论“综合电子档案管理平台建设”的实用性
企业档案信息化管理是目前企业档案工作目标管理的重要组成部分，也是档案管理的创新点和突破点。尤其《河北省企业档案工作目标管理认定办法》实施后，对企业档案信息化管理的要求更加系统、更加完善。然而，要实现档案信息化管理就必须建设“综合电子档案管理平台”，开滦集团作为煤炭行业的龙头企业，自2007年开始采用河北科怡科技公司研制的档案管理系统C/S、B/S结合体系架构，以光纤信息主干网为依托，紧密与OA系统相衔接，实现了档案分级管理体制下的数据集中、扁平管理、文档一体、资源共享、高效运行。并利用五年时间，先后两批组织24个基层单位建成了综合档案信息管理平台，为大量接收和储存电子档案提供了保障，为实现全集团公司档案信息资源共享奠定了基础。作为基层单位的一名专职档案员，通过几年来综合平台的使用，切实感受到在档案管理中所起的作用。现从以下三个方面论述“综合电子档案管理平台”建设的实用性。
一、利用OA办公自动化系统，
实现档案自动化归档
一是，档案综合管理平台可以实现文档信息管理与办公自动化的无缝衔接。软件中接口程序可与本单位OA办公系统相联，自动将OA中形成的文件目录和电子原文（包括电子印章）归入档案中，并且完成归档文件自动排序，自动生成档号章，自动填充档号章内容等自动化归档操作;二是，实现了档案保管期限自动划分，软件中设立保管期限项，可根据公司实际情况选择相应项，可自动记忆划分，提高工作效率，并且更加规范;三是，电子原文导入、纸质原文扫描，公司各类档案的归档，要求纸质档案和电子档案同时移交，软件本身具备导入功能，这样电子档案可直接导入软件，加快了档案数字化建设。并具有扫描接口，对无电子版的档案直接批量扫描。速度快，效率高。另外，还有各类报表的打印、数据的质检、数据的导入导出等等，实现了档案自动化归档。
二、通过数字化加工，建设档案信息库
数字化加工是档案信息化建设的基础，由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。而实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
将大量的纸质档案数字化就必须借助档案综合管理系统，它本身所具有的功能可以解决相应的问题，例如，数据著录：根据不同档案的组卷方式，按照规范的数据著录标准将档案数据录入到系统中;档案扫描：按照档案原件纸质、清晰度选择使用不同的扫描仪和扫描方式（黑白、彩色）扫描;图像优化：扫描后的图像通过图像处理系统批量处理或逐张处理（去污、纠偏、局部特殊处理等），检查文件顺序，对于扫描。文件达不到质量要求的重扫，漏扫部分补扫;图像质检：检查经过图像优化后扫描文件的可读性、完整性、页面去污等技术处理是否达到要求;批量挂接：将符合质量要求的目录数据与扫描文件存储到档案管理系统中;报表打印：根据用户需求打印更换各种档案目录，如案卷目录、卷内目录、卷内备考表、归档文件目录等报表;交付使用：将数字化完成后的目录数据与扫描文件存入档案信息管理系统，并将系统数据安装到用户指定的机器或服务器上提供查询利用。只有按照分类将所有的档案转 ﭢ化为数字的档案数据库才能真正实现档案信息化，实现网上检索查阅等。
三、利用档案在线查阅系统，实现资源共享
档案的价值最终体现在利用上，档案工作始终是“服务先行”，档案在线利用是档案提供服务的新型渠道。档案在线利用系统是通过IE浏览器直接对档案库里的信息进行检索，☣系统依托单位内网，按照档案管理系统权限设置范围进行检索，目录下可直接查看原文，方便各类人群的查阅利用。另外还可以进行管理员❥在线登记档案借出、档案归还、档案续借和档案利用结果查询等等，综合档案信息管理平台的建成使用，使企业实现了OA自动办公系统与档案管理软件的无缝链接，有效解决了电子文件不能直接归档和进行网上查询的问题，满足了公司现存各类档案（包括现行文件、资料档案、文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、专题档案等）的机读管理、电子文件归档需要和前期档案数字化加工需要，提高了工作效率，实现了资源共享。
四、开展统计，掌握各类馆藏信息
“综合电子档案管理平台”中作业量的统计用于对档案的目录及原文作业量统计，包括各类档案的总数目、原文的数目及页数的统计，另外还可以进行档案检索利用记录查询统计、年报统计等，并可以形成报表输出，使档案管理人员直观准确地掌握各类档案信息。
综上所述，“综合电子档案管理平台”集功能全面、智能、便捷、高效等优ღ点于一身，是疏通信息化建设管理的脉络，是提高档案工作质量和效率的关键环节，实用性强，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
