数字时代学术期刊服务意识的转型

摘要：数字出版作为一种新型出版将成为未来出版业发展的方向。无论是纸质出版还是数字出版，作者永远是最重要的资源，没有作者的文稿，再现代化的出版方式都无法可持续发展。因此，学术期刊应超越权力，增强服务意识，以适应我国数字出版的发展形势。

关键词：数字出版；学术期刊；作者服务意识

数字出版作为一种新型出版将成为未来出版业发展的方向，但无论是纸质出版还是数字出版，内容质量永远是第一位，作者永远是最重要的资源。在作者―编辑―读者这个流程中，作者为满足文化知识消费的需要进行创作探索，作者的思想、学识和风格在一定程度上决定了刊物的质量和价值，没有作者的文稿，再现代化的出版方式都无法可持续发展。①数字出版时代，信息的传递方便、快捷，对优质稿源的争夺突破了时间和地域的限制，使得对作者的争夺变得更为直接和激烈。ฅ基于此，本文将以投稿的自动回复邮件为分析视角，运用定量与定性相结合的方法，对我国学术期刊作者服务意识做一透视。

一、研究方法与数据来源

词频分析是源于情报学的一种定量分析法，词频的波动与社会现象有着内在的关系，一定的情报现象和社会现象会引起一定的词频波动，②词汇的词频能够有效反映语义环境所隐含的信息。本文运用自动回复邮件的词频分析数字时代学术期刊的作者服务意识，其具体方法是：随机收集85家2014年～2015年出版的CSSCI学术期刊和85家非核心学术期刊，用空文档的形式向各期刊投稿，以收取自动回复邮件。用“无回复”“有回复”“系统满”等统计自动回复邮件的情况，结果发现，170家学术期刊中，自动回复的有123家，提示“系统满”的2家，无自动回复的45家。本文将123家自动回复邮件的内容整理为一个样本文档，借助武汉大学沈阳教授开发的ROST CM内容分析软件，对样本文档进行内容分析，尝试从研究对象的关系图中，分析数字时代学术期刊的作者服务情况。

二、学术期刊自动回复邮件的基本情况

将上述界定的样本文档导入分析软件ROST CM，选择“社会网络和语义网络分析”，点击“快速分析”，得到自动回复邮件内容的词频分布情况，发现“稿件”“本刊”“编辑部”“学报”“收到”“联系”“来稿”“邮箱”“您好”“处理”“审稿”“感谢”“周期”等是自动回复邮件内容中出现的高频词。最后，对样本自动回复邮件进行进一步的挖掘和分析，归纳出当前学术期刊自动回复邮件的基本情况。

1. 少数学术期刊漠视自动回复邮件的设置

从上述数据可知，虽然大部分的学术期刊已设置了自动回复邮件，但170家学术期刊中仍有45家没有设置自动回复邮件。数字时代，期刊质量的竞争归根到底还是作者资源的竞争。盛大文学、中文在线、九九图书公司、超星图书馆等都签下了一大批在国内外负有盛名的实力派学者、作家，为今后的内容资源竞争储备好“富矿”。③投稿邮箱没有设置自动回复邮件，作者投稿后得不到编辑部的任何信息，全然不知稿件是否成功投递，作者与期刊编辑部之间的这种信息不对称容易造成一稿多投。在抽样调查的170家学术期刊中还有2家由于“邮箱容量满”而“系统退信”。此类情形无法判断是否设置自动回复邮件，不过可以肯定，这类期刊编辑部很少管理投稿邮箱，“邮箱容量满”而造成的稿件减少根本无法引起编辑的警觉或关注，在稿件无法成功投递时，作者只能另辟蹊径，这会直接造成优质稿源的流失。

