新时期如何搞好高校档案管理工作

[摘 要]针对新时期高校档案管理工作的现状，提出了新时期高校档案管理工作的问题 ，包括档案管理制度的缺陷、高校档案管理人员的专业问题、档案检索效率较低问题和信息开发和编制上的问题。讨论了做好高校档案管理工作的对策，主要是为了提高高校档案管理人员基本素质、健全高校档案的管理制度、改善高校档案的功能和利用信息化的管理手段。

[关键词]新时期;高校档案;管理工作;问题和对策

新时期，我国高校档案管理工作得到深入发展，档案对于人才管理和技术管理的作用凸显出来，但高校的档案管理工作仍处于相对落后态势，不仅在管理上存在许€多问题，而且在技术上也难以跟上高科技的发展，难以满足新时期对档案信息查询的要求，不利于新时期经济的高速发展。档案是承载组织或个人特定信息的载体，它可以保证高校的发展和协调、良性而有序地运行。因此，新时期高校☏档案建设与发展面临着机会和挑战，对高校档案实施现代化管理，已经形成必然趋势。在新时期，要依靠先进的信息技术和创新的科技管理手段，来建设信息化的档案管理系统，这对于高校组织和个人的发展，都是至关重要的。但高校档案管理的信息化建设，不仅需要高素质的管理队伍，而且还要确保档案资源工作的安全与保密。因此，新时期高校档案管理的模式也亟需改革。

一、新时期高校档案管理工作的问题

新时期，随着计算机和网络的发展，高校档案管理工作已进入崭新的历史时期，但是由于高校管理意识和资金的投入有限，高校档案管理工作还存在着许多问题。

（一）档案管理制度的缺陷

当前，传统的高校档案管理工作，存在着不规范问题，如档号和案卷标题不规范，尤其是卷内目录，在大部分案卷中缺少，使案卷整体管理较为混乱。因此，在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指♪标，都存在许多漏洞，这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，这种情况导致高校档案建档不及时，尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案，由于不能及时建档，一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中，如果出现人员变动，就会使档案遗失，这会对今后的使用带来损失，即使那些已经收集归档的档案，高校档案管理人员也经常不能按照规定管理，致使档案目录与档案内容出现不符，查阅起来非常困难。

（二）高校档案管理人员的专业问题

高校档案管理人员专业水平提高不大，其文化程度和专业素养，都不能够适应新时期对高校档案管理的要求，新时期是信息化时代，高校档案管理人员的文化程度与专业素质，应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨，但是这种专而博♡的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时代发展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源，影响了社会发展和经济发展，但对于这些方面，在高校档案管理中没有认识到其潜在价值，导致高校档案的利用率不高。

（三）档案检索效率较低问题

手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较，但手工检索仍然占据着很大比重，尽管高校档案管理系统软件已有多种工具，但是能够应用档案管理软件的并不多，这对于档案管理的发展不利，也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足，使高校档案室的建设达不到标准要求。

（四）信息开发和编制上的问题

对于高校档案信息的开发和编制，许多高校档案部门存在应付上级，走过场的问题，为了应付检查而选题开发，但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品，其使用价值较低，虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系，但是由于编制的▲水平和质量问题没有实效性，难以发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的对策

新时期要做好档案管理工作，必须采取以下对策。

（一）提高高校档案管理人员基本素质

要做好高校档案工作，必须提高高校档案管理人员素质，对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。

（二）健全高校档案的管理制度

要做好高校的档案管理工作，就必须健全高校档案的管理制度，要通过制度要求，来保证高校档案管理工作的开展，高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性，制定的高校管理制度，要根据实际情况和档案管理需求，建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者，才能使高校档案信息的交流得到有效传播，这对于高校档案管理具有重要的推进作用。

（三）改善高校档案的功能

要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。

（四）利用信息化的管理手段

信息化是新时期档案工作发展的趋势，对于高校档案管理工作提出要利用信息科技成果，来提高高校档案管理的效益，实现档案管理信息化，利用计算机和互联网进行管理，高校档案管理计算机辅助模式已成为新时期发展趋势。可以通过EXCEL电子表格建立人事档案数据库，使高校档案管理全面进入信息化时代。