关于信息时代电子档案管理的探讨

[摘 要]随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。因此，我웃国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。

[关键词]信息时代；电子档案；管理

一、电子档案管理特点

具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。电子文件归档后即形成电子档案。它与纸质档案等有相同之处，如；它们都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值伪历史记录；它们都应遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则。但它与纸质档案等却有很大不同之处。它不能离开这种生成的环境条件而单独存在，人们只有采用这种记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的内容。电子档案内容和记录它的载体随时随地都可分离，载体不是电子档案重要的不可分割的组成部分。

档案的表现形式各种各样，档案的种类也比较多，按其记录形式及其采用的技术和设备，绝大多数都可以划归于以文字记录的纸质等载体档案和以数字代码序列记录的电子档案。而且这两大类型的档案，还会因长期保存和开发利用的需要相互转换。只有认清电子档案与纸质等载体档案的共同点和不同点，才能做到对电了档案管理提出正确的要求，既坚持档案工作的基本原则，又不致将纸质等载体档案的管理理论、方法、技术和标准强加于电子档案，有利于电子档案根据自身的特殊性，创建电产档案的管理理论、方法、技术和标准；才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又个会放松对纸质等载体极案的管理、保护、

开发利用，不盲目地将纸质等载体档案制成电子的副本。才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又能正确对待纸质等载体的档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

二、电子档案管理存在的困难

对电子文件、电子ย文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅值得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不便电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更⌘无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不借档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一体，否则就无法对电子文件、电子文件归挡及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。

三、做好电子档案管理的措施

1. 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定™。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根★据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。

四、结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。