2. 相当部分邮件的内容体现期刊的强势地位

自动回复邮件的主要功能是告知作者稿件已收到或邮箱有变动等，这从自动回复邮件的高词频中可以得到体现。深入分析123份自动回复邮件的其他功能，发现其“自我中心”现象严重。比如：部分邮件要求作者必须对稿件重新分类投稿，以便编辑部按相应专业送审；部分邮件要求作者查阅该刊的编排格式，按该刊的体例规范排版，否则，不对稿件进行进一步的审阅。有份自动回复邮件近1，000字，其“来稿须知”告诉作者，该刊所用的论文由14部分组成，包括题目、ซ副标题、作者姓名、作者单位、摘要、关键词、题注、正文、附注、参考文献、题目摘要关键词等的英文、投稿日期、作者简介、作者联系方式，这14项内容的字号和格式各不同，作者必须细对每项要求，按规定编排；而且还规定，如果稿件拟被录物，还必须以电子版一样的格式重寄一份纸质版稿件。更有甚者，有些编辑部明确说明“本刊不接受稿件查询”，字里行间明显透出期刊的强势地位，作者没有任何自主空间。

3. 大部分学术期刊的稿件审稿周期偏长

在123份自动回复邮件中，有标明稿件处理期限的仅48家。其中，审稿时间最长的为半年，有1家；审稿期限为4个月的1家；3个月的最多，有23家；2个月的位居其次，有13家；45天的1家；40天的1家；1个月的4家；20天的1家；半个月的2家；审稿期限最短的是一周，有1家。48家学术期刊的审稿平均日期为71.04天。《著作权法》第32条规定，“著作权人向报社、期刊社投稿的，自稿件发出之日起15日内未收到报社通知决定刊登的，或者自稿件发出之日起30日内未收到期刊社通知决定刊登的，可以将同一作品向其他报社、期刊社投稿。双方另有约定的除外。”可见，目前学术期刊的审稿时间明显长于《著作权法》规定的时间。数字时代，信息瞬息万变，漫长的审稿周期往往会损耗稿件的信息价值，挫伤作者的投稿热情，容易产生一稿多投的尴尬局面。

4. 部分期刊接受稿件的方式落伍

目前，大部分学术期刊是通过电子邮件的方式收稿，但仍有少数期刊只接受纸质稿；或先接收电子稿，稿件拟采用时，再通知作者邮寄纸质稿；或接收电子稿的同时，要求作者再寄上一份纸质稿。在123份自动回复中，有6家期刊明确规定只接受纸质稿；有2家期刊先接收电子稿，稿件拟采用时，再通知作者邮寄纸质稿；有5家接收电子稿的同时，要求作者再寄上一份纸质稿。互联网方便了人们的工作和生活，但是少数期刊接受稿件的方式与信息时代存在巨大的非同步性，这种传统的投稿方式费时费力，也可能造成稿件丢失，给作者带来投稿的麻烦，阻碍了数字出版的正常发展。 三、超越权力：数字时代学术期刊服务意识的转型

我国学术期刊大部分设置了自动回复邮件，作者服务意识也逐渐增强，但仍有不少自动回复邮件的内容居“卖方市场”的口吻，甚至有“霸王条款”之嫌。我国出版实行的是审批制，刊号是稀缺资源，掌握了稀缺资源就意味着拥有“财富”。④但是，大多数学术期刊，特别是高校学报存在机构建制不全、投入力度不足、人员配备不够等现象，致使编辑工作任务繁重，在作者服务方面往往力不从心。在数字时代，编辑工作流程即将发生颠覆性的变革，在争取得到主办单位政策扶持的前提下，各期刊应超越权力，加强服务意识，以适应我国数字出版的发展形势。

1. 设置自动回复邮件并及时下载稿件

数字出版下，学术期刊应走出自主性较大的强势地位，设置自动回复邮件，同时还应该及时下载稿件，以解决作者与期刊信息不对称的问题。比如：当笔者以抄送的形式同时将空白邮件投送多个邮箱后，第二天就收到《世界历史》《近代史研究》的人工回复，反映没有看到稿件，《近代史研究》还提醒勿一稿多投。可见，这些期刊能及时收发邮件，有效避免了“自动回复邮件”形同虚设的现象。另外，在向《编辑学报》投稿时，很快就收到该期刊的人工回复，告知来稿不符合该刊的报道范围，建议另投他刊。由此看出，该期刊能及时审读稿件内容，作者能及时了解稿件的审稿信息，避免漫长的审稿期。

