论档案管理的信息化建设

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。

1.档案管理信息化建设的重要意义

随着现代信息技术的广泛应用，档案的利用范围也越来越广，档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系，实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性。

2.档案管理信息化建设工作中存在的问题

2.1缺乏统一的标准体系

我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步，而标准制定工作直至90年代末才刚开始，并且制定出台的相关标准寥寥无几✯，内容缺乏系统性、配套性，导致工作流❦于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。

2.2重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，这种重设施建设轻信息资源建设的错误，导致信息化的应用成果不明显。

3.加快档案管理信息化建设的建议

3.1加快档案信息标准规范化建设步伐

所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。

3.2提升档案管理人员业务水平

档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。

3.3提高认识，加大设施投入

档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

档案管理的信息化是一个全面、长时间而且特别详细的工作，而且它要求档案管理人员主要的参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理的信息化有着十分主要的作用。在互联网发展的如此之快的这个时代，档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使用，它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向。

4.创新文化是推动高校档案工作信息化建设的驱动力

必须重视科技创新文化软实力的建设，用科学发展观梳理高校档案工作发展思路，建立科学合理、成本低廉、优质高效的创新体制，让激励创新、敢为人先的创新文化植入到每个人思想里，落实到工作中。创新不仅是一种理念，更是知识、能力和责任的体现，只有形成以创新求发展的价值取向，与时俱进的创新动力，才能推动档案工作由传统到信息化的转变。实现基于信息系统的档案工作体系模式，是一项以信息化为特征，以信息技术为核心的深刻变革，必然会对传统的档案工作理念和手段带来巨大的冲击和挑战。同时，我们工作中的教条主义、经验主义、自以为是的态度、守旧观念和传统习惯是档案工作创新和转变工作模式的最大障碍，创新文化建设是突破障碍实现档案工作跨越式发展的根本动力。也是提升高校档案工作创新能力的根本之策。因此，必须深入探索和掌握基于信息系统的档案工作体系的科学规律，创新档案管理工作理论和实践，以创新驱动档案工作信息化建设，真正推动一场基于信息系统的档案工作体系革命，实现高校档案工作信息化建设又好又快的发展。

5.观念更新，观念更新

是自我否定、自我变革和自我超越的过程是艰难、痛苦的强制性的转变，如同破茧出蛾，需要冲破陈旧观念的束缚，破除固有的思维方式，改变现行的工作方法和行为习惯。观念不更新，眼光就短浅，思路就封闭，就设计不出具有创新性、突破ϟ性的高校档案工作信息化建设方案，就建不成基于信息系统的档案工作体系。高校档案管理工作必须解放思想、更新观念、创新变革、破除封闭僵化观念、确立科学先进理念，开创档案工作信息化建设的新局面。追赶ม上时代发展的步伐、

6.制度应当创新

创新的制度应当是保障和规范信息化建设和工作模式变革的制度，再造基于信息化环境下的新制度，广泛包容高校建设和发展相关的全部要素，重新调整内部与外部的关系，上级与下级的关系，部门与部门的关系，岗位与岗位的关系。保证基于信息系统的档案工作体系成为高校管理工作信息化体系中的有机组成部分，用制度去规范和约束高校各项工作的运行程序，使档案工作程序成为高校各项工作运行程序中的必经之路。加强对执行制度的情况进行考核，通过考核有效规范教职工的活动和行为，持续提高教职工的档案意识和培养保存凭证、留存档案的自觉性，促进、保障和规范Σ高校档案信息化建设。

7.思路也要刷新，档案工作者同样是档案工作信息化的建设者

必须通观国内、国外信息化发展趋势，厘清高校档案工作信息化建设需求现状，放小利识大局，抛弃拿来主义，买来主义，死搬硬套的现象，避免重复建设和建成过时的东西。不能只围绕档案管理系统软件和服务器打转转，而要结合高校档案工作实际，创新性的提出校园档案云、信息校园、云校园等概念，在更高的起点上参与谋划高校档案工作信息化建设。强化全局统筹跨界管理，严格把跨职能、跨系统互通性作为衡量档案工作信息化建设的标准，实现向系统融合、规则统一、操作一体、信息共享的基于信息系统的档案工作体系转型。

档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，包括了基础设施建设，内部与外部的组织机构建设，软件系统及体系建设，系统技术支持、安全保障、灾难备份与恢复体系建设，信息化技术与档案业务及档案管理意识培养机制的建设等，是一项综合性、系统性、创新性工程。高校档案工作信息化建设牵涉到高校工作的方方面面，是一个动态的、渐进的、长期的过程，它的整体性和协调性是非常重要的，没有高校领导层的重视、参与、协调和督查就不可能无遗漏地布置和落实。因此，高校档案工作信息化建设必须坚持统筹规划，顶层设计，统一建设，破旧立新，系统集成，信息共享，形成基于信息系统的档案工作体系，才能推进高校档案工作信息化建设健康、稳步、快速发展。