新形势下提升高校档案管理水平的思考

【✫摘 要】全面建设小康社会的深入推进，为档案事业的发展提出了新的要求。新形势下，提升高校档案管理水平，要加强档案的管理制度建设、网络体系建设、人才队伍建设、组织文化建设、交流平台建设，为学校师生和社会公众提供优质的档案服务。

【关键词】高校；档案；管理水平

高校档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载☿体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。随着全面建设小康社会的深入推进和高等教育事业的不断发ฃ展，贯彻落实档案法规，完善档案管理体系，加强档案制度建设，不断提升管理水平，提高服务效率，充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的社会价值，成为高校档案工作的一个重要任务。

一、加强档案管理制度建设，是提高档案管理水平的重要保障

完善档案管理制度，依法开展档案工作，既是提高档案管理水平的现实要求，是推进档案事业不断发展的重要保障。高校要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合本校档案管理工作的实际情况，广泛征求各立卷归档单位的意见建议，广泛吸收各高校制度建设的有益经验，科学制定，不断完善，严格落实档案管理制度，明确档案工作的管理体制、人员配置和经费保障、档案的归档范围、移交接收、保管与利用、考核奖罚等要求。同时，还应根据档案管理的实际需要，细化档案管理制度，对档案的对档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁以及档案的安全保密、档案的借阅利用、库房管理等做出明确的规定，提高制度的可操作性，形成较为完善的档案规章制度体系，使档案工作进入法制化、规范化和科学化的发展轨道，为提高档案管理水平提供长效的制度保障。

二、加强档案管理体系建设，是提高档案管理水平的重要基础

加强档案工作的制度建设，重在档案工作中严格落实各种制度，明确档案管理各方的职责要求。完善的档案管理网络体系，是提高档案管理水平的重要基础。各高校要建立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，实行统一领导、分级负责的管理体制，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。为强化各部门分管领导的责任，各高校还必须坚持由主管校长与各部门分管领导签订档案工作责任书，在责任书上明确部门分管领导、兼职档案员的工作职责，以增强部门档案意识，提高立卷归档水平。各高校还应将各部门的档案工作作为部门绩效考核的重要指标，要求各部门将档案工作纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。通过这些措施，可以使档案责任落到实处，为开展档案工作，提高管理水平，推进各高校档案☿事业的发展提供了强有力的组织保障。

三、加强档案人才队伍建设，是提高档案管理水平的关键所在

档案制度的健全落实，档案发展规划的制定推进，档案文化的建设传承，档案设备的操作管理等方面的顺利开展，都与高校档案工作人员的能力水平密切相关。加强高校档案人才队伍建设，激发档案工作人员的潜能，提高档案工作人员的素质，是提高档案管理水平的关键所在。高校应该制定科学的人才队伍建设规划，将作风正派、踏实认真、技术过硬、热爱档案工作、具有奉献精神的人才选拔到档案队伍中来，坚持外引内稳，加强在职培训，加强科学研究，为其开展工作创造条件，不断提高档案人才队伍的专业水平、研究能力和职称层次，建立和完善人才交流和培养机制，通过参加各种学术交流活动，广泛吸收业界在档案管理方面的优秀经验，积极探索提高档案管理水平的有效途径。兼职档案员队伍是档案工作队伍的重要组成部分。高校应着重加强对兼职档案员的培训工作，制定年度培训计划，建设交流培训平台。专职档案员要经常到立卷归档单位，指导立卷归档工作，及时解决工作中出现的新情况和遇到的新问题，不断提高立卷归档质量。

四、加强档案基础业务建设，是提高档案管理水平的根本支点

“基础工作主要是指档案的收集、整理、保管和保护，利用工作则是在上述工作的基础之上来开展的。”档案基础业务的推进情况，是档案管理水平的直接体现。高校开展档案工作，应严格落实档案的收集、整理、保管、统计，以及开发利用等制度，严格执行分类标准，做好档案“八防”和温湿调控，定期召开档案交流总结会，加强对各归档单位的业务监督和检查指导，及时了解各单位的档案工作情况，扎实推进部门立卷制度。

“当前，随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐，……纵观档案发展史，从简牍到电子，档案工作无不是适应科技发展而不断更新档案管理内容和手段才获取更大发展的。面对大数据时代的机遇与挑战，我们必须全面推进数字档案馆（室）建设。”高校应整体规划，循序渐进，持续进行，注意安全，注重质量，引进或自主研发计算机档案管理软件，大力推进传统载体档案数字化，实现档案的精细化、自动化管理，不断提高档案工作效率，为学校师生和社会公众提供优质便捷的档案服务。

五、加强档案组织文化建设，是提高档案管理水平的重要因素

良好的组织文化氛围，能使工作人员潜心工作，增强工作认同感，提高工作效率。高校要以科学发展观为指导，以建设先进档案文化为方向，传承档案文化精神，表彰先进集体个人，积极融入校园文化建设。档案工作人员特别是党员干部，更要强化宗旨意识，以身作则，身体力行，带头贯彻落实档案制度，带头创先争优，勇挑重担，敢于担当，扎实工作，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩，用踏实的态度、高超的技艺、优质的服务起到积极的引导示范作用，“把档案工作者忠于党和人民的崇高思想、维护历史面貌的求实精神、无私奉献的高尚情操、艰苦拼搏的顽强作风一代代地继承下去，发扬光大，”全心全意地为学校师生和社会公众服务，“以自己奋发有为的精神状态鼓舞激励干部职工，形成工作合力，推动事业发展。”

六、加强档案交流合作，是提高档案管理水平的有效措施

提高档案管理水平，是一项系统工程，需要各高校要加强交流合作，相互借鉴档案管理的优秀经验，广泛吸收档案管理的新做法，及时了解档案工作的新动态。高校既要建立长效的人才交流机制，互派馆员，挂职锻炼，开拓工作视野，提高综合素质，又要通过网络交流、来访交流等形式，经常开展工作交流，将各个高校档案管理中好的做法和自身工作实际紧密结合起来，针对档案管理中出现的新情况，制定有效的措施，不断提高档案的管理水平。同时，各✄高校还可打造科研平台，就共同关心的档案管理课题，群策群力，联合攻关，加强研究，共同探索档案工作规律，共同研究提高档案管理水平的有效途径。

十八大报告指出：“实践发展永无止境，认识真理永无止境。”“传统行业的发展要与时代同步，就需要不断创新，在思维观念、工作部署上跟上时代前进的步伐，为行业的可持续发展注入新的活力”。高校档案工作只有不断提高管理水平，才能适应学校和社会发展的需要。高校应紧紧把握高等教育事业发展对档案工作提出的新要求，围绕学校的中心工作，扎实推进基础业务，传播档案文化，加强交流合作，争创“管理规范化、服务效果好”的高校档案馆，充分发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的功能，为学校教学、科研、管理和社会提供更加优质的服务。