高校档案管理信息化建设策略研究

[摘 要]高校档案管理信息化建设是高校管理的重要内容，也是高校“数字化校园”建设的重要组成部分。本文首先对高校档案信息化建设的现状进行了分析，接着提出了高校档案信息化建设的几个策略，以期对提升高校档案信息化建设水平提供自己的一点思考。

[关键词]档案管理；信息化；现状；策略

一、高校档案管理信息化建设的现状

我国高校对档案信息化认识不足，设施建设起步较晚，信息化建设的现状不容乐观。

（一）档案意识淡薄

当前部分高校领导缺乏档案管理的意识，档案工作重视程度不够，没把档案信息从资源的角度加以认识，使得高校档案管理长期停留在建档、管档、查档的水平上，许多有利用价值很高的档案材料常年废弃在角落里，忽视了档案信息资源的开发利用，不能形成把档案作为一种资源去使用，给高校档案管理带来很多负面影响。

（二）人员素质较低

目前许多高校档案人员整体水平还较低，在人才结构、知识结构等方面和先进国家的档案管理人员相比差距较大，还不能适应信息时代档案事业的发展需要。既精通档案业务、又懂计算机技术和相关知识的人才非常匮乏，制约了高校档案管理信息化的发展。一些高校的档案管理人员专业不对口，大部分属于兼职的性质，较低的综合素质难以胜任高校档案信息化建设的重任，严重地阻碍了高校档案管理信息化建设的进程，造成一些高校档案管理信息化建设的滞后。

（三）资金✔投入不足

制约我国高校档案管理信息化建设的另一障碍是由于❤认识不够造成的资金投入不足，相关的设备和人员配备受到了制约，阻碍了高校档案信息化建设的发展。在档案管理信息化建设过程中，需要投入大量的资金，保证人员技术、硬件、设备、软件系统等方面的配套，同时为了维持这些硬件和软件的正常运转，还需投入一定的资金进行日常维护和集中管理。高校档案管 Ü理部门属于高校行政管理的范畴，学校的经费主要投入到教学、科研等领域，对档案管理的投入力度有限，造成高校档案管理经费投入不足，给高校档案管理信息化建设带来不利影响。

（四）网络安全问题

档案信息管理需要正确处理与知识产权保护的关系，做到合理开放和严格保密相结合，这是由于档案本身的特殊性决定的。高校档案信息化建设，提升了档案的利用效率，加强了档案部门与外部间的联系，降低了档案保管与获取的成本，但也相应带来了很多信息ก技术方面的问题，如电脑黑客破坏、电脑病毒、非法访问等，给档案的安全造成了较大的威胁。

二、高校档案管理信息化建设的策略

（一）提高对档案管理信息化建设重要性的认识

高校档案管理要树立“电子档案”的观念，必须转变档案管理以往只是简单的收集、借阅、整理模式，在观念上与信息社会接轨，要摒弃手工操作管理的观念，树立通过档案管理的信息化来实现档案的自动化管理，认识到档案信息的价值不仅在于储藏，其更大的价值在于传播，通过信息化手段，使档案的传播更为便捷，使档案的价值得到更好的实现，另外，要树立电子档案观念，在当前网络技术的迅猛发展的背景下，电子档案由于其成本低、便于储存和查询速度快等方面的特点，必将取代纸质档案，作为高校档案管理人员，要从行动上跟上文件存储电子化的脚步，通过信息技术实现高校档案管理的动态化和便捷性。

（二）培养高质量高素质档案管理人才

在提高现有档案管理人员基础素质的基础上，高校档案管理部门要重点提升档案管理人员的信息技术方面的技能，加强相关网络技术人员配置，适时进行相关人员的信息化业务方面的培训♡，提升档案管理人员利用信息化设备的技能，根据档案管理信息化建设需求，通过强大的人才队伍建设，加速高校档案管理信息化进程。

（三）加强软硬件系统和基础设施的建设

数字化设备和网络系统是档案信息传输、资源共享的基础条件，是高校档案信息化的基础设施。其核心是计算机网络，还包括交换机、服务器、存储器、路由器、数据库管理系统等。因此，为真正实现高校档案信息资源共享，必须建立一个全国高校档案信息化网络，运用计算机进行档案的收集、整理、编制，同时利用网络技术实现档案的查找、接收和归还，实现档案信息资源最大限度地社会共享，充分发挥档案信息化的整体效益。

（四）建立档案管理信息安全保障体系

要顺利实施高校档案管理信息化，必须重视高校档案信息化建设过程中安全保障问题，通过投入人员和资金完善各类信息资源安全保障体系，不断提升高校档案管理系统信息安全防范和处理的能力。在制度上，要建立严格的安全制度，对相关管理人员加强安全教育，要通过防范机制杜绝非法操作；在管理上，定期升级、经常维护。在技术上，通过部署硬件防火墙等措施，对档案信息的安全进行周密的保护。

三、结论

随着移动互联网的兴起，信息化建设已成为时代发展的主题，档案作为重要的信息资料也不例外。当前我们既要高度重视高校档案信息化建设的重要性，也要充分认识其复杂性和系统性。高校可通过提高档案管理信息化建设重要性的认识、培养高质量高素质档案管理人才、加强软硬件系统和基础设施的建设、建立档案管理信息安全保障体系等方法和策略，积极创造条件，采取有力措施推进档案信息化管理的发展，以适应时代发展的要求，同时提高档案的利用效率。