预立卷及预立卷制度推行的历史概述

[摘 要]预立卷制度是上世纪50年代，为加强国家档案工作，由国务院予以明确，并要求全面推行的、由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。本文主要从预立卷工作的主要步骤方法及预立卷工作的推进历程入手，以职业院校预立卷工作为落脚点，以期为兼职档案员了解熟悉预立卷工作，为职业院校推进档案工作再上新台阶提供帮助。

[关键词]预立卷；预立卷웃制度；历史概述

预立卷制度是上世纪50年代，为加强国家档案工作，由国务院予以明确、并要求全面推行的、由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。作为普通高校的档案管理人员，尤其是兼职档案工作人员，只有认真学习、深刻领会预立卷制度的核心内容、主要方法，简要了解该制度的推进历程，才能在档案立卷、归档、移交过程中做到业务熟练，工作规范，成效显著。

一、明确概念及方法

推行预立卷制度，首先要在思想上明确几个关于预立卷的概念及方法。

（一）预立卷工作

预立卷是相对于正式立卷而言的，是部门立卷制度的一个重要环节，是归档部门在文件材料正式归档之前将其按规定类目预先分类、整理、存放的一个重要程序。预立卷的对象就是本部门已经办理完毕且具有保存、利用价值的所有文件材料。预立卷的主要目的在于提高档案资料归档的齐全率、合格率和完整率；在于为归档部门查找利用提供方便；在于实现职业院校档案超前控制，使之管理科学化和规范化。

（二）预立卷工作定位

文件材料是档案的前 ﭢ身、基础与素材，档案是文件材料的归宿、精华与组合。足见，文件材料形成和处理完毕且有保存价值的经过立卷归档才能转化为档案。因此，文件材料的预立卷工作，连接着形成、使用文件材料的业务部门和管理档案的档案管理部门，是归档部门和档案管理部门工作的交集，成为全面提升档案工作水平的重要环节。

（三）预立卷工作步骤

要做好预立卷工作，部门兼职档案员应掌握五步工序与方法：

一是编制预立卷类目。根据部门业务实际与《学院档案归档范围与保管期限》等指导性文件，编好类目。预立卷类目是指导整理立卷工作的工具，也是做好预立卷工作的重要依据，其编写原则是既要反映部门基本与常规工作，又要突出部门年度重点工作。它由类别与条款两部分组成，类别就是文件材料的类属，基本上按照学院组织结构命名。类目要求简明概括地反映文件的作者、内容与文种。预立卷类目要依次设置条款编号。

如：咸阳职业技术学院‖2012年实训基地建设的‖计划、批复、报告

作者 内容 文种

二是设置好卷夹（袋）。设置好预立卷卷夹（袋），为文件材料立卷备好装具。卷夹封面与卷脊上抄写条款号与条款名称。然后将卷夹按号顺序排列，以备随时归卷与查找。

三是集中文件材料。及时做好登记与收集、剔除与保留，做到齐全完整。

四是认真归卷整理。检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完备，来龙去脉是否注明；然后按所属条款“对号入座”，归入卷夹。

五是随时归档核查。预立卷工作要求兼职档案员眼尖、手快、脚勤、心细，及时收集，按文件登记薄随时积累归档；平时归卷中可根据实际随时修改增补有关条款。坚持平时立卷，为学院每年6月或年末归档移交做好前期一切准备工作。

（四）预立卷制度

预立卷制度，其结构一般包含五大要素。一要明确制度实施的目的意义，二要明确预立卷工作执行中档案形成部门、档案管理部门与兼职档案员等的各自岗位职责，三要重点明白预立卷工作流程与规则要求，四要提出监督管理机制与保障措施，五要明确制度实施之期与颁定单位。实施预立卷制度是档案管理的基础工作之一，是实行部门立卷归档制度的一个重要环节。作为制度，规范职业院校档案预立卷工作，对提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。

二、了解历史概要

（ล一）基本轮廓

我国的档案立卷工作，上世纪50年代以前基本上由档案管理部门承担。50年代中期开始逐渐由文件材料形成部门实行预立卷，立卷归档。文书处理部门预立卷逐渐在全国各条战线开始推行。教育战线上高等院校尤其是本科类院校推行工作普遍较好，而大、中专院校则由于重视程度不够，机制不健全，人员不到位，工作质量不高等一系列主客♒观原因，导致预立卷制度仍未全面落实到位。

（二）推进历程

50年代――60年代 探索起步

背景：学习苏联

表现：1955年 中、省暂行条例 提出概念

1956年 国务院决定 重申方法

1957年 号召推行 实为试点

60年代――80年代 曲折徘徊

背景：文革“左倾”

表现：政治挂帅 真伪并存 立卷争鸣

紊乱缺失 徘徊不前

80年代――✡新世纪后 步入正轨

背景：改革开放

表现：1989年 六号令 明确界定

1990年 国家档案法 实施办法

1997年 陕西省条例 全面推开

新世纪后――现在日趋完善

背景：改革深入

表现：2008年27号 令依据法规

制度本身：分类细化 要求明确

制度推行：本科高校普遍推行 切合实际

部分高职大专逐渐推行

中职院校仍未推行 逐步完善

（三）职业院校推行状况

文革以前，职业院校数量不多，规模不大，档案管理要求相对不高。改革开放以来，尤其从上世纪末开始，由于社会对技能型、实用性人才的需求剧增，职业院校便如雨后春笋般蓬勃发展，迅猛扩张，档案管理工作也被提上议事日程。进入新世纪以来，高等院校绝大多数尤其重点本科院校已经全面推行预立卷制度。但多数职业院校，尤其中职学校由于种种原因，预立卷制度的落实还是很不到位，有的几乎是尚未开始。

新的生活节奏、工作模式、服务需求对档案工作同样提出了更高的要求。职业院校的当务之急就是要认真反思，积极行动，尝试也罢，借鉴也好，都应尽快行动起来，领会预立卷制度实质，掌握预立卷工作步骤与方法，在具体工作中边实践边总结，为推进和提高档案工作整体水平尽心尽智，贡献力量。