创新档案管理理念实现档案管理信息化

[摘 要]随着社会和科学技术的进步，信息技术的发展渗透到各行各业，并得到了一定程度的发展，随着信息化技术的不断发展，传统的档案管理系统已经无法满足日益发展的社会和市场需求，这就需要档案管理逐步从固有的管理模式走向信息化管理的变革，本文就档案信息化做出简要的概 ツ述，意在找到提升我国档案管理工作的管理水平。

[关键词]档案管理;信息化;创新理念

引言

随着我国经济的发展，科学技术不断发展，信息化技术已经被运用到各行各业，而档案作为记录重要信息的特殊载体，其发展理应走向信息化。然而，我国档案管理工作一直以来都未得到应有的重视和发展，故而其发展水平依旧处于一个很低的水平，这与我国的经济和科学技术的发展及其不相协调，这种发展的之后也中将影响到经济的发展。档案管理的发展必须与社会和经济相适应，这就需要改革和创新档案管理理念，实现档案管理的信息化发展。

一、档案信息化管理的优势分析

与传统档案管理相比较而言，档案的信息化管理有着明显的优势，其优势主要表现在：大幅提高工作效率，资源共享更加便捷，保存的稳定性以及传递的安全性和便捷性。以学校的档案管理为例来说，学校实行信息化档案和学籍管理，只需要将学生的信息输入信息化系统，就可以对数千甚至数万学生的信息进行轻松管理，在管理中如需找到某一个人的信息，只需要输入关键字，就可以轻松获取，而学生在升学中的档案转移也变得更加便捷和安全。

（一）提高办公效率

对于传统的档案管理来说，由于其每一个细节都需要人工的操作和参与，具体操作起来不仅流程繁琐，还耗费时间，且其安全性和可靠性难以得到保障，人工的操作可能会因为一个微小的失误导致更大的错误。而实现档案管理的信息化管理则可使得档案管理的工作变得简单而可靠，它不需要耗费太多人力和时间，只要信息的录入保证准确，就可以省时省力，在查找某一档案的时候，也不会因为档案的繁多而耗费大量人力，只需要在计算机中输入关键字，就可轻松找到需要的档案，由此可见，信息化档案管理对于办公效率的提高是显而易见的。

（二）资源共享更加便捷

在传统的档案管理中，资源的共享是一个复杂的过程，由于档案的特殊性，其无法做到资源共享，且档案管理中不允许复制，因而需要共享则必须亲自到相应的档案管理部门，这就使得档案的资源共享较为复杂和难以实现。信息化档案管理则使得档案管理的资源共享更加便捷，档案管理机构可以在网络将不涉及机密的档案进行资源共享，对于档案的需求者只需要在网络上就可以获取自己需要的档案资料，相比传统档案管理而言，信息化档案管理的资源共享更显其便捷性。

（三）稳定的保存

传统的档案管理存在着许多难题，就保存来说，传统的纸质档案在保存中受到时间的限制，由于纸质材料能够保存的时间有限，在超过一定年限纸质就会出现变化，因而其保存存在£着较大的不确定性，在经过一定时间的保存，纸质档案自然会出现损耗，甚至损坏。而信息化档案则不存在这一问题，因为其载体的特殊性，信息化档案的保存可以说是永久的存在，因而其稳定性比传统纸质档案更加优秀。

（四）传递速度和安全得以保证

在传统的档案管理中，由于人为原因导致档案丢失的情况时有发生，由于文件的传递是依靠邮政系统，在传送中存在着较大的时间和空间限制，这就给档案的管理带来了极大的不便。而依靠计算机技术的信息化档案管理则完全可以克服这一问题，通过计算机网络进行管理，档案文件可以直接通过互联网进行传递，提高了传递速度，同时其安全性也得到了极大的保证。

二、推进档案信息化的有效措施分析

通过实践证明，运用计算机技术进行档案信息化管理，不仅提高了档案管理的效率，保证了档案的安全性、稳定性，还使得档案的共享得以轻松实现。信息化技术在档案管理中的运用，为档案管理的发展提供了更多的可能和依靠。

（一）建立规范的档案管理体系

要想实现档案管理的信息化发展，就必须实现档案管理的规范化和标准化发展，建立规范的档案管理体系。在以往，ツ我国的档案管理质量较低，档案管理的重要性没有得到应有的重视，要想推广档案管理的信息化发展，就必须建立标准，统一且行之有效的档案管理体系，这是实现信息化档案管理的前提。然而我国现如今档案管理仍处于较低的水平，这就更加需要推进档案管理规范体系的建立和发展，只有这样，才能保证档案管理的不断发展，为其逐步走向信息化发展奠♚定基础。

（二）健全档案管理制度

档案管理的工作必须有健全的管理制度，从而保证其科学性和可靠性，只有这样，才能实现科学的档案管理。对于档案管理而言，其制度应首先考虑可操作性，保证其简明实用;另一方面，要加强对于档案管理的重视，特别是相关领导要做到表率作用，从而体现制度的权威性。

（三）完善档案管理的安全措施

档案管理的安全性是较为重要的一个因素，无论是传ฃ统的档案管理，还是信息化档案管理，其依靠的都是人。因而，保障档案管理的安全性首当其冲要考虑对的是人，为此，要注重培养档案管理人员的责任心和警惕性，从而保证档案管理在复杂的网络环境中处于安全的环境。

三、结语

档案管理系统是一个国家的信息系统的重要组成部分，档案资料在国家管理中也占有重要的地位，档案管理水平的高低会直接影响各行各业的工作效率。的在科学技术飞速发展的今天，各行各业的信息化发展已经成为了一个大的趋势，许多行业已经逐步走向信息化管理，然而应该走在信息化管理前沿的档案管理却并未真正实现信息化管理，这是有多方面原因共同影响导致的，想要改变这种现状就必须改变档案管理的传统该模式，依托先进的技术和完善的制度推动其发展，只有这样，才能使我国档案管理真正走向信息化发展的道路。

参考文献：