浅谈高校档案管理信息化建设

摘要：为了适应科学技术的变革，高校档案管理工作必须建立在技术发展的基础上，这样才能更好地促进高校档案管理工作，因此档案管理信息化建设将会成为未来发展的一大趋势。本文分析了高校档案管理信息化建设的必要性和重要性，论述了当前档案管理过程中存在的问题，针对档案管理信息化建设提出了一些有效的措施。

关键词：档案管理 信息化 现状 管理模式

高校档案相关信息资源是国家重要资源的组成部分，档案管理的工作目标就是服务于社会。当前，高校为了适应社会变革的要求，应当积极改变传统的单纯依靠人工的档案管理模式，引进先进的信息化管理模式，以此来提高档案管理工作的精准性和科学性。因此，我们必须认识到信息化在档案管理中的重要性，并通过信息化建设来加快档案管理工作效率，促进档案管理改革的进程。

一、高校档案管理工作的必 ッ要性和重要性

经济和科技的发展极大地推动我国高校相关工作的变革，尤其是计算机和网络技术的应用，更是为高校档案管理工作提供了很大的便捷，信息化建设已经成为当前档案管理的必然趋势，因此高校要认识到信息化档案管理的必要性和重要性。

1.档案管理是高校档案业务工作的需要。高校作为重要的教育机构，不仅肩负着培养人才的重大任务，而且还是传播并弘扬中华文化的支柱力量。高校档案部门在高校工作管理中发挥着重要的作用，是收集校史和研究校史的关键部门，是校园文化积淀的承载者和体现者。除此之外，随着高校工作的深入划分和高校体制的变革，当前档案管理的内容也变得越来越复杂了，其类型也呈现出多样化的趋势。高校档案业务需求也不仅仅满足于纸质档案了，而是集图片、光盘等其它形式于一体的档案，其容量日益增大。

2.信息化管理有利于提高工作人员的专业素养。当前，高校档案管理工作人员专业素养还比较低，有的工作人员甚至满足不了档案管理能力需求，因此，现如今高校管理人员应当主动提高自身管理能力，丰富自身的管理知识，以此来适应管理能力的需求。另外，电子化应用范围不断扩大，电子文件的新型载体也在不断更新，所以高校管理人员应当学习网络计算机技术知识，提高档案文本信息的处理能力。同时，电子信息化管理能够提高工作人员的专业能力，全面提高工作人员的专业素养。

3.能够满足档案信息资源的开发利用的要求。档案信息资源是企业或单位进行考核的重要衡量标准和重要评判来源，社会对档案信息资源的关注度也在不断增强。随着社会分工的细化，人们越来越需要全面、细致、经过再加工的档案信息。因此，这就需要引入信息化的档案管理模式，从这个角度来说，信息化管理模式能够满足档案信息资源的开发利用的要求。另外，信息化工作和原来的管理模式相比，它是一种全新的应用模式，在档案管理工作中具有里程碑的重大意义。除此之外，电子档案的工作运转速度较快，体积比较轻巧，其传播的速度较快，极大地推动了电子档案管理的进程。

二、当前档案管理工作中存在的问题

1.缺乏统一的网络化协调机构。当前，我国由于受到体制问题的影响，高校的档案管理工作难以形成统一的局面，呈现出条块分割、各自为政的现象，长此以往，将会影响高校组织的管理工作。虽然很多档案部门想要做到信息共享，但是经过调查来看，各部门还缺乏一定的交流。因此，高校应当组织和建立协调机构来实现资源信息共享。通过信息共享我们能够及时发现学校中存在的问题，并采取有效的措施来解决这些问题。

2.信息公开不及时、不到位。受我国历史传统因素的影响，通常情况下有关公务信息相对披露较少，人们很少能够掌握有效的公务信息。有时候公务消息是公开了，但是公开的速度比较缓慢，并没有及时有效地公开。但是随着经济的发展，社会文明程度在不断地提高，每个人的自主意识和主人翁意识也在不断增强，社会责任感也在增加。因此，越来越多的公民就会要求相关公务公开，并要求能够及时公开。当然，对于一些需要保密的信息可以采取保密，其它公务信息还是要得到公开的。所以，高校档案管理也应当与时俱进，因为这些档案资源是社会重要的财富。及时将档案信息公开是市场的需求，也是实现社会发展的前提和要求。而且，档案管理就是以服务社会为目的的，所以高校更应做好档案管理工作，以便更好地服务于社会。

3.档案管理人员素养较低。档案管理需要涉及很多计算机知识和计算机应用技术，只有借助于这些技术才能更好地完成档案管理工作。但是，就目前来看，我国高校档案管理人员的专业素养还比较低。很多档案人员不能熟练掌握相关档案管理技术，不能很好地把握 ☹计算机应用技术。因此，高校应当认识到这一发展瓶颈，认识到档案管理人员的素养问题，积极建立一批既懂技术又懂档案业务的团队，着手提升档案管理人员的素养。 建设高校档案管理信息化的有效途径

1.建立并完善信息系统。要做好档案管理，首先就要建立完善的信息管理系统，使信息化建设有所平台。另外，通过信息管理系统，我们还可以实现档案信息的搜集、辨别、分类、检索，提高工作效率，应用计算机软件和计算机技术来推动档案管理信息化的进程。同时，我们还要建立完善的资源信息库，利用网络技术，把相关数据都统一起来，通过软件的升级和改造，从而提高档案部门的管理能力和服务能力。除此之外，我们还要保证信息系统的标准化，这些标准包括计算机硬件和软件设备要求标准、数据库标准、网络传输标准、文献标注标注等等。

2.提高档案管理工作人员的素养。档案管理工作人员的素养是决定档案管理信息化建设能否正常运行的关键，这些素养包括信息素养和知识素养两大方面。第一，信息素养。信息素养是档案管理者必备的素养之一，这里所说的信息素养主要包括以下几个方面。首先，档案管理人员要有良好的信息意识，能够及时捕捉有效信息，培养其对信息的敏感度，并能够适当地应用这些信息。同时，还要具备充足的信息知识和信息能力，面对信息资®源能够利用信息技能处理并利用一些信息，并且还要不断地学习信息知识和信息理论。最后，档案管理人员还要具有良好的信息道德，遵循道德规范去传播信息和利用信息，并对信息犯罪行为进行阻止和防范。 ت第二，知识素养。21世纪是一个知识经济时代，因此想要做好档案管理工作，其工作人员必须具备一定的知识素养，这要求工作人员不仅要有充分的档案管理知识，而且还要对这些知识有一个深入的了解，并且还要能够熟练运用这些知识。除此之外，工作人员还要对档案相关工作的文化有一个了解，例如文学、心理学等学科。

3.建立档案信息网站，实现资源共享。档案管理信息化建设就要保证资源、信息的共享性。网络是一个虚拟世界，在网站中我们不同于现实环境，网络可以摆脱时间和空间的制约，能够为社会提供更高更新的服务方式，可以实现跨区域交流和分享。因此，高校可以通过建立网站，发挥自身优势，建立完善的数据库，并通过信息档案网站，实现资源共享，弥补信息缺失的不足和缺陷。另外，我们还可以利用网站来建立协调机构，改变当前条框分割的缺点，统一管理高校档案工作。

综上所述，信息化建设是高校档案管理的一大趋势，为此，高校应当认识到档案管理工作变革的必要性和重要性，并明确档案管理信息化过程中存在的问题，同时还 ☺要采取积极的措施去解决这些问题，建立完善的信息管理系统，提高相关工作人员的素养，建立档案信息网站，以此来实现资源信息共享。