医院人事档案管理信息化探析

一、医院人事档案管理信息化现状

1.传统人事档案管理的信息化冲击。医院传统的人事档案管理多采用手工管理的方式，纸质材料的收集、整理、组卷、归档是档案管理工作的主要内容。医院大量的纸质档案还没有完全实行信息化管理，在建立索引数据和档案信息登记时还依靠手工操作，档案资料查询使用上会耗费很大时间和人力。同时，随着信息技术的发展，在医院人事管理过程中产生大量数据信息诸如电子文档、影像资料、网络新闻报道等多种信息类型，ฎ也需要得到分类收集、整理和归档。传统的档案管理方式很难适应大数据环境下对工作效率和时间效益的较高要求，也很难实现新的信息流、数据源的存储、提取和使用，医院人事档案管理急需加快信息化实现进程。2.医院人事档案信息数据特征。医院人事档案数据信息好比一个水池，不同种类的信息就是各种颜色的水流，目前来看，这个水池越来越大，汇入不同的信息流种类越来越多、数量也越来越大，因此医院人事档案信息数据呈现出信息量大£、信息种类多的特征。随着医改的深入，医院人员结构日益复杂多样，人员数量也在与日俱增，同时由于专业类别不同、编制类别差异、科室情况区分等原因在各个职能部门管理过程中所产生的档案信息数量庞大。医院工作人员的基本信息变动、学习学位信息变动，以及频率较高的职称晋升工作、岗位聘任工作工作、职工奖惩工作、考试考核、评先评优工作等都会产生不同种类的信息，其中包括纸质资料，也包括电子信息，使得档案信息种类增多。3.医院人事档案管理信息化的重要性。档案的价值在于利用，人事档案管理应为人事管理服务。人事档案作为记录医院工作人员个人履历、工作表现等内容的载体，是医院人力资源开发、人事决策、职称评审、人员奖惩等人事管理工作的重要依据。面对海量且种类繁多的人事信息，传统的档案管理方法依靠人工翻阅检索等方式，费时费力，重复劳动多而且容易出错，显然对于这些人事管理工作中人员相关信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同时也使得人员信息更新速度和信息收集范围有限，人事管理的档案材料参考价值受到很大限制。因此，实现人事档案管理信息化显得尤为重要。

二、医院人事档案管理信息化过程中存在的问题

1.基础信息数据不够完整。由于人员结构复杂，医院只对部分有编制的人员具有档案管理权，大量编外人员实行人事代理，其人事档案则由人社部门指定的代理机构代为管理。这就造成医院所掌握人员信息不够完整，而医院的人事管理工作是针对包括人事代理职工在内的全院职工而言，每次需要查阅非在编人员档案信息时只能由人事档案工作人员去相关机构查阅，这极大阻碍人事档案管理信息化进程，也极耗费的人力、物力和财力。同时，由于医院档案管理缺乏行之有效的规章制度，工作人员在收集信息过程中欠缺一定的规范性，难免会出现疏漏现象，容易造成信息数据的不完整。2.诸多信息数据源对接困难。在医院人员管理过程中，人事部门所掌握的信息主要涉及工作人员个人基本信息、教育经历、工作经历、党团关系、工资表等信息，而其他信息则掌握在其他相关部门。如医务处对医疗人员能开展的手术级别、手术并发症发生率、对口支援情况、外出进修情况等信息，护理部掌握着各护理单元中护理人员的考核情况、服务评价等信息，继续教育部门掌握着医务人员的不同类型的考试考核频次、考核结果等信息，质控部门掌握着各个科室质量管理情况，院感部门掌握着各个科室的感控情况，科研处掌握着职工的科研信息，另外还有职工管理过程中产生的其他信息掌握在其他部门。这些都是医院工作人员评价的重要依据，却分散在各个部门，没有实现信息交流，联通✎互动，造成人员信息完整度差，各种信息数据也很难实现对接，进一步增大了这些信息的利用难度。3.基础配备不到位。在人员配置方面，医院人事档案管理人员往往是超负荷工作，很难达到每一千人配备一个专职档案管理员的标准，同时，人事档案管理人员长期习惯于传统档案管理方式，档案管理信息化的理念不够强，而且很少掌握信息统计和整理的方法和技术；在硬件设施方面，各种档案信息的采集整理需要不同的工具来进行，采用不同的载体来储存，而医院往往鲜少在这方面进行全方位资金支持；在软件系统方面，虽然信息资源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及检索和开发利用上缺乏行之有效的系统支持，由于不同医院的具体情况各不相同，目前并没有一个适用于不同需求的档案管理系统，因此软件系统就需要根据各自实际进行开发，而这往往需要很长时间的探索和试用才能够实现。

