办公自动化中的计算机技术应用

办公时需要进行数据处理工作，而这种工作往往具有信息量大，信息流动和更新快，技术处理较难等特点。随着近年来信息技术的发展，办公自动化逐渐在各单位各部门的大小办公室中普及开来。而办公自动化的建立，和计算机技术的应用密不可分。

1 办公自动化的内涵与特点

办公自动化是近现代发展起来的新型办公方式，它并没有统一标准的定义，总的来说，以计算机为中心，采用计算机通讯和科学原理简化办公程序，提升工作效率，就属于办公自动化的范围。其主要包括搜集图像、音频、文字、数据等信息，并进行储存和处理的操作。办公自动化是以人为主体，以系统科学为技术，通过计算机技术和通讯技术相联系的综合办公模式。

随着三大技术即计算机技术、数据库技术、网络通讯技术的成熟，办公自动化形成了以下三个特点：

（1）智能特点：包括汉字识别、公文内容的理解、深层处理、意外处理、辅助决策等内容，能让日常活动更加方便快捷；

（2）集成特点：软件、硬件、网络、员工、系统组成一个有机整体，内部办公系统与社会信息系统相结合，构成了联系紧密的开放式系统；

（3）多媒，体特点：能对图像、声音、文字、表格等内容进行快速处理，大大提高办事效率。

2 办公自动化中计算机技术的应用

2.1 建立信息发布平台

企业可以通过计算机技术，建立网络平台来拓展信息发布与交流渠道。现代化的办公环境，需要信息流通的迅速，流畅，准确高效，更需要员工对信息的快速响应。通过信息发布平台就可实现这样的功能。例如建立企业论坛，让员工在其中发布工作心得，技术交流，企业管理者也可在其中发布重要公告，通知等事项；员工通过论坛的渠道，能迅速掌握单位的运营动态和经营状况。还有建立职工通讯录查询服务，建立国家相关政策法规查询服务，建立对外公共信息交流平台等。公共信息交流平台可以给客户，企业，政府提供三方交流平台，通过这种方式某企业可以快速获取客户反馈和政策变动，也可✈展示企业实力和发展动态，能有效增进企业内外信息交流，提升市场把握程度。

2.2 断网时实现远距离信息传输

我国的网络业发展虽然十分迅速，但是由于起步较晚，与发达国家仍有较大差距。大多数互联网服务提供商都集中在大中城市，使得我国的网络覆盖面受到限制，同时，网络信号受区域影响较大，部分地区网络不稳定，影响了办公质量。那么，如何在这种情况下传输信息呢？可以安装Bit Ware for Windows Version（简称为BWV）软件来实现：BWV是一款面向计算机的通讯应用软件，可以实现计算机之间的无网远距离信息传输，并且有传输速度快，操作方便等优点。

要实现这种技术，需要一台计算机（计算机中安装有BWV软件），一个FAX/MODEM、一条电话线，根据情况也可使用传真机。它主要可实现以下几个功能：

收发传真：用windows程序直接让BITWARE执行发送传真命令，包括传真，短讯息，多组传真等，还能以传真储存文件方便日后取用；将BITWARE设置成接收状态，即可在传真发送过来时自动接收，若是有电话接在FAX/MODEM上，则可拔出电话线并手动接收。

EDI：这个功能便可实现断网远距离传送文件，文件格式多种多样，包括表格，文字，甚至是应用程序。它具有两计算机间远距离文件传输和主机模式文件传输两种方法，前者需要在两计算机端分别操作，后者只需设置好主机发送条件，远程计算机满足条件时即可自助获取文件。

2.3 从多角度实现办公自动化应用

要开展办公自动化管理，就要满足办公中所遇到的多样化的活动形式。计算机技术能很好的对数据、表格、文字、多媒体、邮件、网络会议等常见办公事项进行自动化管理：

2.3.1 数据处理

在现代化管理中，通常需要做定量分析来确定事物的性质特点，这时候就要用到数据处理功能。Office中的数据库软件，能实现对数据的输入、调用、修改、删除、分类、储存、查找、报表等一系列功能，可以实现对数据的快速准确输出，并且能够保持数据的独立性和简洁性，满足办公需求；

2.3.2 文字处理

作为办公事务中的重要组成部分，文字处理必然成为办公自动化的重中之重。计算机中的Word，WPS等文字处理工具，不仅能快速的编辑，修改，删除，储存文字信息，还能多途径输出成文本。界面美观，操作简便，是简化办公的重要工具；

2.3.3 表格处理

企业时常需要整理多种报表文件，采用Excel可以方便的完成表格的编辑、设计、处理等操作，其内部还储存了函数库，可以方便的对数据进行常见的如求和、连乘等函数运算，大大简化了表格处理的作业强度；

2.3.4 多媒体处理

需要处理语音，视频及图像文件时，计算机技术更能发挥出重要作用。

通过语音识别软件，系统可以识别、合成、剪接不同的声音文件，对文件加密和识别方面很有效果；

计算机还有强大的图像处理功能，使用Photoshop等图像处理软件，可以对图像进行编辑和修改操作，将原图片调整为所需图片；还可以用扫面议和打印机输入、输出图像，将纸质文件转化为数据文件。此外，采用不同色彩区分不同的信息，还可帮助科室合理布局；

3DMAX等视频处理软件能满足视频制作，剪辑，合成等操作，可以制作企业宣传视频，产品介绍视频；

2.3.5 文件工作站

文件工作站可以解决办公时信息传输的通信错误和传输延误问题，对办公自动化有着重要意义。由计算机建立具有一定文字处理能力的工作站，通过数据通信网连接各个工作站终端，可以实现信息的高效准确流通。例如，在A工作站上编辑草稿，传输到B工作站修改审批，最后由C工作站签收。文件则储存在中心计算机中，方便各个工作站存取、使用与共享，文件处理设备则完成工作站的ฎ文件准备工作。

2.3.6 网络会议

网络会议是计算机网路技术在办公自动化中的综合应用体现，利用计算机通讯技术，将处于不同地点的人联系起来，提供一个网络平台满足跨地域，多环境下的会议开展。☼通过这种技术，员工在家，出差，休假时都可参与到会议中，还满足了一个人参与到多个会议的要求，节省了交通费和时间，提升办公效率。

3 结束语

总而言之，办公自动化中的计算机应用必不可少，从建立信息发布平台，实现断网远距离通讯以及多个层面满足办公自动化等方面，计算机技术的应用大大提升了办公效率，节约企业成本，提升经济效益，是顺应时代潮流和社会发展的重要技术应用。希望本文能为在办公自动化中运用计算机技术的企ผ业和单位提供参考与帮助。