企业档案管理的信息化建设及创新

[摘 要]企业档案管理信息工作是一项艰巨的任务，它可以反映一个企业的整体管理水平。本文通过对当前企业档案管理信息化存在的问题进行了分析，并提出了企业档案管理的信息化建设思路。对促进企业档案管理工作的发展有着重要的作用。

[关键词]企业；档案管理；信息化；安全网络；资源共享；创新

1.企业档案管理重要性

随着市场经济的发展和多样化，企业信息资源丰富化，企业档案管理的规范有序对企业的发展有着重要的作用。如何做好档案管理工作是企业健康发展的需要，也是保持企业的核心利益的重要工作。因此，做好的企业档案管理工作有着举足轻重的作用：

⑴企业档案是第一手记录公司运行的状态数据，是科学分析、风险评估、制定决策提供数据支持；⑵同时可为企业发展创新提供了强大的技术支持；⑶有助推动企业的市场竞争能力，保护企业的核心利益和合法权益；⑷有利于提高企业的诚信，树立了良好的企业形象，进一步扩大企业工作面有推动的作用；⑸它有助于企业丰富的文化活动，增强员工的归属感和工作热情。

2.企业的档案管理信息化存在的问题分析

2.ϟ1管理方法落后、薄弱、水平不高

在档案管理方法上，没有单独的计算机与文件管理软件，获取档案信息仍采用手工检索；文件存储仍然使用旧的铁柜子，占地面积大，使用空间不能充分合理的利用；大部分的员工没有经过专门的档案业务培训，对档案的重要性及档案管理标准与要求，档案文件的收集，整理，归档，贮存和其他业务不熟悉，档案文件服务水平和管理能力较低。

2.2档案管理信息化建设缺乏长远规划

由于我国企业大部分是在工业化过程中，还没有建立起完善的现代企业管理制度，为企业自身的发展战略น缺乏深刻的认识，

所以很难对企业档案管理信息化建设进行的总体规划，会直接影响到企业的档案管理信息化建设的实施效果。

2.3档案信息系统安全性

企业档案信息系统的安全，档案信息主要体现在网络上的电子文件和电子档案数据安全的电子档案的安全使用，电子档案媒体介质的安全等方面，这可能是由人为因素或存储介质的影响而产生的一系列问题，对企业信息化与企业档案信息化有着直接的影响。

2.4档案管理信息化建设的盲目性

一些企业缺乏信息技术的研究，特别是在中小型企业中这样的问题比较突出。在企业档案管理信息化建设进程的推进，软件公司对企业特点，业务流程，管理的特点，个性化的需求缺乏专业知识，一些企业照搬套用，方案论证过程缺乏系统的需求分析，在实施过程当中缺乏研究和开发能力不足，使得信息档案管理制度没有因企业作出调整和改进的特点，针对性和实用性的缺乏，实施并没有达到预期的效果。

3.企业档案管理⌘的信息化建设的思路

3.1企业领导观念的转变，推进建设档案管理信息化

企业档案信息化是需要信息共享，是档案事业一个突破性的技术进步，更是加快改革开放、充分发挥档案的价值，实现档案信息资源共享的战略选择。企业领导者档案管理信息化意识水平直接决定了它是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。

为了促进企业档案信息化的建设，作为一个企业领导者，要把企业档案信息化的概念转变为实践和现实，意识到企业档案管理信息化系统的影响和效益，正视其复杂性和艰巨性，关心和支持这一事业，积极推进并鼓励，支持有所作为的观念和行动，将投资资金、设备、人员和档案信息管理纳入企业计划和考核范围。

另外，各级领导，特别是档案工作的领导，了解档案工作的现状，认真规划，制定方案，提供人才、技术、资金保障，指导档案部门依据法律开展工作，帮助解决工作中的困难与问题，真正使这工作成为一把手工作。

3.2保证文件信息的安全性及完整性

信息安全管理是企业档案管理信息化的核心要素。信息安全包括文件档案管理系统的硬件和软件自身的安全，如记录的光盘安全性，软件系统的可靠性，还有档案信息的安全传输。

3.2.1安全管理系统应该从机房管理、软件管理、操作、监督等，以保护计算机系统的物理安全。硬件问题方面可以通过技术方法来解决，在选择档案管理系统的设计时应充分考虑系统的安全性，把它作为一个重要的指标。

