人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件研究

对于一个单位而言，人力资源档案管理关乎到人才管理和激励机制的有效运行，对企业的未来发展具有直接的影响力。中国的科技发展进程进入到信息化发展轨道，企业的人力资源档案管理要适应社会形势并持续而稳定地发展，就要注重信息化建设。

一、人力资源管理部门实施档案信息化管理的现状

为了加快信息化建设，很多单位的人力资源部门都引入信息技术实施档案管理，但是，在管理工作的具体运行中尚存在一些不足，不要体现在以下几个方面。

（一）人力资源管理部门实施档案信息化管理的认识不到位

虽然人力资源档案信息化管理已经在很多单位普遍影响，较之人力资源部门传统的档案管理模式提高了工作效率。但是，往往这种信息化建设仅仅停留在提高工作效率上，而管理模式上没有在观念意识上实现创新。对于单位领导人员而言，人力资源部门属于人才管理部门，而档案管理则是对企业人员资料的收集和管理，与企业的经济效益并没有直接关联。虽然人才是企业发展的重要资源，但是人才自身的综合素质使然，并不会涉℃及到人力资源管理部门。这就使得人力资源档案管理成为了单位的辅助管理工作，管理模式上并不会实现创新，加之管理资金投入少，管理保障条件不足，使得人力资源档案管理虽然采用了信息技术，但是难以加快信息化管理步伐。

（二）人力资源管理部门实施档案信息化管理工作缺乏专业技能型人才

信息技术更新换代非常快，如果人力资源管理部门引进信息技术，但是没有专业技术人才，就会导致信息化建设存在滞后性而使得档案信息化管理水平难以提升。从目前诸多单位的人力资源档案信息化管理工作情况来看，虽ฉ然已经由专职人员来管理，但是，往往属于操作型管理人员，而对信息技术知之甚少，一旦设备运行中存在问题，或者软件升级，就会陷入工作的困境，使得档案管理工作难以顺利展开。

二、人力资源管理部门实施档案管理信息化建设的必要性

（一）档案管理信息化建设有助于促进人力资源部门管理创新

虽然越来越多的单位领导意识到人才战略是提高行业竞争力的重要因素，使得人力资源部门的各项工作倍受重视。但是，档案管理对很多领导而言属于是辅助性质的工作，实施了信息化管理也仅仅局限于将信息技术设备用于工作当中以提高工作效率，并没有将档案管理信息化建设作为企业的一项管理决策。档案管理作为人力资源管理工作中的重要一项，在实施信息化建设的同时，还要随着信息技术的升级而实施创新管理，从而加快人力资源部门管理效率。

（二）档案管理信息¿化建设有助于提升人力资源管理服务水平

人力资源管理部门实施档案管理的目的就是通过对档案管理实施网络信息化管理，提高人力资源档案信息的可利用水平，而不仅仅是人才信息的收集和储存，管理的目标是确保人才信息能够合理利用。信息技术在人力资源档案管理工作中的充分运用，不仅加快了管理效率，而且还相应地改变了管理模式，包括档案信息的数据库管理、档案细心的链接功能等等，都可以使档案信息的利用率得以提高，确保了人力资源档案信息真实可靠和档案信息管理的时效性。

三、人力资源管理部门实施档案管理信息化建设的保障条件

（一）将人力资源档案信息化管理平台构建起来

随着信息技术快速升级，要提高人力资源档案管理的工作效率，就要在信息管理设备上加大引进力度。档案信息管理信息化的主要环节就是档案的数据库管理，即所有的人力资源档案信息都储存在数据库中，实施动态的档案管理。人力资源档案管理所使用的是专门的管理软件，但是信息技术会实时升级，这就需要档案信息数据库要做到实时更新、定期升级，将人力资源档案信息化管理平台构建起来，将档案管理从原有的单纯的档案信息管理扩展到档案相关的技术性管理。除了实施档案信息的收集、归档，并提供必要的档案信息服务之外，还要实施档案信息➳软件的管理，确保档案信息服务能够满足人才流动的管理需求。

（二）对人力资源档案信息管理人才实施系统化管理

人才是提高管理质量的关键。人力资源档案信息管理模式和工作内容的改变，决定了档案管理人员的综合素质要有所提高。基于信息技术环境下实施档案管理，就需要档案信息管理人才不仅要具备档案文件的管理水平，还要具备较高的网络信息技术水平。因此，要注重人力资源档案信息管理人才的培训工作。通过将网络培训课堂建立起来，鼓励档案管理人员利用业余时间登陆网络培训课堂根据自己的业务需要、提高自身工作能力而补充信息技术知识，通过不断地完善自己，充实自己，使得档案信息管理技能有所提升。为了激发人力资源档案管理人员的工作积极性，还要将绩效考评机制建立起来，对工作突出且获得一定成绩的档案管理人员给予一定的奖励，并在奖金和职务晋级方面给予优先考虑。从而推动人力资源档案管理信息化建设稳定发展。

四、结语

综上所述，目前行业竞争中对人才管理的高度重视，就需要注重人力资源档案管理，而信息技术的运用则会实现人力资源档案管理的创新，加快人才管理效率。从人力资源管理的角度而言，对档案管理实施信息化建设，不仅需要规范的管理模ツ式，而且还要具有一定的保障条件，以推进人力资源档案信息化建设的顺利展开。