对新形势下人事档案管理的思考

[摘 要]人事档案及其管理工作在企事业单位体制改革中起着关键作用，它为单位提供各类人才基础信息，记录着人员调动、变动的信息资料，为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以，应重视人事档案管理，更新人事档案管理理念，实现档案管理科学化、规范化、现代化。

[关键词]医

随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。进入事业单位改革过渡期后，人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题ฅ。现就哈尔滨机械研究所人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析，与同行们探讨。

一、人事档案现状及存在的问题

1.档案管理人员及主管领导人员，对人事档案管理制缺乏重视，对人事档案交接手续管理不严密。档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，该存档的件不存档，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清，档案内容不完整。甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。由于科研单位工作重点是科研、开发、生产。单位管理的重点是如何研发更多高精端的产品，如何挤身于科研市场，如何提高专业技术人员的专业水平，为科研市场提供优质的服务，而对人事档案管理不够重视。

档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、职称考评、继续教育、业绩考核、甚至是职工最原始的工作调令等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

2.档案管理人员本身对档案管理认识模糊。档案管理人员对自己从事的管理工作没有清晰的认识和工作思路，工作程序混乱，上至单位的主管领导，下至职工本人都不十分了解人事档案的重要意义。职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地接受专业培训掌握档案管理工作的新知识、新技术。另外，人事档案管理硬件设施不够完善，缺少应有的设备，致使档案材料质量不达标。

3.人事档案管理没有完整的规章制度，工作起来没有可遵循的依据，借阅、查询、复印、转出转入、交接等手续不齐全，材料缺失时有发生，一但发生材料遗失，出现问题的环节很难确定，很难查找责任人，为补充材料增加了难度。

4.档案管理人员对档案重要性的宣传不到位。员工本人对人事档£案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

5.人事档案管理手段落后。一直延用着十年前，甚至是二十几年前的管理方法。因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。

二、对策及思考

单位人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，加强企事业单位人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门工作，为职工本人服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考：

1.提高对人事档案重要性的认识，严格按程序交接。人事档案记载着个人的工作履历、生活经历等，在当今社会化发展环境要求下，每个人的人事档案直接关系到个人方方面面的利益，如社会保险、财产的继承、出国出境手续的办理等等，因此提高各层次管理人员对人事档案的重视，是做好此项管理工作的首要问题。另外，人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，清理排序后及时存档：四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.强化档案管理意识，严☠格档案管理程序。强化单位领导干部档案管理意识，充分认识档案管理的意义，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。弓I进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。单位不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，按周期时段对档案人员进行业务培训，提高工作主动♀性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3.建章立制，有章可循，规范操作，积极主动做好档案收集工作。制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便，在可能的情况下，及时补充缺失资料的证明等材料。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4.积极做好宣传工作，加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，使领导干部和职工个人都能重视人事档案的存在和管理，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

5.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。

截至目前，单位共有人事档案105卷，为了实现人事档案管理的现代化，我们计⌛划对档案人员加强计算机管理的业务培训，利用先进的计算机技术和科学的检索系统，实施人事档案动态管理，利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输人电脑，使档案数据化、信息化。在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面，实行微机化操作。

通过人事档案现代化管理，在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面合理性和公正性得以体现，从而真正做到人尽其才，才尽其用。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。