探讨如何做好办公室综合管理工作

摘要：办公室是能够为整个机关提供管理服务、参谋咨询、监督指导等多项服务的综合性的管理部门，为了保证机关各部门的长远发展和协调互助，保证办公室工作的高效协调。本文就办公室管理工作的相关问题进行了具体分析。

关键词：办公室；综合管理；管理工作

中图分类号：C93 文献标识码： A

一、办公室管理工作的主要内容

办公室的工作比较繁琐，在对外方面要处理协调宣传工作，以树立良好形象；在对内方面，其工作更是涉及到整个单位的方方面面，如明确办公室管理工作职责、权限，制定相应的系列管理办法等等。

1.协助机关领导对机关各部门和下属各单位进行综合协调；负责部门规章制度建设。

2.负责机关公文处理、政务信息、机要保密、工作，并指导全机关相关工作；负责单位印章的管理。

3.组织综合性会议、党政联席会议、办公会议。

4.负责单位重要事项的督办、查办和催办工作；承担机关内部应急管理的日常工作。

5.负责单位的信访维稳工作；

6.负责组织单位大型活动和重要的接待工作。

7.负责机关行政事务管理工作。

二、办公室管理中存在的问题

1.管理思想偏激

长时间以来，已经逐渐形成了一定的办公室综合管理模式，在此思想的影响下，还无法全面适应现代化的管理模式，无法全面开展现代化的综合管理工作。在开展具体工作的时候，经常存在着一些偏激管理思想。部分单位为了彰显自我，经常在实际工作制定一些盲目、不可实现的目标，脱离实际情况，导致目标太高，实现过程太难，致使其无法完成。这样的情况对工作人员的热情是一种极大的打击，无法有效调动工作人员的积极性。而且还有部分单位制定的工作目标太低，完全可以在短时间内完成，这就导致工作人员经常延误工作，使工作效率严重下降，长此以往，必然导致工作人员形成惰性。

2.传递信息效率低

在办公室综合管理中，传递信息的时候需要进行一层层的传递，这样也就降低了信息传递效率，同时信息传递的准确性也有待明确。通常情况下，办公室之间的信息传递，一般都是利用书面材料的形式，将信息由一个部门传递给另一个部门，这样的传递方式比较落后，并且传递效率较低，无论是对人力资源，还是办公室资源，都是一种浪费。同时，在上下级之间进行信息传递的时候，需要设置一些专门筛选人员，这样不仅会浪费一些人力，还会浪费很多的时间，导致信息传递效率严重下降。

3.管理体制落后

在办公室开展综合管理工作的时候，一定要制定相应的管理体制，这样才可以保证办公室工作的全面落实，ฌ同时，管理体制作为综合管理的一种指导思想与准绳，是随着综合管理水平的提高而创新，并不是一直不变的。然而，在一些单位中，落实管理体制的时候，只是循规蹈矩，没有与时俱进，致使工作人员无法全面开展工作，无法有效处理一些新生事务，对综合管理效率产生了严重的影响。

三、办公室综合管理工作进行的具体措施

1.管理思想现代化

办公室工作人员的思想观点要跟上时代发展的新形势、新变化，勇于创新、开拓进取，要强化四种意识，增强办公室的整体功能。

1）树立全局意识

办公室工作人员要学会谋大势、谋大局，提高驾驭全局的能力。思考工作时，心中要装着大局，单项工作服从整体部署，局部利益服从全局利益。❥日常工作中，要树立全局“一盘棋”的思想，做好机关内部领导之间、科室之间，机关与各单位之间的协调工作，以形成精诚团结干事创业的强大合力。

2）树立效率意识

办公室优质服务本身就包含对效率的要求。办公室工作人员必须时刻绷紧效率这根弦，不断提高各项服务工作效率，实现效率和效益的有机统一。

3）树立创新意识

办公室工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一，办公室人员要善于继承优良传统，同时也要适应形势的变化和任务的需要，敢于探索，勇于创新。要善于运用创造性思维，谋划具有本单位特色的工作，也要能超前运筹，增强工作的预见性和主动性。

