浅谈事业单位的档案管理

【摘 要】档案管理工作作为事业单位一项基础性工作具有重要的作用，它是记录单位活动的历史资料和证据，同时，可以提高单位的工作效率。改革开放以来，尽管我国事业单位档案管理工作不断发展与完善，但是，仍然存在不少问题。首先，档案管理工作较为分散，档案管理工作未得到足够重视；其次，档案管理工作人员专业素质有待提高；最后，档案管理信息化程度较低。为此，一要重视事业单位的档案管理工作，二要提高事业单位档案管理工作人员的专业素质，三要提高事业单位档案管理工作的信息化程度。

【关键词】事业单位；档案管理

一、档案管理及其重要性

档案管理工作是机关事业单位管理工作的一项基础性工作，所谓档案管理就是对单位存续期间日常活动所产生的各种信息，包括纸质和电子信息，进行分类、整理和归档，以此保存单位活动的历史记录并提供相应的查询服务的工作。档案管理按单位性质的不同，可分为政府部门档案管理、事业单位档案管理、企业档案管理和社会组织档案管理。本文所研究的是事业单位档案管理。

因为档案管理具有重要的作用，我国专门出台了相关的法律法规对档案管理做出强制性的规定。《中华人民共和国档案法》中明确指出：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”《机关档案工作条例》规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件.是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”

档案管理的重要性首先表现在档案管理是记录单位活动的历史资料和证据。随着我国事业单位管理的不断制度化和规范化，单位日常活动中都需要进웃行相应的记录，并以此作为管理的依据。例如事业单位的生产经营管理、财务管理和人事管理过程中都要有相关纸质或电子化资料为依据，特别是财务活动，我½国《会计法》对企事业单位财务资料，包括会计凭证、会计报表及其他资料等都规定了相应的保管年限，单位必须按要求对相应的资料进行保管。其次档案管理对于提高单位的工作效率具有重要的作用。21世纪是信息时代，而我们现在则进入了大数据时代，随着社会的发展，数据已经成为了一种重要的资源，而档案管理则提供了相应的数据支撑。因此，事业单位档案管理做得好的话，可以为单位的管理工作提供相应的数❤据，从而为改善单位的管理效率和日常活动提供依据。

二、我国事业单位档案管理工作的现状

近年来，我国事业单位档案管理工作日益得到重视，档案管理工作也不断制度化和规范化，各事业单位基本都建立起了档案管理相关制度，特别是单位重要档案资料以及法律规定应当保管的资料都得到了妥善的保存。但是，我国事业单位档案管理工作依然存在不少问题。

（一）档案管理工作较为分散，档案管理工作未得到足够重视

目前我国事业单位档案管理工作普遍存在的问题是档案管理工作较为分散，由于事业单位大都与政府部门一样设置了相应的科室，由于各个科室分属不同的领导进行管理，且科室之间的活动可能存在较大的差异，因此，各个科室的档案管理工作差别也较大。有的科室档案较为重要或者法律法规对档案保管做出了强制性的规定，则该科室的档案管理工作会较为规范；有的科室日常业务较为，档案管理工作则基本不存在。这就造成了事业单位档案管理工作的不统一，事业单位工作人员有时也不知道哪些档案该进行分类整理归档，哪些档案可以不用归档，造成档案的不完整。另一方面，尽管《档案法》和《机关档案工作条例》都对档案管理提成了相应的规定，但是由于档案管理工作并不能为事业单位带来直接的效益，因此，现实中存在着部分事业单位的档案管理工作未得到相应的重视，甚至都没有建立起相应的档案管理工作制度。

（二）档案管理工作人员专业素质有待提高

事实上档案管理是一项专业性较强的工作，档案管理需要对繁杂的档案资料进行甄别和分类整理，同时需要对档案资料进行编码和储存，从而能够及时对档案资料进行检索和查询，这些工作都需要一定的专业知识。因此，大学里也设置了相应的档案学和情报学等专业学科，这也说明了档案管理是需要相应的专业知识的。然而，现实中很多事业单位并未意识到档案管理需要专业人员来进行，他们认为档案管理是人人都可以做的简单工作，因此，档案管理工作人员并不具备相应的专业知识，有的事业单位的档案管理工作是由工作人员兼ฃ任的，这些都导致了事业单位档案管理工作的不规范以及电子化程度较低。

