浅谈事业单位电算化后会计档案的管理

进入 21 世纪以来，信息技术迅猛发展，我国事业单位基本上都实现了会计电算化管理，利用信息手段开展会计核算已经成为了大势所趋。会计电算化不仅有助于提高数据核算的准确性，为单位提供更全面的信息，还有助于提升工作效率和工作质量，节约时间，完善管理水平。当然，会计电算化的应用也对会计档案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成会计资料的丢失，且不易于保管。新的档案管理策略能够弥补以往档案管理中存在的不足，但是其在具有应用过程中还存在很多不足，单位档案保管者对其的重视度不够，且制度规章不健全。下面我们就结合实际，谈谈最有效的ϟ会计档案管理对策，做好资料管理工作，促进事业单位快速发展。

一、事业单位实施电算化后会计档案的主要特征

第一，会计电算化档案存储的范围更加广阔。传统的手工会计记账方式得到的档案一般只有纸质形式一种，而会计电算化实施后的会计档案存储范围更为广阔，其中既包括储存在计算机硬盘上的数据，也包括磁性介质中包含的会计数据。

第二，会计电算化档案保管难度更大。由于会计电算化是运用计算机进行的数据计算，电脑较为容易出现故障，因此数据资料不仅要保存的计算机中，还要存储在磁性介质或其他硬盘上，并保证定期进行清理。这就要求它对保管者的能力具有更高的要求。

第三，会计电算化档案管理对完整性和安全性具有更高的要求。采用会计电算化管理方式，就必须将会计资料和数据进行备份存储，光盘和磁性介质上都要有会计资料，这就要求电子数据要有不可修改和无法篡改性，一旦有不法分子或黑客入侵，就会导致数据丢失。另外，存储在硬盘上的数据在没有相关领导批准的情况下也不得随意复制，且资料硬盘和磁性介质的保存环境也有更高的要求。所以，其对档案保管人员的技术具有更高的要求，要防火、防潮、防销毁、防病毒，这就对安全性提出了更高的要求。

第四，会计✄电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。过去的手动自动化会计档案形式具有直观性和清晰性，存储在磁性介质上的会计档案则必须要在一定的条件下才能使用，其对环境的要求更高。

二、事业单位电算化后会计档案管理存在的主要问题

首先，会计档案管理制度不健全。事业单位电算化后的会计档案管理内容更加多样化，缺少完善制度规范的档案管理方式一定会造成档案的混乱性，不利于数据的准确获取。与此同时，缺少制度规范的会计电算化档案管理，还会降低管理效率，使得档案库房管理达不到单位要求，且容易发生丢失、破坏现象，甚至出现资料外流。

其次，对会计电算化档案管理的重视度不够。会计电算化后的档案管理™人员是做好档案管理工作的核心，受到传统手动管理档案方式的影响，很多档案管控者对电算化下的档案新形式缺乏认识，不了解它的主要构成，且缺少管理经验。很多管理人员将档案管理等同于会计报表的输出、入入工作，认为只要做好会计凭证就算完成了管理任务。他们没有从本质上明确了解会计电算化的实质意义，对电子档案资料的管理缺乏有效的重视，存储在磁盘等介质上的资料很容易丢失，过去的档案记录也没有及时归类处理，不利于今后对数据的查询。此外，由于重视度的缺乏，还会出现疏于管理的情形，导致人为破坏现象的发生或病毒入侵，对数据资料进行破坏。

再次，某些打印输出的会计档案达不到保存期限的要求。事业单位会计资料的保管需要满足一定的保管期限要求，但是据调查发现很多使用会计电算化的事业单位在单位凭证的打印中采用的是针式打印方法，会计资料容易出现褪色现象，很难保存到规定的日期。

最后，会计档案管理者的素质能力有待进一步提高。现如今，现代信息技术和现代化设备的使用数量逐年增多，这也对会计档案管理者的素质能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的会计技能，又具备优秀管理能力的人才相对匮乏，他们的素质能力不够全面，缺乏精确的管理技巧，这也是制约会计档案管理工作顺利开展的重要原因。

三、事业单位实施电算化后会计档案管理的有效对策

在上述内容中，我们已经清晰直观的看到了事业单位实施电算化会计档案管理后存在的主要问题。针对这些弊端，我们一定要找到切实可行的对策予以完善，提高档案管理的有效性。

健全完善电算化会计档案管理制度

俗话说没有规矩不能成方圆，想要做好任何事情都要有健全完善的制度体系作基础，会计电算化实施后的档案管理工作涉及到的内容较多，对制度的规范要求也更高。针对档案管理的新特点，事业单位要制定完善的管理规章，根据单位会计资料的实际情况，具体归纳制度方法，将档案进行归档保管，并完善具体的管理内容、资料分类方式、备份存储资料、档案维护日期等等。与此同时，还要严格落实岗 シ位责任制，明确每个管理者的主要职能，避免出现问题互相推诿的现象发生，切实提高档案管理的有效性。

提升档案管理人员对电算化后档案管理的认识度

实施电算化后的档案管理形式与过去的手动化档案管理存在很大的差异，只有提升人们对其的认识度，才能提高档案的管理效✫率。具体而言，事业单位要转变人们的思想观念，改变以往只注重纸质资料管理的情况，加强对电算化管理的支援力度，逐步增加资金投入数量，改善电子档案的管控条件。单位要将资金运用到实际工作中，完善硬件和软件设施，建立专门的电子档案管理部门，配备监控设备，对软件系统进行及时的更新应用和升级。与此同时，事业单位还要加大宣传力度，帮助档案管理人员明确了解自身工作的重要性，从而提高他们的认识水平。

采用定期检查手段开展档案管理

电算化后的会计档案资料涉及到的内容众多，由于计算机自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成数据资料的丢失，存储在磁性介质上的档案内容也容易流失。为了避免出现档案遗失或随意被篡改的现象，事业单位一定要采取有效措施加强对档案进行管理和检查，选择质量好的硬件保存资料，将磁盘放在防潮、防热、防尘的环境下予以保管，并定期安排专人进行检查。

对档案管理者的素质能力予以提高

事业单位在实施档案管理过程中一定要坚持提升档案管理人员的素质能力，发挥他们的巨大作用，从根本上加强管理能力。单位在档案管理者的选拔上要下功夫，挑选具有会计知识和管理能力的人才上岗，定期组织学习培训，并派遣有潜力的年轻人对外进行学习，提高他们的综合能力，促进档案管理能力的提升。

四、结语

在社会主义信息技术迅猛发展的大背景下，采用电算化技术实施会计管理已经成为了大势所趋。以往的手动化档案管理对管理者的能力水平要求不高，新的档案管理形式则相反。档案管理者一定要找到传统模式中存在的弊端，提高对新的档案管理内容的认识度，健全相关的制度体系，逐步提升自身素质，并完善管理条例，避免档案资料的丢失和泄漏，为我国电算化后的会计档案管理能力的提高奠定坚实的基础。