浅议基层单位人事档案管理
[摘要]人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是国家档案的重要组成部分。管好用好人事档案对人力资源的开发至关重要。
[关键词]基层;人事档案;管理
【黑龙江史志2015.4（总第341期）】
人事档案是对个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录。是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是国家档案的重要组成部分。管好用好人事档案对人力资源的开发至关重要。近年来，我局在选拔中层干部、后备干部、科级干部、职称评审、参加社会保险等多项工作中，都充分发挥了人事档案的重要作用。在办理职工退休工作中，依据人事档案中记载的准确信息，为符合条件的职工及时办理了退休手续。在工资套改过程中，以人事档案为依据，为全局在职及离、退休人员准确无误地进行了工资套改，收到了满意效果。随着国家人事制度改革力度的不断加大，事业单位深化改革的逐步推进，与时俱进地做好事业单位人事档案管理工作，更好地发挥人事档案的作用，是当前人事档案管理工作的一个重要课题。对此，笔者结合自己的工作经验，谈点粗浅的认识。
一、当前干部人事档案管理工作中存在的问题
（一）人事档案内容不丰富、缺乏个性特征
人事档案是个人信息的储存库，应该能反映人才全面、真实、立体的情况。然而，目前的人事档案大多数材料只能反映一个人的姓名、出生时间、学历、毕业学校及专业、政治面貌、工作经历、工资变动等基本情况。机关、事业单位人事档案中虽然有考核鉴定材料，但多是千篇一律的套话、空话，内容较为贫乏，真实客观的评价剖析材料少。缺乏反映个人奖励、违规记录、职业倾向、爱好专长、创造发明、学术研究、技术成果、管理才能、道德诚信等方面的内容。
（二）档案转递不规范造成工作上的被动
随着人才流动等外部环境的逐步宽松，各类人才流动速度加快、流动方式更加灵活，给人事档案传递增加了难度。比如，在传递人事档案的工作中，有些人对个人档案不重视，自行离开单位后迟迟不转档案，原单位也无法与其取得联系;还有的单位人事部门在取走干部人事档案后经过多次催要才返回回执;此☣外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这些都给干部在职称申报、转正定级、养老保险缴纳、退休办理等带来了困难，也给人事档案的管理工作造成了困扰。
（三）档案利用形式单一
目前的人事档案介质依然是以纸质为主，利用形式单一。在利用过程中，由于人事档案反复调用原件，造成档案破损情况严重，直接影响到档案的完整与安全。例如，在事业单位中大部分干部都会参加专业技术职称的评审和聘用，在评聘过程中需要大批量的使用人事档案原件，有些个人档案的相关材料会连续几年都要使用，这使得已装订成册的档案材料不得不拆装、还没有装订入册的材料只能延缓装订，这样对档案材料造成了很大的破坏，不利于档案保存与管理。
（四）人员配备上不够重视
许多基层单位对人事档案管理工作不够重视，认为人事档案℃工作就是简单的收集材料、抄抄写写、装订成册、一般的保管等事务性工作，没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的人员。人事档案管理人员队伍在文化程度、专业素养、理论水平、思想观念等方面参差不齐，人员大多是“半路出家”，而且还耍兼任其他工作，这样以来，兼职档案管理员没时间熟悉人事档案业务，学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，更没有时间去研究探 ϡ讨人事档案管理的理论和创新，工作难免只能流于应付事务。还有些基层单位内部人员轮岗频繁，管理人员不稳定。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。
二、如何提高基层单位干部人事档案管理水平
（一）加强干部人事档案的真实性、完整性
1.要进一步完善人事档案及材料审核把关，定期开展干部人事档案管理内部审核。一是审核档案内容是否客观真实。审核中发现干部出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等基本信息前后记载不一致的，要按政策规定予以确认，并根据确认的结果更新相关信息。二是审核档案材料是否手续完备。如审核中发现没有单位盖章、没有落款时间、没有审批意见、没有填写完整的，均须补办有关手续或重新补填有关材料。
2.丰富人事档案管理内容。很多单位干部人事档案的内容记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本 Ü情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的材料少，影响了组织部门对干部的全面了解。因此，干部人事档案还要增加反映个人综合能力的材料，增强反映个人的政治素质、品德作风、情操修养、业务能力等方面的材料内容。如个人管理风格、职业兴趣、近期工作成绩、创造发明、学术成果、贡献能力以及个人在社会、经济等活动中的动态记录等材料。通过丰富人事档案管理内容，把干部人事档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像。
（二）规范人事档案的移交和转递
根据中共中央组织部关于“转递干部人事档案，要通过
机要交通或派专人送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任”的规定，要建立健全人事档案移交和传递制度，对干部人事档案材料的移交要明确规定出时间、范围和程序，并督促有关部门及时将材料进行移交，保证干部人事档案信息及时更新和保存。对调入和调出的干部，档案管理部门及时办理人事档案转递的相关手续，防止档案丢失;对临时未落实
单位的调离人员，待落实单位后办理档案传递;同时要建立健全催要制度。档案管理人员要主动联系，保障信息交流的畅通，建立递交干部档案收集制度。对人员在跨单位未能及时递交到档案部门的档案材料，要及时发函或登门索要。同时应提请党委把干部人事档案材料的移交工作纳入年度考核内容，并与年度考核挂钩，实现由被动收集变主动收集的转变。
（三）采用多种形式来做好档案利用
首先建立干部档案电子查阅机制。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，对人事档案进行了扫描整理入库，实施干部人事档案动态管理，建立干部人事档案数据库系统，使干部档案数据化、信息化。在档案的查阅、借阅、归档、统计、复印等日常工作方面实行微机操作，从而提高工作效率;其次，为有效保护原始材料，在评聘职称过程中需要抽取的档案材料，可与其他部门协商尽量用加盖管档单位公章的复印件代替原件使用;第三，逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互链接，实行干部人事档案网络化管理。在管理中要坚持谁管理谁负责，按照管理权限由主管部门负责人事档案的日常管理和维护，在使用上可根据用户的不同情况，对不涉密的档案业务采取通过身份确认后提供所需的档案材料，确保业务办理的及时、规范。第四，单位要从信息资源的角度管理干部人事档案，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。
（四）努力提高档案管理人员的专业素质
人事档案管理人员良好的业务素质是促进档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。对于基层单位而言，在选配人事档案管理人员时，要建立选拔标准，要挑选既在政治素质和道德品德上作风正派、遵纪守法，能保守秘密、爱岗敬业、乐于奉献，又要有一定的档案专业基础知识人员从事人事档案管理工作。同时还要积极为他们提供培训和学习机会，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解档案的重要性，增强责任心，提高档案管理技术水平。对于上级业务主管部门应定期举办相关的专业知识培训班，组织人事档案管理人员学习最新的有关政策文件，熟悉人事档案管理各项规定和制度，了解业务知识，交流工作经验和心得，促进各基层单位档案管理人员的理论水平和业务能力的提高，以ภ适应新形势发展的要求。