3.2.2大中型企业的档案管理信息化应只用于内部员工使用的封闭网络，网络应该是物理隔离，以保证网络的基本安全。还可以通过数据库 ヅ加密，用户分类，数据备份的方法来保护计算机数据的安全性。

3.2.3在企业档案信息化建设时要对档案信息系统设置保护方法，通过对企业物流，信息流动的完整性，保密性和重要性，这些属性消失后会造成损失，确定其安全等级和信息安全需求水平，最后确定信息系统在安全的范围内运行，以防止未经授权的或非法的操作。

3.3信息化档案实现网络化

传统企业档案建立电子化和信息化的管理模式后，还要建立一个企业档案文件共享。利用网络平台实现对企业与传统档案网络共享，提高企业档案的利用效率，同时建立信息共享与利用模式。公司也可以创建一个电子文件的数据库，即企业档案，通过互联网实现文件共享。

目前企业的档案管理系统没有建立一个统一的信息管理和网络建设与共享模式，共享和服务差，难以适应企业的档案管理现代化的需要。现代企业应建立网络化和企业电子文件共享，提供电子文件管理与共享模式，减少电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.4建立一个有效的管理体制和机制

完善与规范在计算机应用的条件下档案工作流程管理，按照文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计，以适应档案管理的需求。建立档案管理信息系统，全面、合理、各种类型的电子文件和电子档案的安全使用，完善内部控制机制，确保档案的安全。 4.档案管理信息化技术创新

信息技术的飞速发展是一把双刃剑。档案管理的发展既是机遇，又面临着新的挑战。档案信息化的建设要利用信息化、网络化的优势和方法，信息资源的充分整合，促进档案管理的信息°化建设。

4.1建立科学、完善的电子档案管理制度

技术是档案信息化建设的生命，档案管理工作应抓住机遇，迎接挑战，在档案载体、收集和利用等方面进行技术创新，提高服务质量，使信息技术在档案管理信息化创新中发挥有效技术支撑作用。

在纸质档案的基础上，利用电子档案信息技术，实现信息资源的深度开发和广泛应用，建立科学、完善的电子档案管理制度。这样会增强服务手段，扩大服务内容，以整体优势实现企业内部信息资源共享。

4.2完善并建立电子档案管理体系

技术是档案信息化建设的生命，档案管理应抓住机遇，迎接挑战，开展档案的载体，收集和利用方向进行技术创新，提高服务质量，使信息技术在档案管理的信息化创新发挥有效的技术支撑作用。

在纸质档案电子文件的基础上，利用信息技术，实施信息资源的深度开发及广泛应用，建立完善科学的电子档案管理制度。这将加强服务方法，拓展服务内容，实现共享企业信息资源的整体优势。

4.3开放式、互动性档案服务平台的建立

随着计算机技术和现代通信技术的发展，信息技术在档案管理技术创新中起着重要的作用。档案管理信息技术的创新，是利用先进的信息技术，积极推进档案网络建设，提供开放式、互动性档案服务平台。

通过这个服务平台，提高电子档案管理系统，提高工作效率及信息输出量，从根本上改变了档案的管理和利用方式，进行档案信息化建设。

4.4档案管理信息化机制创新

在新的形势下，要对档案管理机制进行创新，档案管理机制的创新，有利于调动档案职工作人员的积极性与创造性，有利于与档案信息资源的开发利用。

4.4.1加强档案信息安全保障体系的建设。档案信息安全保障体系是关系到保障档案信息安全。企业档案管理部门应逐步完善档案信息安全管理体系，信息安全责任制的落实，加强计算机网络硬件，软件管理，明确安全防范重点，打造切实可行的档案信息安全保障体系，确保档案信息和数据的安全。

4.4.2建立高效的奖惩机制和科学的岗位责任制。为了创造一个积极的工作环境，档案管理部门应建立有效的奖惩机制，根据岗位责任制，制定详细的考核和奖励和惩罚措施，做到奖罚分明，激发其工作者的热情和责任感。

与此同时，还要建立科学的岗位责任制，即按照规律和档案管理的要求，把档案工作做好，分配合理，确保每个部门和每个员工的职责明确，目标明确，并紧密结合的奖励和惩罚机制，提高工作效率和质量。

5.结语

企业档案管理信息化建设是一项巨大的工程，是一项长期而细致的工作，档案工作者应树立创新意识和服务意识，克服这些困难，满足社会的需要和时代的发展，实现档案管理工作理论与实践的不断深化和进步，更好的服务于社会。