2. 增加自动回复邮件的信息含量

在投稿中，作者处于被动的弱势地位，作者了解刊物的途径一般是通过百度或中国知网等查阅，耗时较长，查阅到的信息也不完整。所以，应多从作者的角度出发，增加自动回复邮件的信息量，向作者传递更多的信息。比如《编辑之友》经常更换自动回复邮件的内容，告知作者刊物的近期用稿☿方向，使作者投稿更有针对性。另外，为方便作者查阅咨询，应在自动回复邮件中告知编辑部的电话。在123家自动回复邮件中，有38家期刊留有电话号码，其中《中国人口・资源与环境》《长春工业大学学报：高教版》《南方论刊》还留有具体的联系人与手机号码，为作者提供更细微和全面的服务。

3. 采用分段式稿件录用答复期限

目前，学术期刊普遍采用“三审制”，因为“三审制”的分级审读能实现对稿件的客观判断和评价，在最大限度内避免由于某级审稿者的知识不足或责任心不强或工作疏漏而导致的失误。⑤另外， ☺由于学术期刊稿件的专业性较强，各学科交叉现象经常存在，编辑往往较难准确评价和恰当判断稿件内容，于是便请同行专家审读稿件（目前通用的是“双向匿名审稿制度”）。双向匿名审稿中，有时专家的审稿时间较长，加上“三审制”的程序性，期刊很难做到30天内答复作者终审结果。为此，建议采用分段式录用答复期限，即将稿件的审稿情况分阶段及时告诉作者。遗憾的是，在123份自动回复邮件中，只有《河南社会科学》一家写明“凡通过初审的稿件我们都会主动联系作者”。在数字出版时代，审稿期限的延长会使作者的利益受到制度性合法侵蚀，而分段式录用答复期限能充分发挥编辑部的能动作用，使作者及时了解审稿进程，从而实现作者和期刊的利益平衡。

4. 告别纸质投稿模式、完善在线投稿系统

学术期刊离真正意义上的数字化出版还存在一定的距离，但很多期刊早已实行无纸化办公，作者投稿、专家审稿、对外联络等都借助计算机网络来实现。数字出版时代，学术期刊要转变出版理念，克服强势和优越的办刊心理，告别传统的纸质投稿模式，为作者提供方便、快捷的服务。完善的在线投稿系统集投稿、审稿、查询、修改和定稿于一体，它方便作者，也能提高编辑部的工作效率和质量，将成为作者未来投稿的平台。但是，目前不少在线投稿系统也存在诸多问题。比如，用在线系统的方式投稿，投稿未成功时，询问无人应答；编辑部没有及时更新审稿情况；系统或网络出故障，延误稿件的审理等。建议开通在线投稿系统的同时，配合使用电子邮件和电话，以方便作者咨询与查询。目前，在24家开通在线投稿系统的期刊中，只有5家提供这方面的服务。为此，应不断完善和发展在线投稿系统，提高投稿的便捷性，实现作者与编辑之间的互动交流，真正实现编辑流程的数字化。

注释：

① 林丽芳. 试论学术期刊编辑与作者、读者之间的关系[J].福建行政学院 福建经济管理干部学院学报，2005（S1）：22.

② 中国人民大学“中国传媒发展指数报告（CMDI）”课题组. 跨界、整 合与改制：社会视野下2011年中国传媒业发展关键词――基于传媒业 相关文本的词频分析[J].编辑之友，2012（6）：6.

③ 陈超英.传统出版社向数字出版跨越的三条路径[J].出版发行研究， 2010（7）：60.

④ 赖一郎.从自动回复邮件透视学术期刊应对数字出版的心态与对策[J]. 编辑之友，2011（4）：44～45.

⑤ ﭢ全国出版专业职业资格考试办公室.出版专业理论与实务[M].上海：上 海辞书出版社，2003：93.