民办高校招标档案管理的研究

时间:2024-12-26 01:44:07 来源:作文网 作者:管理员

摘要:民办高校招标采购档案是招标采购工作的重要记载,是档案管理工作的重要内容之一,做好招标采购档案管理工作是规范招标采购管理工作的重要途径,对于民办高校来说具有重要意义。本文根据民办高校招标采购档案管理中存在的问题,提出加强、改℃进民办高校招标采购档案管理的具体措施。

关键词:民办高校;招标;档案管理;措施

民办高校在迅速发展过程中,各类教育教学设备投入不断增加,民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一,是保证学校教育教学、科学研究、ฉ人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中,招标档案积累的数量逐步增多,科学、合理的做好招标档案的管理工作,是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理,是服务学校教育教学发展的重要方式,是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录,是民办高校各项招标采购活动的真实反映,在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此,招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。

一、民办高校招标档案管理的现状

招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据,是对招标项目完整、真实的历史记录,是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度,并建立了相应的招标采购档案管理制度,但在实际实施过程中,缺乏具体实施的机制,对招标采购档案管理工作没有给予足够重视,存在较多的问题,主要表现在以下几方面:

(一)招标采购档案管理制度有待健全

各民办高校根据国家相关规定及自身实际,建立了档案管理制度,并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空,在制度层面不健全,招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通,在招标采购档案材料移交归档时,经常出现档案材料不全的问题,这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题,没有实现档案应有的作用。同时,由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职,对招标采购档案管理重视程度不够,责任心不强,对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉,容易造成档案材料的丢失。因此,从制度层面完善招标采购工作内容,强调招标采购档案管理的重要性,形成相应的问责机制,确保档案材料的完整、真实、有效。

(二)招标采购档案管理人员业务能力有待提高

招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作,从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等,涉及诸多方面,这就对招标采购档案管理人员提出较高要求,具备较高的综合素质,不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握,而且要具备坚实的档案管理知识和技能,熟悉档案管理的各项要求。但是,目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作,没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作,部分民办高校的档案管理人员学历较低,专业水平有限,这给招标采购档案管理工作产生较大的困难,没有形成招标采购档案规范化管理模式,档案管理的随意性较大,无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高,是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求,同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。

(三)招标采购档案管理手段有待完善

招标采购是一项系统性的工作,每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件ฌ都具有时效性,要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应,这些都是通过纸质材料进行反映,保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题,由于纸张在经过长时间保管后,容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象,会出现重要数据、资料丢失的可能。因此,必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效,同时提高查阅效率。

二、民办高校招标采购档案管理的对策

(一)健全招标采购档案管理制度

民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类,要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效,必须健全民办高校档案管理制度,从学校层面完善档案管理制ถ度内容,从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施,对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度,形成有效的问责机制,提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感,实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作,确保招标采购档案材料的连续性和完整性。

(二)提高招标采购档案管理人员业务能力

招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低,档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员,而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作,要求从事管理的人员要具备较高的业务能力,具备相关的业务知识,具有较强的工作服务、责任意识。

首先,要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的,是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门,都要重视档案管理人员业务能力的提升,以此保证档案管理工作的有效开展。

其次,要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作,需要通过不断的学习,掌握档案管理相关的知识和技能,并且在工作过程中要认真思考,深入研究,不断创新工作方法和思路,提高业务技能,既要掌握档案管理的理论知识,又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识,具备较高的综合业务素质和能力。

再次,具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作,要积极主动的做好档案管理和服务工作,不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档,还是档案材料的借阅、保管工作,都要严格按照相应制度执行。同时,又要具有较强的责任意识,确保招标采购档案材料的安全。

三、结语

招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作,是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一,对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员,要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能,同时要具有较强的创新思维和较强的责任心,能够在工作过程中不断总结经验,提出科学、合理的档案管理建议,对工作认真负责,保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展,为学校的发展提供可靠的信息资源。(作者单位:齐齐哈尔工程学院)

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