高校基建工程档案管理问题与对策

摘要： 介绍了高校基建工程档案的分类、特点及作用，分析了目前基建工程档案管理存在的问题，并提出对策。

Abstract： The classification， characteristics and effect of university capital construction files are introduced， problems in the current file management of university capital construction are analyzed and the countermeasures are proposed.

关键词： 高校；基建工程档案；管理；对策

Key words： university；infrastructure project archives；management；countermeasures

0 引言

高校基建工程档案是指高校在工程建设、规 ヅ划、设计、施工、使用和维护过程中直接形成的具有归档保存和查考价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的历史记录材料，通常有纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等储存形式。基建工程档案记录了工程建设的全过程，为高校校园建设和规划、处理纠纷、事故责任认定、管理维护、防灾和应对紧急情况提供可靠依据，是高校宝贵的财富。近年来随着高校新校区建设及合并的增多，对基建工程档案管理工作也提出了更高的要求。

1 基建工程档案的特征

基建工程档案记录了工程建设的全过程，一般可分为前期准备阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、竣工图和竣工验收阶段文件、使用维护阶段文件等五类文件，具有以下几方面的特征：①分散性和复杂性。基建工程往往周期长，涉及设备、生产工艺、建筑材料、施工技术、参与单位等多方面，影响因素繁杂，工程建设各个阶段相互穿插且相互影响，由此决定了工程档案的分散性和复杂性。②继承性和时效性。随着国家建筑法律法规、标准、建筑技术、企业管理水平的发展，基建工程档案可以被继承和积累。新建工程可以通过借鉴以往类似工程的档案，少走弯路，吸取先进经验，避免错误重犯，造成人力、财力的浪费。基建工程档案的时效性决定了有些档案的价值会随着时间的推移而衰减，有些工程文件一经生成，就必须及时传达给相关部门，否则一旦不被认可，会造成严重影响。③全面性和真实性。基建工程档案要体现自身实用价值，就必须全面真实地反映工程项目的实际情况，形成一个完整的系统。只有真实记录工程的全部过程，包括发生的质量事故、安全事故、存在的隐患等，才能对后续工程有借鉴意义。如果造假虚报工程档案，必然会引起严重后果，同时也失去了工程档案管理的意义。④随机性。工程建设各个阶段都会有大量工程档案资料的产生。不仅工程建设常规阶段会产生档案文件，一些诸如火灾、地震、事故等偶然性、随机性事件的发生也会产生特定的档案资料，因此工程文件档案资料还具有一定的随机性。⑤多专业性和综合性。由于人类对建筑物功能需求的多元化，建设工程项目也逐渐演变成系统化的综合性工程，往往需要多个专业、多种工作协同完成。既涉及工程咨询、土地规划、环境评价、安全评估、消防、卫生、建筑、市政、智能系统、电力等多门学科，也综合了项目管理的组织协调、合同管理、投资控制、进度控制、质量控制、信息管理等多方面的工作。因此，基建工程档案往往涉及多个专业、多个单位，具有很强的综合性。

2 高校基建工程档案管理存在的问题

基建工程档案的上述特征决定了档案管理工作的复杂性。实际工作中，往往档案工作与工程建设不同步，不同程度地滞后于工程建设，造成应归档材料的不齐全、不完整。高校基建工程档案管理主要存在下述问题：

2.1 档案管理意识淡薄 长期以来，我国高校主要领导“重建设、轻档案”，对档案管理部门♥投入不足，而档案管理部门自身宣传力度也不够，造成了基建档案管理相关人员管理意识淡薄，在工程竣工以后，甚至出现有些基建工程管理员将资料一锁了事，不及时归档，“人在资料在，人走资料失”。档案管理从业人员往往都是☑兼职，不了解工程档案的特殊性，只对档案资料简单接收、装订，而不是按系统化专业化整理档案。同时归档文件质量低下，不符合对归档要求的材料都收拢进来，如一些凭证、签证、变更文件都是复印件，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，签字盖章不全等等。

2.2 档案管理规章制度不完善 随着基建工程档案的增加，传统的档案管理模式已经滞后，多数高校没有制定相应的管理规章制度，职责不清，工作流程也不合理，造成档案管理效率低下。在工作中对相关工作人员没有合理的考核和约束机制，不能确保基建工程档案的准确性、系统性、成套性。

2.3 档案管理方法和人员素质滞后 计算机、网络技术的崛起为基建工程档案管理工作提供了更好的平台，但目前高校普遍在技术、理念、设备、工作人员素质方面滞后于现代档案管理要求，纸质载体以外的档案少之又少，有些管理人员计算机的水平甚至仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

3 基建工程档案管理对策

为了能够更好地发挥基建工程档案的重要作用，提高档案管理的科学化水平，提出以下几点对策：

3.3 提高档案管理人员专业水平 从事基建档案管理需要专业性的人才，高校应积极引进专业人才，加强对现有人员的教育和培训，使其了解基建档案管理知识、基建工程建设程序、基建专业知识，优化知识结构，增强其责任心和自觉性。同时以提高专业水平为重点，提高其电子文档管理、网络技术、现代管理等能力，加强科学管理。此项工作应作为一项长期工作持之以恒，只要发挥好管理人员的主观能动性，才能使基建档案管理工作事倍功半。

3ฎ.4 实现基建工程档案管理的网络化、电子化 现代计算机技术和网络技术的发展为高校基建档案网络化、电子化管理提供了广阔的空间，高校应抓住契机，加大硬件投入，利用数据库技术和多媒体技术，改变传统的档案管理模式，探索建立基建档案信息资源体系。将传统的纸质载体档案电子化，建立电子档案信息库，同时利用高校自身校园网络，实现基建工程档案收集、保管、查阅、传输的网络化、电子化。

3.5 强化维修改造工程档案管理 基建工程档案管理不能仅仅重视投资额大的工程，而忽略投资额小的维修改造工程。许多维修改造工程涉及弱电强电线路改造、地下管网改造、空调通风、消防管道、供水供热等方面，尽管投资小，但对工程本身影响深远。应强化此类工程档案的收集整理工作，纳入到基建工程档案管理体系中，有利于今后的查阅和利用，避免学校建设资金的浪费。

4 结语

基建工程档案真实全面反映了高校基本建设全过程，是高校今后 ﭢ建设改造、维护管理、资产评估的重要依据。高校基建工程档案管理是总结历史、服务现实、着眼未来的工作，只有充分发挥管理部门和相互人员的积极性和专业知识，利用现代档案管理手段，才能更好地发挥高校基建档案的基础作用，为高校教育事业的发展贡献更大力量。

参考文献：

[2]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（8）：49-50.