三、大数据为医院人事档案管理信息化提供依托

1.大数据带来人事档案信息来源渠道增加。在医院管理过程中，会产生大量与人员有关的信息数据。如医德考评会体现医务人员的医德品行状况，进修培训情况会体现工作人员的技能☃水平提升情况，理论考核、技能考核等可以体现工作人员的理论掌握水平和操作能力，科研课题、论文发表情况会体现工作人员的科研水平，院内外评先评优、社会兼职等可以体现工作人员的社会价值，等等这些信息的大量产生，都可以作为完善人事相关档案信息的来源，会极大丰富医院人力资源数据，作为实现全方位评价人才的重要依据，为人力资源管理提供相应参考价值。2.大数据有助于实现人事档案信息实用价值。大数据带来的人事档案信息的丰富，会是医院管理的巨大无形财富。通过汇集、整合各种信息数据，形成全面丰富的人事档案信息数据库，变被动整理档案材料为主动挖掘档案信息价值，主动为人力资源管理和开发提供服务。例如可以将个人手术视频、个人典型病例报告、科研专项进展等个性化内容纳入职工个人人事档案，更加侧重对专业技术、科研教学等信息的收集，丰富人事档案内涵。通过利用大数据技术，医院将不同种类信息数据进行处理，进行数据分析，能够深入挖掘人事档案的价值，有效利用各种档案信息资源，对医务工作者实现更全面的评价，从而实现适才适用，以至于更精准的开发人才资源，更好地服务患者，更大程度的去造福社会。

四、大数据视角下实现医院人事档案管理的信息化举措

1.树立大数据信息管理理念。医院应树立为培养人才服务的档案观，以大数据视角推进医院人事档案管理信息化的顶层设计，从医院人才发展规划角度而不仅仅是人事档案管理角度来实现人事档案管理信息化。通过进行顶层设计，提高人事档案管理的地位，实现人事、医务、护理、继教、科研、质控等多个部门协同合作，将人事档案管理信息化纳入到医院信息化建设的过程中，以大数据的视角，来增强各个部门大数据信息管理意识，推动档案管理方式创新，加快档案管理信息化进程。2.形成联通互动及时更新的大数据平台。面对庞大的数据源，医院应当在医院内网中构建数字化大数据系统平台，发挥医院信息科职能的同时，引进专业的大数据信息管理团队，研发适合医院实际情况的信息系统，使各部门、科室产生的各种文字、图片、影像等资料得到及时的汇集整理，构建科学合理、分类明确的数据库。利用好医院已有的信息系统，通过技术升级，将医院现有的HIS系统、HRP系统、OA系统等实现数据抓取甚至实现对接，将极大丰富人事管理信息。同时需要注重信息收集的方式的优化，加快将纸质材料转换为电子档案的步伐，通过叠加专有电子水印和电子签章保持档案信息的完整性和真实性，提升提取信息的时间效益。另外，人员信息数据及时更新也十分重要，相关部门需配备专职信息统计人员，及时整理和上传各种数据。同时，在信息检索研发方面，要做好意见征求工作，提高信息属性和检索字段的实用价值，在将相关信息做好保密工作的同时，使查询条件更具灵活性，输出报表更符合实际需求，以便于医院及相关部门实现更加便捷有效的人员信息检索和利用。3.完善支持保障措施。在人员支持方面，应组织人事档案管理人员以及各部门相关信息统计人员进行专业培训，或去有先进经验的医院参观学习，增加沟通交流和技能提升的渠道，不断掌握新技术和新知识，提升相关人员的信息管理能力和水平，加快构建新型人事档案管理团队，提升人事档案管理队伍的层次。在硬件支持方面，医院应加大资金投入，为档案管理部门配备数据记录必要的计算机、刻录机、复印机、ร数码相机、微缩相机、扫描仪和存储服务器等设备，同时为信息科配备大容量的伺服器，为软件信息系统提供最大程度的支持。在制度建设方面，医院应制定统一的档案管理规程，严格按照操作规范来录入、修改、和归档、更新信息，将制度化和标准化建设贯穿到医院人事档案管理信息化的全过程中，从制度上减少随意篡改、删除档案的可能性，重视考核和追责，确保人事档案在信息化过程中仍能安全有序。在信息安全方面，应加强人事档案信息的保密性管理，严格权限设置，实现信息系统操作记录归档和定期审核，提高风险防范意识，严肃流程管理和交接制度；另外，需要通过提高数据库的防护水平，及时做好数据备份和防火墙提升等工作。

参考文献：

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