做好档案管理工作的探索

[摘 要]为了规范企业档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的功能与作☮用，促进档案管理工作就显得尤为重要。本文从努力把好收集关，抓好管理现代化两方面入手，阐述了档案管理的有效策略。

[关键词]档案；工作；管理人员；问题

在服务型社会大环境下，科学的开发和利用好档案资源，档案管理工作要充分认识管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时解决档案管理工作中遇到的问题，档案是信息的重要载体，是企业各项日常工作中形成的第一手资料，是经过认真整理形成的，是企业开展工不可多得的宝贵史料。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。随着档案管理体制的改革和管理制度的变化，对档案ღ管理工作的要求越来越高，教师管理科全体成员在多年实践的基础上，结合省内外友好人才，对人事档案管理规范化建设、标准化建设、信息化建设及网上业务办理等方面做出以下思考：

本人 ☹结合多年的管理经验，从以下两个方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建设项目档案收集的方法 。档案收集可以体现企业的管理质量和水平。档案收集方法应体现跟踪收集和管理的原则。由于文件材料门类繁多， 要明确规定企业档案应具备的质量和数量要求，移交时间等，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入具体要求中来，收集的难点是一些影像和图章的签署，一些重要的资料必须要加盖并完备签署，项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。协调各部门做到从上而下，层层有人负责，防止和减少文件资料的流失。

2.文件材料的收➳集. 档案的收集在系统中进行操作以外，还必须有一套完整的纸质的登记册，防治登记档案造成无法挽回的损失；新建档案和补充材料录入系统后，要及时处理入库，新建档案和补充材料的收集情况要进行检查复核。做到收集工作的检查和指导随时定期收集相结合。设置档案柜档案入柜存放，按照统一存放档案外还要陈列，建立健全文件资料的收集归档制度、加强对平时收集工作的检查和指导工作。保存下来的有价值的珍贵实物，要做到随时收集和定期收集相结合 ，进行查漏补缺，严要求严格对照档案的标准，根据文件材料形成时间的规律主动收集，加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。在整个准备过程中做到资料多不杂，专职档案管理人需要对档案资料进行加工，变死材料为活信息，为开展各项管理工作提供可靠的档案信息资源。优化档案管理的条件，加强宣传，增强档案管理意识。

二、加强管理意识

1.加强档案培训提升业务素质。档案管理信息化是社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。举办档案管理员培训认真学习档案专业知识理论，学会利用先进技术设备，加强档案人员的业务能力培养提高档案工作者素质。同时注重档案收集加强过程管理。档案管理工作者要结合自己的岗位工作，加强档案管理业务学习，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学✄习和掌握， 请专职档案员定期对全体档案员开展培训学习资料鉴定和编号和立卷、检索工具的编制等方面知识，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，注重计算机知识、信息技术的学习，提高档案员的业务水平，加强档案基础工作抓好每年归档工作。各类文件、材料能否齐全、完整地按期归档是能否做好档案工作的一个基础，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

2.利用现代化技术，提升档案利用价值的同时也解决档案管理费问题。既可以像青岛市人才流动服务中心一样开展以证书认定和工作履历认定等为基础诚信档案，可以改革人事档案材料的收集范围，利用计算机等现代化手段整理档案，将人力资源管理和人才职业发展的材料收入归档范围内，然后按类别将属于条目的内容打印出来，按文件形成的先后顺序排列，在取消档案管理费后，可以充分利用档案的价值，为代理单位和个人提供新的个性化的人才服务，收取一定的服务费。利用计算机提高档案工作，降低了人为因素的影响，实现档案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

3.健全规章制度。规章制度要体现合理性、科学性。制度必须具有可操作性，把主要工作纳入企业整体发展规划和工作计划、检查工作、总结工作与相关档案资料归档同步。建立健全管理机构和网络，层层成立档案工作领导小组，配备人员要保证档案管理工作顺利开展。建立应以可操作性强为目标，不断发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，规章制度要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。要主动了解社会需要及素材状况，采取筛选、归纳等步骤编印成各种档案参考资料，有针对性的编制必要的检索工具，提高查找利用档案的效率。档案的利用情况需要按照有关规定向上级主管部门报送档案统计结果。对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。

4.强化服务意识。做好档案管理工作，树立“工作就是服务”的观念，服“守摊式”的被动服务观念。树立创新意识和优质的服务质量，发挥好档案信息资源的作用，实现档案信息资源共享，使其充分地为社会主义现代化建设服务，改变以往被动服务的局面。档案管理工作者要努力练好基本功，利用现代化管理手段，严格执行国家的保密政策，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。