独立学院档案馆(室)建设探析

[摘 要]独立学院正逐渐成为我国高等教育的重要组成部分，作为教育管理不可或缺部分的档案管理，是独立学院管理中普遍存在的薄弱环节。独立学院各项工作要得到顺利开展，建立独立学院档案馆（室），对档案进行规范化管理势在必行。

[关键词]独立学院;档案馆（室）;建设

独立学院是我国高等教育办学体制模式的创新，从1999年出现以来，经过十几年的发展，独立学院正逐渐成为我国高等教育的重要组成部分。作为教育管理不可或缺部分的档案管理，是独立学院管理中普遍存在的薄弱环节。为此，独立学院各项工作要得到顺利开展，建立独立学院档案馆（室）并加强档案馆（室）自身建设，对档案进行规范化、科学化管理势在必行。

一、档案对独立学院事业发展的重要性

档案是真实、可靠的历史凭证，是查考历史事实最令人信服的依据和信证，是“一纸千金”的无价之宝。档案对独立学院的事业发展有着无可替代的重要作用，主要体现在：

（一）档案是构建独立学院事业大厦的砖瓦

独立学院档案是学院教学、管理、科研等一切活动最真实、最原始的记录，记录着独立学院成长的点点滴滴，延续了一届又一届管理者的记忆，记录了独立学院的历史轨迹，成为联系过去、现在和未来的信息纽带，既是有形资产，又是无形资产。这些记录在学校改革、发展和各项活动开展中发挥着不可替代的借鉴、依据作用。

（二）档案是凝聚独立学院师生的情感纽带

独立学院档案翔实地记录了独立学院从成立以来发展的历程和工作者的奋斗足迹，是学院成长壮大、艰苦创业的见证。利用这些档案编写校史、举办各种展览等宣传教育活动，对广大师生都具有强烈的说服力和感染力。从而能进一步加深师生对学院的情感，为学院的事业发展添砖加瓦。

二、制约独立学院档案馆（室）建设的因素

对于教育事业的发展历程来讲，独立学院的建校时间是比较短的，如果能及时加强认识，启动档案馆（室）建设，科学规范地对档案进行管理，一定能够推动独立学院档案事业发展步伐，充分发挥档案工作的作用。但由于独立学院创立时间短，工作千头万绪，档案工作很难摆上学院的议事日程，存在着诸多制约档案馆（室）建设的因素，主要有：

（一）档案意识不强影响独立学院档案馆（室）的基础建设

档案收集工作是档案馆（室）一项十分重要的基础工作，只有收集工作做好了，档案馆藏才会丰富，才能为今后的利用工作打好基础。但是，由于受社会经济、文化发展条件的限制，档案工作的重要性目前还没有完全被独立学院领导和师生员工所认识，导致了独立学院全员档案意识不强，严重制约了档案收集工作的开展，档案流失严重。

（二）规章制度缺位影响独立学院档案馆（室）的规范化建设

目前，独立学院的档案管理，大多数处于起步阶段，基本上没有建立完整的档案管理制度，少数已制定的管理制度中也是参照公办高校的管理制度，既不符合独立学院的实际情况，也不便于应用和操作。缺少健全的规章制度，不仅影响☿档案的质量，也影响了档案的历史凭证作用。

（三）队伍力量薄弱影响独立学院档案馆（室）的人才建设

独立学院的档案工作人员大多数毕业于非档案专业，各系、部、处室的档案员也仅由行政管理人员兼任，缺乏档案的专业理论知识，加上平时工作量大、任务重，基本没有闲暇时间进行系统的档案业务学习。致使独立学院档案专业人才匮乏，给档案的管理工作带来了不良的影响。

（四）经费投入有限影响独立学院档案馆（室）的优化建设

对于独立学院来说，各项资金的投入，全部由投资方自行解决，大部分没有档案专项经费。加之大部分独立学院校园占地面积有限，教学和办公行政用房紧张，有些学院根本没有专用的档案库房，有档案库房的独立学院，库房面积小，防盗、防潮、防火等设施不具备，建设标准很难达到《高等学校档案管理办法》的要求。长此以往，严重影响档案的“寿命”。

