高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考

[摘 要]本文通过对高职院校档案管理队伍的现状分析，探讨目前高职院校档案管理队伍建设存在的问题，提出高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路。

[关键词]高职院校;档案管理;队伍建设

现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状ส分析ณ

（一）人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象。

（二）档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合。

（三）缺乏对档案管理人员有效培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，没有形成对外交流学习等方面的规章制度。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

ツ （一）重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：

其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职 ヅ教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。？

其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制。

（二）创新管理，提高教学档案内在质量。教学档案管理包括档案收集、整理、保管、处理和利用等。有效的管理是提高档案内在质量的必要前提和手段，也是提供高效服务的基础。教学档案管理人员应立足校内、面向社会，立足当前、面向未来，立足本职、面向全面，高度重视教学档案管理的重要性，要在档案管理的制度上、档案的质量上、管理的科学上下功夫，大胆改革现有的高校教学档案管理模式，实现教学档案管理现代化、信息化、服务化，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为管理提供服务。

（三）创新观念，实现教学档案公共价值。教学档案的公共价值体现的是多数老师的公共利益。实现档案公共价值就决不是一个轻松的过程，而需要某种力量予以督促和强制，那就是要创新思想观念。而制度的约束和外部的激励最终也要转化于观念的转变，因此，观念的创新是教学档案公共价值实现的关键因素，每个教师要将教学创新成为自己的自觉要求和追求目标，立足岗位，创造优秀的教学成果，自愿将这种独创性的成果在一定的范围内共享，实现它的公共价值，从而提高整个学校的人才培养质量。

（四）规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务服务光荣、服务自豪的观念，二是提高综合素质▲。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识

三、结语

学校档案管理水平的提高是一项系统工程，需要国家、社会、高校、学生的广泛关注，必须根据社会形势的发展变化和学生成才的需要进行不断的探索与创新。只有这样，学校档案管理才能有着广阔的前景和美好的未来。认真学习国内外先进的档案管理方法，并以此作为改进工作的重要依据，不断改进和完善自己的工作，推动学校的档案馆建设乃至学校的整体发展。

参考文献：

[2]王伊娜.前档案管理工作存在的问题与对策[J]，中外健康文摘.

2010（17）

[3]张海庆.高校教学档案管理现状与对策[J]，中小企业管理与科技.2009（5）