（三）档案管理信息化程度较低

随着信息社会数据容量的不断爆炸，档案管理工作信息化就变得至关重要。这一方面是因为很多档案是以电子化形式存在的，并没有相应的纸质档案，因此就必须对相应的信息化档案进行分类整理存储。另一方面，由于纸质档案的保管期限有限，时间较长的话，纸质档案容易丢失和毁坏，且纸质档案存储需要占据较大的空间。相应而言，信息化的档案具有存储容量大，存储时间长，占用空间小，检索查询方便等优点，因此，对档案进行电子化处理势在必行。但是，很多事业单位档案的信息化程度是较低的。这是由于档案的信息化初始投入较高且需要信息技术方面的专业人员，而事业单位由于经费所限再加上并没有信息技术方面的专业人员，因此，事业单位档案信息化程度较低，且信息化推进较为困难。

三、完善我国事业单位档案管理工作的对策

（一）重视事业单位的档案管理工作

我国目前事业单位档案管理工作不完善首先存在的问题便是档案管理工作得不到应有的重视，这种认识上的缺位首先带来的问题就是事业单位档案管理工作的分散以及档案管理的经费得不到应有的保障。因此，要改进事业单位的档案管理工作就必须要认识到档案管理工作的重要性，重视事业单位的档案管理工作。从领导层面来说，应该要认识到档案管理工作是一项基础性的工作，同时，档案管理工作就加强单位的管理，改进单位的效益是有积极意义的。因此，应建立整个单位统一的档案管理工作制度，而不应将档案管理工作分散到各个科室。同时，对事业单位的档案管理应给予经费上的保障，设置专门的岗位进行档案管理工作。另一方面，应加强宣传教育使事业单位各个层面的工作人员都能认识到档案管理的重要性，因为档案都产生于业务职能部门，只有业务职能部门工作人员认识到了档案管理工作的重要性，事业单位的档案管理工作才能有效的开展。

（二）提高事业单位档案管理工作人员的专业素质

档案管理工作是一项专业性的工作，因此，档案管理工作的具体落实需要具备相应专业素质的工作人员去实施。目前我国事业单位档案管理工作在人员配备上存在的问题主要在于一方面缺乏专职专岗人员进行档案管理工作，另一方面是现有档案管理人员的专业素质无法满足档案管理工作的需要。为此，

一、事业单位要根据自身单位规模、业务复杂程度以及人员情况设置符合自身实际的档案管理工作岗位，尽量做到专岗专职。

二、加强对事业单位现有档案管理工作人员的培训。一方面要加强专业素养的培训，从档案的科学分类、整理到档案的编码归档及档案的查询等，使得事业单位的档案管理工作做到科学化和专业化。同时，要加强对事业单位工作人员服务意识的培养。事业单位档案管理工作从另一个角度来说也是服务性的工作。现代的档案管理不单单是保存档案，更重要的是要对档案加以利用，从而才能使档案管理工作产生应有的效益。为此，要加强对事业单位工作人员服务意识的培养，强化档案管理工作的服务职能。

（三）提高事业单位档案管理工作的信息化程度

事业单位档案管理工作面临的比较严峻的问题是档案管理工作的信息化问题，进入新世纪随着电子信息技术的高速发展，一方面以电子化介质为载体的档案容量迅速增加，另一方面也需要对原有以纸质为载体的档案进行信息化，以实现高效存储和利用的需要，因此，事业单位档案管理工作的信息化刻不容缓。但是，目前事业单位档案管理工作的信息化程度仍然较低，这主要是由于经费的缺乏议价相关信息技术专门人员缺失所引起的。为此，一要加强事业单位档案信息化的投入，档案信息化初始投入成本较大，因此，要事业单位档案信息化要取得上级的支持，从而能够获得相应的财政资金支持以推进信息化工作。二要引进信息技术人才，信息技术专业化程度更高，因此，需要专业的信息技术人员根据事业单位的基本情况，设计相应ว的信息技术系统并将档案管理工作流程化和电子化。

四、结语

党的十八届三中全会提出了要加快事业单位分类改革，加大政府购买公共服务力度，推动公办事业单位与主管部门理顺关系和去行政化，创造条件，逐步取消学校、科研院所、医院等单位的行政级别。建立事业单位法人治理结构，推进有条件的事业单位转为企业或社会组织。建立各类事业单位统一登记管理制度。为此，事业单位要在此背景下，将档案管理制度纳入改革范畴，全盘考虑，统筹兼顾，从而实现十八届三中全会提出的改革目标。