三、推动独立学院档案馆（室）建设的举措

ธ （一）增强档案意识，丰富档案馆藏

要想做到档案资源、档案馆藏丰富，就要做好档案收集工作。要顺利开展档案收集工作，就必须不断加强独立学院全体教职工的档案意识，只有使全体教职工充分认识档案工作的价值和重要性，才能从源头上杜绝文件材料的丢失或据为己有的现象发生，才有利于档案的收集齐全。

首先，独立学院的领导干部要转变思想观念，用长远的眼光看待档案工作，要重视和加强对档案建设和管理工作的领导，要将档案工作列入学院整体发展规划，要把档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度来抓，要在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切实帮助解决档案工作中存在的问题和困难。

其次，要强化学院全体教职工的档案意识，通过会议、讲座、宣传栏等多种宣传形式，使全院教职工充分认识档案工作的重要性，进而增强全员做好档案工作的紧迫感、使命感、责任感和光荣感。

（二）建立规章制度，促进档案规范化管理

一个合格的档案馆（室）就应该有完备成文的规章制度，包括业务制度、服务制度、管理制度等。

独立学院要依据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合学院自身特点，制订和完善档案形成、归档的各项规章制度，对档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等作出明确、具体的规定，在日常管理中去规范指导档案工作，保障档案工作的进行，提高独立学院档案管理水平。 ☣

（三）提高专业素养，建立复合型档案队伍

档案队伍素质的高低，影响着档ฃ案基础工作质量的好坏，关系到档案工作能否实现标准化与规范化。由于独立学院的办学机制和经费来源等因素，独立学院的行政管理人员往往相对精简。结合这一实际情况，要提升独立学院档案管理水平，急需培养一支专业素养高、结构合理、精干实用、高效能型的专兼职档案管理队伍。 首先，培养一至两名专职档案管理员，负责档案馆（室）的全局管理工作。专职档案管理员要具备专业技术人才的素养，不仅要具备档案业务知识，还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能。独立学院应积极创造条件，让专职管理人员定期参加档案业务培训和继续教育，学习档案专业理论知识，从而提高业务素养和业务素能。

其次，努力培养和造就兼职档案工作队伍。档案工作是一种社会性、协作性很强的工作，绝不是靠某些个体的高素质就能完成的工作，需要多方面的协同配合。依据目前独立学院基本上实行部门立卷的实际情况，充分发挥各部门兼职档案员的作用，是独立学院档案事业持续发展的基础。针对独立学院兼职档案人员变动频繁、队伍不稳定的特点，要采取普遍培训、分类指导、典型推广等多种有效措施，尤其要强化“短、勤、快”定期培训和平时业务指导。

（四）加大经费投入，优化档案馆（室）建设

独立学院由于用地和资金等条件限制，往往没有及时考虑档案馆舍的建设。不过，随着现代化建设的发展，数字化档案馆已成为必然趋势。独立学院可以利用这个契机，加大经费投入，优化档案馆（室）建设。

首先，按照《高等学校บ档案管理办法》要求，及时改扩建或新建符合档案管理要求的档案库房，完善各类设施、设备，确保档案库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求，以防止档案产生发霉、虫蛀、鼠咬等现象。

其次，设立专项经费，为档案馆（室）配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设，使档案馆（室）可以以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务。

四、结束语

独立学院档案工作是学院发展历史真实面貌的写照，也是学院重要的本源信息资源管理水平的反映，更是功在当代、利在千秋的重要事业。新时期，独立学院应积极创造条件，不断优化档案馆（室）建设，不断规范档案管理，更好更充分地为独立学院发展壮大服务。

参考文献：

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[5]严春花，周华.教育部第27号令与独立学院档案管理[J].2011（3）：86-87.