档案管理信息系统建设应注意的几个问题

摘 要：随着知识经济的到来和信息技术的发展，各行业领域都在加速进行档案管理信息系统建设，本文首先给出了档案信息系统建设的含义及优点，并针对当前档案管理信息化建设中存在的问题提出了相应的对策。

关键词：信息化时代；档案管理；信息系统建设；问题

1 ☭前言

随着信息科学技术的快速发展，信息科学技术已经开始广泛的应用于社会的各个生产领域之中，具体的来说，在档案管理领域，主要指的是通过利用信息科学技术，将档案管理之中的各种各样的数据信息进行加工处理，然后在进行科学的数据分析处理，保证这些数据信息可以有效地存储在档案管理的数据系统之中，形成一套完善的信息系统体系，以便于在使用的过程之中，可以迅速的寻找出来。在运用信息科学技术的基础上，可以将档案管理从传统的纸质的档案信息资源管理升华到信息化管理：在档案管理的资源管理过程之中，使用互联网的技术手段，可以 ☺有效的提升档案管理的信息系统的管理效率，与此同时，在进行数据资源的采购过程之中，可以获取到最新的数据资源，其性价比相对较高。

2 档案管理信息系统建设应注意的几个问题

2.1 检索方式单一和落时，需要到档案管理电脑和现场检索

截至目前为止，我国的档案管理在进行内部的数据信息整合的过程之中，都还在使用着相对比较原始的数字整合方式。在这样的背景下，所进行的信息系统整合过程缺乏有机的操作和整理，在这个过程之中，也难以将的档案管理之中的数值资源结构信息进行有效的统©一，为档案管理的学生提供有效的查询和阅读路径。从档案管理所提供的信息系统的类型来看，所提供的信息系统信息都不是动态更新的，涉及到的实时性的信息系统相对较少，没有充分的发挥出信息系统的动态化优势。与此同时，在进行数字化资源整理的过程之中，也没有涉及到各种各样的个性化阅读服务，这就给档案管理的查阅者带来了很多的麻烦。除此之外，目前，我国的档案管理的整合系统各异，系统间没有统一的整合标准，直接影响着未来的资源共享，也背离了信息系统整合的目的。

2.2 档案查询过程相对繁琐

目前档案管理在引进大量的档案信息后，忽视了对档案信息系统的宣传普及工作，在这样的背景下，虽然我国的档案管理引进了先进的信息系统技术，但是，由于没有很好地在的档案管理的查阅者之中普及开数字化资源的档案管理信息，这就导致难以有效的发挥出档案管理在信息系统上的优势，难以有效的利用这些信息系统。尤ฟ其是目前档案管理的借阅和归还流程繁琐，使用人工办卡和登记，这就给查阅者带来了很多的麻烦。

2.3 档案资源多且杂

在新的时代背景下，国家更加重视精神文明建设，因此加大了对档案管理的投资力度，使得档案管理的资源不断增多。同时，随着信息化技术的不断发展，当代档案管理已经基本建成了数字化档案管理，并且在不同部门之间逐步实现了档案资源共享。这就更进一步扩大了档案管理的资源数量，导致查阅者在进入档案管理后容易产生选择性恐惧症，面对大量的档案信息难以做出良好的选择。同时，在大量的资源面前，查阅者也很难根据自己的真实需要进行选择，通常会在面对多种选择时做出无奈的选择，最终导致其他资源被浪费。

2.4 档案信息更新快

另一方面，在网络信息时代的背景下，当代档案管理已经能够充分利用网络信息技术进行资源的收集和整理。同时，在新的时代背景下，社会各个领域也得到快速的发展，导致各个领域的和研究得到快速的更新。在这种背景下，大部分查阅者并不能掌握前沿的信息，无法切实把握各个领域最前沿的动态。因此，大部分查阅者没有相应的意识去挑选最前沿的资源，也不知道如何选择最适合自己的资源。总的来说，当前档案管理资源利用率较低的原因主要有两个。一方面，档案管理的资源得到极大的增加，而查阅者的数量却在相应减少，导致大部分资源无人问津，造成资源浪费的现象发生。另一方面，查阅者难以在大量的资源中做出最好选择，也无法正确把握各个领域的前沿动态，无法做出更好的选择。因此，要提高档案管理资源的利用率，也就是要解决上述两个问题，使查阅者能够阅读更高质量的资源，并且能够选择更适合自己的资源。

3 针对档案管理信息系统建设存在问题的解决措施

3.1 Internet网络检索的应用

随着信息科学技术的进一步发展，为了有效的解决档案管理检索方式单一的问题，可以充分的利用计算机的信息检索能力，提升信息检索的检索速度，帮助查阅者在进行借阅档案信息的过程之中，快速的寻找到自己所需要的内容。具体的来说，就是在进行档案管理的过程中，引进Internet网络检索技术，提升档案管理数目的检索能力，为查阅者提供方便。

3.2 自助办理档案查阅业务

在进行档案管理的过程之中，为了有效的帮助查阅者缩减借阅档案信息的时间，也为了更有效地帮助查阅者快速的进入档案管理进行档案信息借阅，可以让查阅者使用二代身份证，免押金，过期自动提醒，方便快捷。通过这样的方式，可以帮助更多的人查询档案，也可以方便档案管理对查阅者进行管理，降低档案管理的管理成本。

3.3 提升档案信息资源共享范围

在信息化时代，随着互联网技术的发展，各个档案管理实现通借通还，一方面实现资源共享，一方面方便人员。在这样的背景下，可以充分的利用好互联网技术信息共享的优势，有效的保证了档案管理的信息资源的最大开发利用。

3.4 数字档案管理的开发

档案信息扫描后，通过Internet，App等传播，适用人们的阅读习惯。在这个过程之中，档案管理应改变传统的思维模式，变被动为主动，对信息系统积极地开展舆论宣传，建立特色数据库来吸引查阅者。具体可采用以下方法：一是新购置的电子资源，可在档案管理主页上及时进行通报，对全体查阅者进行告知；二是各个数据商联合，在现场开展数据推广活动。可通过现场互动，检索竞赛和知识问答等形式，调动查阅者的兴趣，提升对信息系统的关注度；三是向查阅者发放档案管理信息系统的具体内容简介，并随时发布关于信息系统的最新动态，加强和查阅者之间的交流和互动。

4 总结

总的来说，提高档案管理的信息化建设程度，不但能够促进档案管理的进一步发展与建设，同ツ时也能够为查阅者提供更高质量的服务和更好的阅读体验。因此，档案管理必须要切实掌握档案管理信息化建设程度较低的主要原因，通过分析得出相应的解决对策，并在实践中进行检验。同时，相关管理者需要在实践过程中不断发现问题、思考问题、解决问题，进一步完善相应的对策，切实提高档案管理的信息化建设程度，推动档案管理的发展与建设，达到提高群众科学文化素质、加强精神文明建设的终极目的。