2.加强自身学习，提高业务水平。

要关注国家大事和社会新闻，要不断的向书本学习、向周围的领导和同事们学习。只要平时不间断的学习，每天进步一点点，经验才会不断的积累，业务素质才会不断提高。要在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面不断提升自己，这样才能从容地处理日常工作中出现的各类问题，才能保证本岗位各项工作的正常运行。

3.加强人力资源管理，落实以人为本原则

在办公室综合管理中，一定要强调人力资源管理工作的重要性，加强人性化管理思想的落实，同时在长时间的管理工作中，也说明了这是一个十分有效的管理模式，可以促进办公室各项工作的全面展开。并且落实以人为本原则，也是开展办公室综合管理人力资源工作的基础与前提。首先，一定要加强对办公室工作人员的人文关怀。通过改善办公室的工作环境与氛围，在外部环境中逐渐调动工作人员的工作积极性，不断调整工作人员的工作情绪，使工作人员一直处在轻松、和谐、愉快的工作环境当中，实现办公室工作的全面落实。其次，一定要构建有效的奖惩体制。从工作人员自身角度考虑，以工作人员利益为标准，明确工作人员的工作目标，严格落实奖惩体制。针对奖惩体制的构建而言，一定要加强人性化的考虑，合理奖励与惩罚工作人员，促进工作人员工作热情的调动。在构建这一体制的时候，一定要加强对办公室实际情况的考虑，促进工作人员工作职能的有效发挥，提高办公室综合管理的水平与效率。

4.增强工作原则性

进行办公室管理的过♋程中，要从单位的实际出发，对领导的管理意图清晰明确，按照大的方向和原则具体进行，办公用品添置、制度的考核、人事管理、员工团结等都是必须注意的问题。作为办公室工作人员，出现问题要对其最初分析和判断，不能询私情、搞特殊，要对整个单位负责，对领导负责。因此进行办公室管理工作的过程中，对各项管理制度要不断的制定和完善，保证在具体的规定中，大的原则能得到具体的落实，保证出现事情有章可循，进行工作流程管理、制度执行时要保证工作的不断深入细致，保证规范逐渐的形成，同时要对制度进行强化，保证好的执行力的形成，对欺上瞒下、以权谋私的行为要特别的制止。

5.管理手段自动化

信息技术日新月异的发展为办公自动化工作提供了前所未有的机遇，以计算机为代表的信息处理技术和网络技术，为我们展现了一个全新的世界平台。办公自动化指的是运用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，求取最好效果，以达到既定目标。办公自动化可以使脑力劳动者用现代化的科学技术和手段来改进工作方法，提高办公室的工作效率和质量，改进办公室的功能和结构，使办公室工作向智能型发展。改善人机界面，加强人机联系，是加强办公自动化建设，促使其迅速向前发展的必不可少的重要条件。

人机界面是人和机器或设备交换信息，进行联系的媒介物，合理而先进的界面，有利于充分发挥机器的效率而减少人的干预，办公自动化系统的建设及其发展程度，影响着办公效率的高低。处理好继承与创新的关系，合作与竞争的关系，重点与一般的关系，务实与务虚的关系以及处理好对上服务与对下服务的关系，政务与事务的关系，数量和质量的关系，工作和培训的关系，软件与硬件的关系，办公室的管理水平会与时俱进，蒸蒸日上。

综上所述，进行办公室管理工作的过程中，要保证其业务能力不断的提高，自身素质的不断加强，对工作的机制进行完善，方针目标、文字起草、规章制度制定和执行、劳资人事、对外联络等事务中，要不断的ღ进行平衡和创新突破，坚持思考，保证办公室综合管理工作的不断发展和完善，保卐证其更好的进行。