理工作规范化、制度化、合理化发展和进行。特别是人事档案，直接涉及到个人隐私和学校的人才管理核心内容，更应该制定完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

（五）建设高素质、高水平的专业人才队伍。

加强对原有工作人员的技术培训，使其掌握现代化技术知识。引进高素质、高专业的人才，不断提高人事档案部门人员的政治素质、业务素质和职业道德修养；不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能，充分应用现代科学技术来推进人事档案管理ฟ工作的科学化和规范化建设。

高校人事档案管理的信息化建设是档案管理体制、管理方法、管理技术、管理理念适应新形势的改革要求，做好高校人事档案管理的信息化建设，对促进高校人事制度改革、高校人事管理创新乃至高等教育事业又好又快发展具有重要作用，也是适应当今社会进步和科技快速发展的时代要求。