高校办公自动化现状及发展趋势

摘 要 本文分析了当前高校办公自动化的现状及存在的问题，提出了要建立以教师和学生为中心的协作办公自动化平台，希望能对高校的办公自动化建设有积极作用。

关键词 办公自动化 协作平台 数字化校园

University Office Automation Situat℉ion and Development Trend

DANG Hong'en

Abstract This paper analyzes the current status quo of college office automation and problems， proposed to establish a teacher and a student-centered collaborative office automation platform， hoping to office automation university building has a positive effect.

Key words office automation; collaboration platform; digital campus

办公自动化（Office Automation，简称OA），国际上公认的是麻省理工学院M.C.季斯曼教授下的定义，即“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术”。①在OA’2000办公自动化国际学术研讨会上被定义为“以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理和辅助决策的水平效果为目的的综合性人机信息系统”。②简单来说，办公自动化就是利用计算机、通信、管ห理等多门学科技术来实现的一种新型办公方式，是现代信息社会的重要标志。

高校的办公自动化是现代行政办公和“数字化校园”建设的前提和基础。其应用主要分为三个层次：事务型、信息管理型和决策型。事务型是基础层，包含公文处理、会议管理，电子公文审批等，通常为一般工作人员使用;信息管理型是中间层，主要指各类公文数据的存储、加工、控制等，目前绝大多数高校的办公自动化主要停留在这一层;决策型是最高层，以事务型和管理型为基础，提供决策支持，一般供更高一¿级领导使用。

1 高校办公自动化现状

目前的高校办公自动化系统依靠众多的信息模块和平台链接，基本实现了学生、教师和学校管理系统的衔接，优势明显。

其一，降低了办公成本，提高了工作效率。仅从高校“无纸化办公”就能看出，各类在线学习资源和“无纸化”考试的出现，大大降低了日常办公的用纸量。其二，实现了异地、移动办公。很多高校随着学校规模的扩大和学生人数的增多，不得不出现多校区远程办公和移动办公。办公自动化帮助师生实现了异地、实时办公或学习，避免了多校区之间的往返工作。其三，高校内部信息共享，实现协同办公。办公自动化保证了公文流转和文档管理的数字化、电子化和无纸化。只要工作人员具有相同的权限，即可在第一时间同时看到工作信息，并及时做出响应。

2 高校办公自动化存在的问题

2.1 管理理念

（1）以行政工作为核心，轻视了高校“教”与“学”的最根本任务。高校的行政管理部门，既是国家政策和学校制度的推行者，更是教师和学生的服务者。目前众多高校的办公自动化系统主要为现代办公服务，主要从事信息发布、辅助办公以及部分决策功能等业务，服务对象以行政人员为主。教师和学生作为高校的主体，参与高校办公自动化缺乏主动性，这是高校办公自动化认识形态层面的问题。

高校存在的价值是促进教师和学生的个人发展和自我实现，从而达到人才培养、科学研究、社会服务和文化传承的社会功能。建立和优化以教师和学生为核心的高校办公自动化系统，实现高校行政管理、教师和学生自我管理的深度融合。③

（2）现有系统没有以教师和学生为核心，而是按照职能部门的工作职责为模块进行划分，这是高校办公自动化组织形态的问题。现在的高校办公自动化系统，主要按照学校的基本功能模块进行分类，从而形成了人事管理、科研管理、教学管理、学生管理和后勤管理等系统。各类信息模块按照功能分属不同的行政部门管理，众多的教师和学生游走于各大信息模块，采集简单信息。科学的高校办公自动化系统，应该以教师和学生为中心，辐射状的采集其他数据，从而避免某些行政部门“信息孤岛”的出现。

2.2 技术层面

（1）软硬件建设比例的失衡和专业技术人员的缺乏。很多高校都是花巨资采购了硬件设备，但是忽视了软件资源的开发和专业技术人员的配备。

（2）系统安全问题和师生的操作水平参次不齐的问题突出。办公自动化系统一般都与Internet连接，很多数据库容易遭到病毒入侵和黑客攻击。必须有专门的技术人员对系统进行维护和升级。由于教师、学生因生活方式和工作习惯的不同，对一些终端的访问频率不同，访问技巧水平不一。

3 高校办公自动化系统的发展趋势

3.1 计算机新技术的出现

办公自动化新技术主要有云计算、物联网和智慧办公三方面。云计算是把各种资源统一进行调度管理，用户可以实现按需分配，不仅节省了存储成本，更提高了信息资源的安全性和可靠性。物联网是指在物理世界的实体中部署具有感知能力、计算能力或执行能力的各种信息传感设备，从而实现人与物、物与物之间信息的互联。教师可以远程授课、远程批改作业等，学生可以实现分时段、异地听课，不再受传统教室集中Σ授课模式的限制。智慧办公主要在于办公自动化系统和信息技术的链接。工作人员可以及时地在工作平台上发布工作信息，而其他部门实时做出响应，使得各部门之间的联系更加顺畅，更加高效。智慧办公更加强调师生间的感知与物联，更加强调师生间的参与和互动。 3.2 建立和优化以教师为主的协作办公自动化平台

以教师为主的办公自动化平台，教师用个人账号进入系统，应该看到校内自己的教学、科研和其他工作三方面的内容。首先要能清楚地查询到历年自己讲授的课程和授课班级，各时段课程作业布置以及学生作业的递交情况，学生共同参与的有关问题的讨论情况。教师在长期的授课过程中可以发现自身的提高，了解各级学生的学习情况;教师之间还可以相互学习教学方法，交流教学技巧，更好地提升教学效果。其次要看到自己主持或参与的科研进展、经费使用情况等;再次就是学校各部门近期分配给自己的其它社会工作以及紧急事件的提醒机制。通过教师和学生这样的协同工作，可以促进“教”和“学”的相互长进。

3.3 基于校际间的教学、科研协作平台

3.4 实现基于学生的高校教育功能的延续

对在校的学生，可以凭借账号（学号）进入系统，进行选课、递交作业、成绩查询等;还可在老师授权的情况下，参考往届学生的作业完成情况;图书查询、电子期刊阅览;还可参与学校组织的其它活动。这样学生不但参与了学校的基本教学和管理工作，主要是和同学、老师形成学业上的互动，促进“教”和“学”相互促进，相互提高。对已经毕业的学生，学校一般都不提供任何信息共享与数据查询，这正是我们需要改进和完善的地方。如果针对毕业的学生，还能凭借当年的账号（学号具有唯一性）进入学校的系统，查询上学时的一些课业信息，完善工作以后的个人情况等，无疑会增加学生的归属感。早期的学生管理系统会扩充成为一个人才库，记录了每个学生成长阶段的重要数据。数据库的扩充，对学校整合毕业生资源，建立与校友的长期联系，促进学校和个人的共同发展无疑会起到积极作用。而数据库的扩充，可以通过现在的大数据技术或云计算（云存储）来实现。

4 结束语

高等学校具有良好的软硬件基础，精通管理和业务的办公自动化队伍。高校无论是从设备、技术还是信息素养方面，无疑都排在了其他企事业单位的前列。高校办公自动化在建设过程中，如果能将教师和学生放在首要考虑位置，充分挖掘和发挥两者之间的协同工作性，定会收到更加理想的办学效果。

注释

① 王明洁，张成洪，闰✯华等.复旦大学信息化建设管理实践[J].教育信息化，2003（12）.

② OA’2000大会组委会.中国OA的现状和展望[J].办公自动化，2000（4）：8.

③ 高兰兰，徐效丽，柴大萍.高校办公自动化系统的现状及发展方向研究[J].东华大学学报，2013（6）.