强化工程档案管理工作的策略探究

摘 要：加强对工程档案管理工作的策略的研究，有利于提高工程档案管理水平。本文笔者对工程档案管理工作的策略进行了探讨，希望对相关从业人员具有借鉴意义。

关键词：工程；档案管理；策略

我国城市工程档案工作是二十世纪中后期，伴随着国家建设和在改革开放大潮中突飞猛进的城市建设产生的一项新兴事业，它经历了二十世纪五六十年代的初创，八九十年代的迅速发展，很快形成全国规模的管理体系，成为我国档案事业的重要组成部分，也是我国城市建设走向科学管理的重要标志。当然，我们必须看到工程档案管理中存在的一些问题。特别是越来越多的工程档案资料与尚未实现自动化管理之间的矛盾，不容忽视。 本文将结合笔者的工程档案管理工作实践，从当前工程档案管理的问题与现实出发，就强化工程档案管理与工程档案管理自动化问题进行一些探讨。

1 工程档案管理的重要意义

1.1 工程档案管理工作的内容

工程档案的具体内容包括工程准备阶✄段的文件资料、工程实施阶段的文件资料、工程完成阶段的文件资料、验收报告、质量评定报告与验收鉴定书等内容，每项资料中也包括各类具体的资料，如图纸、预决算编制、招投标等。工程档案管理要求从业者严谨认真、准确规范，特别是对于关键的图纸、财务等文件， 均应更加注意文件编排的格式웃与规范，确认关键文件的准确。

通过上文的简述可以总结出，工程档案管理工作的意义主要存在于这样几个方面。 首先，工程档案管理也是工程项目建设与管理的有机组成部分，记录着城市发展的历史和脉络，它的史料性、权威性、阅读性、参考性比较强，对研究过去、现在和未来的城市建设乃至经济社会发展具有重要的凭证、依据和参考作用。其次，河北省是全国工程建设档案工作起步较早的省份之一，加强我省工程建设管理，不仅能够保证建设工程档案的质量，同时通过实际操作也能够提高工程建设档案资料专业技术管理人员的素质，并为城乡规划、建设、管理工作提供齐全、完整、准确的建设工程档案资料，更好的为城市建设服务。

2 工程档案管理的现状探讨

2.1 工程档案管理的现状

当前工程档案管理所面临和处理的客体是越来越多的文件资料和越来越复杂的工程项目，在这种情况下，大部分通行的工程档案管理方法是手动查阅，缺乏自动化管理系统，下文将就此问题提出初步设想。除此之外，全过程的工程档案管理中，往往在工程竣工后就已结束，不够负责；此外，一些文件在编排时并没有将格式统一，关键文件存在未加盖公章等细节问题。 事实上，这也是工程档案管理的复杂性和严密性带来的。在当前我国工程档案管理方法逐渐定型的总趋势下，出现问题的往往是一些细节之处。

2.2 工程档案管理工作的几点问题

工程档案存在的细节问题可从以下几方面探讨。首先工程档案管理从业者严重缺乏工作责任心。在一些工程建设完成投入使用后，施工单位不重视工程档案的存档，认为这应该是城建单位来进行存档，更有甚者只保留一些竣工验收证书或竣工图等少量 “有用”文件；其次，没能很好的树立档案管理的意识，不能将现实工作中的档案业务与现代化电子系统有效的结合起来；当前，由于高校课程很少开设档案学专业，造成了专门从事工程档案管理的人才缺乏，而其相关专业的人才初入工程档案管理工作，由于缺少专业的知识和实际操作，也常常不能胜任，过渡期过长。就目前在岗的工程档案管理工作人员来说，他们大多缺乏先进技术的操作方法和知识，往往采用传统的管理办法，对于使用电子自动化系统不熟悉、不了解，导致不易查阅；在对文件的编排中，以文字为主，没有图片、图表、数据等具有说服力的信息内容，文件缺乏可观性；许多文件资料是为了保证档案完成性而制作，并非平时的记录与积累，因而真实性和连续性也没有办法得到保证。对于工程部门来说，受工程进度和技术难度的影响，引进的人才均以技术人员为主，基本很少或根本不✌会考虑档案管理的人员，造成了许多中小工程项目大量聘用兼职人员的现实，使工程档案管理在后期查验等方面的许多问题。第三，因为工程项目种类繁多，在一些中小型的工程管理项目中，没有专门进行工程档案管理的人员，许多资料也是为了应付工程质量安全检查而做的，其结果就是造成资料的缺失甚至是丢失等。

