高职院校档案管理信息化
摘 要 文章分析了高职院校在档案管理信息化中存在的问题，并针对这些问题提出了相关对策，并介绍了Adobe Acrobat软件制作电子档案的方法。
Vocational Colleges File Management InformationLIU Changwei（Jinan Engineering Vocational Technical College， Ji'nan， Shandong 250020）Abstract This paper analyzes the problems in vocational college file management in♀formation， and proposed countermeasures to solve these problems， and describes methods of Adobe Acrobat software to create electronic archives.Key words file management; information; Adobe Acrobat software
高职院校的档案对于保存学校的历史、提高教育教学水平有着非常重要的意义。
传统的档案管理中，归档材料的整理、保管、查询等都是采用手工方式完成的。
随着信息技术的发展，高职院校的档案管理逐步由纸质档案转向了电子档案，管理方式也逐步向数字化、网络化转变。它可以极大地提升档案管理人员的工作效率，方便档案的查找与使用，是高校档案管理未来的发展趋势。
1 存在的问题我国的高职教育起步晚、起点低，在档案信息化建设中存在管理✯条件、管理水平、人员素质等问题，主要表现在下面几个方面：（1）档案管理信息化建设观念落后。很多高职院校的主管领导对档案工作的重视程度不高，没有认识到档案在学院发展中的重要作用，对档案管理的信息化建设更是缺乏认识，所以，会出现专职档案管理人员缺乏、档案管理制度不完善、档案管理工作方法陈旧等现象。
（2）档案管理的软硬件条件相对落后。很多高职院校是由中专升格或是几所大中专院校合并而来，基础设施较简陋，资金往往照顾不到教学以外的部门，制ฎ约了档案管理的信息化发展。硬件方面，很多学校档案管理设施设备仅能满足于档案的日常管理，配置落后;软件方面，没有采用比较先进的档案管理软件，导致工作效率不高，不能较好地体现档案管理信息化的优势。资金投入不足、软硬件条件落后是制约高职院校档案管理信息化建设的最大障碍。
（3）档案管理队伍信息化管理水平有待提高。目前档案管理队伍中档案学专业和计算机专业毕业的凤毛ศ麟角，多数档案管理人员学历不高，且缺乏专业的档案管理培训，不具备专业的档案管理知识，限制了档案管理的信息化。
（4）档案管理制度不完善。目前的高职院校档案管理还存在比较大的随意性，规范化程度低、完整性欠缺，档案处理不科学规范，欠缺适当的保护措施和保密措施。
2 高职院校档案管理信息化的若干建议（1）提高档案管理人员素质和服务理念。应对档案管理人员加强专业的业务培训和信息化培训，满足信息化档案管理的要求，提高工作效率，调动其工作积极性。转变现有的服务理念，采取走出去，主动获取的工作策略，将有价值的档案信息及时归档。
（2）提高基础设施建设。高职院校要多方筹措资金，增加对档案管理的资金投入，引进先进的设备、技术、管理软件，以ข满足档案管理信息化要求，提高档案管理的科技含量。
（3）提升档案信息化程度。现在，高职院校中很多文件都采取了电子文件，对档案管理的要求也逐渐提高。传统的档案管理方式缺乏灵活性、准确性，信息共享程度非常低，查询费时费力，已经无法满足档案管理工作的需要。因此，档案部门应对档案信息实行数字化处理。利用计算机技术进行检索，会大大提高档案管理的速度和准确性，查询也变得简单便捷。
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图2 图3（2）纸质版档案转为pdf格式电子档案。单击“文件―创建pdf―从扫描仪”，可以直接将扫描的纸质文件创建为pdf格式的电子文档。也可用扫描仪将其扫描为图片文件，在Adobe Acrobat软件中单击“文档―插入页面”，选择文件类型为扫描的文件格式，在之后弹出的对话框中选择插入位置，如图3，即可将扫描后的档案转成一个pdf文档。Pdf文档比图片节约硬盘空间，也容易使档案统一格式，使用该软件操作起来也较容易。
（3）pdf格式文档转换为word格式。点击“文件―另存为”，选择word文档类型，即可转换为word格式。
（4）从网页创建pdf电子档案。有些需要存档的材料来自网络，Adobe Acrobat也提供了从网页创建pdf格式文档的功能。单击“文件―创建pdf―从网页”，输入网址及获取位置，如图4，创建即可。
