新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考

【摘 要】用好、管好企业的文书档案是每个企业都必须要履行的一项重要职责。然而，从历史来看，在大多数的企业中，由于频繁更换文书档案的管理人员导致在文书档案的保密管理方面出现了漏洞，针对这些漏洞，企业有必要进行严肃的思考。

【关键词】企业文书档案；保密管理；思考

一、前言

机要文书档案的保密主要包括对机要图表、资料、文书档案等的保密以及电报传真密码的保密。但在现实的企业管理中，一些人并没有认识到企业文书档案保密管理工作的重要性。

二、文书档案保密管理工作现存的不足

1.文书档案保密管理意识比较淡薄

第一，企业在思想上认识模糊。由于一部分企业在思想上对档案管理工作没有高度的认识，没有把它作为企业基础，存在“档案是档案，业务是业务”的想想，对于档案与业务之间的关系认识模糊，因此不知道开展企业文书档案管理工作的意义是什么，更不知道如何开展这项工作。第二，企业对文书档案管理工作不够重视。一部分企业并未认识到文书档案在如今这个信息化的时代中所具有的使用价值，认为所谓的文书档案管理仅仅是收集企业的历史文件资料，既要投入人力物力，还有投入财力，却出不来任何政绩，是一种得不偿失的行为。第三，企业缺乏主动性。大部分企业只重视形式，轻视内容，重视晋级，轻视效能，晋升文书档案管理级别往往是为了应付上级的检查，并没有真正地从对企业负责，对企业历史负责的角度去做好文书档案管理工作。

2.企业在文书档案管理工作上的力量比较薄弱。

第一，文书档案管理队伍不够稳定。在基层企业中，文书档案管理人员大多数是由办公室的勤杂人员兼任，因此专业化水平不高，队伍变动频繁，这直接导致文书档案的争论和管理出现混乱的现象。第二，文书档案管理的质量不高。首先，文书档案的管理人员只知道基本知识，对于档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号混淆不清，出现盖错章、编错号的习惯。其次，文书档案目录的索引不全，一些年代久远的文书档案很难找到索引，导致这些文件的使用价值得不到发挥，不能为企业的发展服务。最后是企业没۵有足够地认识到文书档案的重要性，使得档案的使用价值没有充分地显现出来，导致文书档案的管理质量无法得到提升。

3.管理观念落后

一是文书档案管理的方式太过陈旧。当前企业的文书档案管理主要是手工管理，文书档案从收集到整理，到编目，再到索引和查阅大多数还是沿袭着传统手工模式，现代化的管理手段被应用的很少，致使文书档案管理的质量比较低，查找的速度比较慢，使用的效率比较低。二是资金保障没有到位。一般来讲，基层企业的办公经费往往处于紧缺状态，因此，在文书档案收集、整理以及保管上能够投入的资金明显不足。

三、保密策略

1.制定严格的工作制度，提高工作标准

文书档案管理工作主要负责收、整理和管理企业的文书档案，这些文书档案包括企业的历史资料及发展，甚至包括企业的机密。为了提高企业文件档案的保密程度，使机密文件不被泄露出去，各个企业单位必须制定保密管理制度和标准化的工作程序，这是使企业各项管理工作实现规范化、科学化和合理化的准则。这些制度和工作程序在为文书档案的管理人员提出要求的同时也提供了指导。在保密管理制度的中，应该就文书档案管理工作制定操作性强且详细的工作规范和标准以供管理人员学习和执行。除此之外，企业还要结合管理人员工作的实际情况不断完善文书档案保密管理制度，使档案管理的每个环节更加规范化、科学化。

2.提高管理人员的保密☭工作意识和企业素质

（1）职业道德素质。这主要是指文件档案的管理♀人员在履行自己工作范围内的职责的同时还要自觉地履行道德准则。管理人员应该热爱自己的工作，对工作始终保持高度的积极性。管理人员应该妥善地保管企业的文书档案，保持其在形式以及内✔容上的原始性和真实性。尊重事实、尊重历史是文件档案管理人员必须具备的职业准则。

（2）文化知识素质。企业要对文件档案管理人员进行系统、全面的文化、理论以及科学技术知识方面的教育，使他们的知识面能够更为广阔。近年来，随着社会与科技的发展，科学技术已被广泛应用到文件档案管理领域，这就要求文件档案✿的管理人员不仅要掌握传统的文件管理知识，还要能够应用现代化的科技手段管理文书档案。

（3）专业素质。文件档案管理工作的专业性比较强，这就要求管理人员必须具备足够的专业知识和一定的工作技巧。专业素质主要包括工作人员履行专业职责的智力、能力、学历、成绩和资历。企业可以通过专业的培训途径来提高工作人员的专业素质，培训的形势多种多样，如短期培训班，高校内开设的相关课程，等等。

四、结语

一个企业的文书档案是记录该企业的创办和发展历史的最真实证据，同时，它也是企业员工了解企业文化，提升自身工作素质的有效依据。文书档案联系着企业的过去和未来，关系着企业的前途和命运，因此，加强文书档案保密管理工作是每个企业单位刻不容缓的工作。