3 工程档案管理系统的设计与实现

由于工程档案室一直没有实现系统化的软件管理，一般翻查档案需要通过手工操作才能实现，工作比较原始，这大大影响了工程档案管理工作的效率与效果，影响了行业的社会劳动时间与社会生产效率。而且，工程档案管理目前面对的是越来越多的档案资料，如何设计一套工程档案管理的自动化系统成为了业界必须要面对和探讨的问题。

3.1 工程档案管理自动化系统的需求分析

对于任何行业都是如此，探讨一项工作是否可以进行自动化和自动化软件的设计，首先都要考量自动化系统的需求， 对于工程档案来说也是如此。上文已经粗浅表明了，当前工程档案管理工作中需要一个自动化管理系统。 具体来说，可以从以下几个方面考虑。首先，绘制关联图，这张关联图包括工程管理所要处理的对象―原始数据与资料和处理的信息流―编制好文件，特别是对于信息流的分析要尤其注意。第二，创建开发型，它涉及到自动化系统不同适用对象的需求量不同而产生的信息流变化，因而对于用户（工程档案资料提供者）与管理者（工程档案资料管理者）要设计出不同的用户接口。 第三，确定优先型，建立使用模型并分析可行性，这一步后，便可以初步建立起不同的用户所产生的信息流数量。 第四，建立数据模型字典，自动化的关键就是信息与数据的流动与共享， 而这都依靠着数据完成， 为每个数据建立一套模型中的字典就指的是每个用户都依靠一定的对应关系发布信息，通过转码变成数据，在其他用户或管理者接受时，再以信息的形式出现，而数据则用于文유件与资料的编制。

3.2 工程档案管理自动化系统的设计要求

要设计一个档案管理自动化系统，首要就是能够让使用者或管理者录入数据，因而数据录入是工程档案管理自动化系统的基础功能。第二，这样的自动化系统还应具有一定的管理模块， 用于工程档案编制过程中的基础管理工作。笔者认为，工程档案管理自动化系统的管理模块应根据上文的需求分析设计为不同的层级，如普通的职员管理方面，它用于单位档案室所有员工之间的内部通信与基本的数据检索，而如管理员管理方面，专门是负责自动化系统和工程档案管理的员工对系统的操作；再如基本的管理内容，包括密码管理、参数设置等；还有如系统升级、系统维护、员工操作等带来的系统日志，也需要进行相关的管理工作。

4 工程档案管理工作的发展策略

工程档案管理工作绝对是当今工程管理与项目管理中仍需要提升管理水平的一个支项。从笔者上文所列举的一项项工作中的细节问题来说，这些都需要在未来的工作中进行提升和改进，细节管理和全过程管理的思路也应该纳入到工程档案管理工作中来。对于当前亟待解决的工程档案管理自动化系统的建设， 笔者认为在操作中应特别提高系统的安全性，并采用较为高效的编码 ヅ来进行数据的编辑。 除此之外，一些辅助功能如汉字识别、图片编辑、历史记录等功能也必不可少，以防止档案编辑中出现的意外。

5 结束语

本文从当今的工程档案管理现状出发，探讨了新形势下工程档案管理的目标、内容以及出现的问题，并对这些问题进行了较为深入的原因分析。 对于工程档案管理自动化问题，笔者从自动化管理系统的需求分析、 设计要求以及设计流程等方面，对此进行了初步的探讨，希望通过本文的讨论，对业界能够提供帮助。