企业合同管理系统功能设计探析

［摘要］文章在研究、参考和总结基础上归纳了合同管理系统的功能设计，简要介绍其大致系统功能设计及其内容。为建立功能完备的合同管理系统，提供理论参考作用。

［关键词］合同管理系统;管理;合同管理

1背景

随着世界一体化的进程，中国经济不断完善和深入，致使企业对内扩大生产，对外加强合作，随之产生的是大量的合同。而一直以来，企业对合同管理方面都采用线下人工管理，面对数量剧增的合同，缺乏意识，处理效率低下，浪费了大量人力、物力，严重的可能会导致法律纠纷。如何进行有效管理、监督和履行合同逐步成为各项工作乃至整个企业能否平稳发展的重要关键。如今，正是合同管理中不断出现新问题，现代大型企业开始对合同管理业务越来越重视。大型企业对合同管理业务的需求是建立集中、统一的合同管理系统，满足各子公司、各部门制定各自合同管理流程需要、实现对合同查询与统计，实现单位、部门、合同类别等的不同维度的查询和统计，实现合同管理的一体化管理。这就需要运用先进成熟的网络技术，从而建立功能完整的合同管理系统。为了我国企业和各单位建设合同管理系统提供理论借鉴，大致总结了合同管理系统功能的设计。

2企业的合同管理系统功能阶段分析

基于此背景以及需求，对企业合同实施过程进行了解求证后，再对这一过程进行分阶段，然后整理各阶段的主要任务。在合同管理系统中，根据各阶段的主要业务，系统所能实现的功能有系统管理、基础信息管理、合同管理。梳理合同管理业务流程，从而实现各环节的业务过程的标准化和规范化。

2.1系统管理

系统管理是合同管理系统的基础，通过基础信息与企业实际发展的实际情况相符，及时修℉改系统功能结构和内容，有利于系统更加及时有效地服务于企业持续稳定的发展。系统管理模块主要包括机构管理、角色管理、用户管理以及权限管理。

2.1.1机构管理

要对系统进行分类，首先应按照企业机构设置进行分类管理;其次可以采用名称、代码、类型等信息内容进行管理。这有利于企业在实际发展过程中，根据实际需要按照企业组织结构的实际变更，对系统对应内容作出相应的改变。

2.1.2角色管理

根据企业合同管理过程中实际发展需求可将用户角色定义为六类:集团领导、集团法务员、单位领导、单位法务员、部门领导和部门业务员。区分不同的角色信息，对角色设置相应的权限和操作，以便相应企业人员的权责在系统的操作与使用中的合理有效应用于实际。

2.1.3用户管理

用户管理是对系统的登录用户进行管理，即对企业使用该系统的用户的登录名、密码、姓名、性别、所在组织机构、职务电脑进行录入管理，从而确定用户所属角色，获得相应的权限。

2.1.4权限管理ฌ

权限管理是对合同进行分类别，按照企业性质对合同类别划分级别，一级合同为技术类、采购类、工程类和其他类;二级合同主要为买卖合同、租赁合同、仓储合同、委托合同、建设工程合同、供水、电、气合同等;三级合同一般为物资采购合同、配件采购合同、销售合同等。根据合同类别设置角色权限，处于不同角色的用户对合同的操作不同。

2.2基础信息管理

合同管理系统可分为两大部分———基础信息管理和合同管理，合同管理设计的功能主要为合同范本管理、合同相对方管理、合同信息登记、合同履行、合同变更、合同履行管理、合同监控、合同归档模块。

2.2.1合同范本管理

合同范本管理是为了规范合同、保持合同与管理系统、实施流程的相符，由公司管理相关人员创建和输入的合同规范性文本，以供合同的起草及减少输入工作的烦琐。而合同范本管理的职能并不能是这样浅层的，在大型企业中每年交易所签订的合同能以千为单位，若只是简单的合同规范及输入并不是有效的合同管理，规范性的合同范本在很大程度上符合法律规定，避免漏洞和不平等条款出现。合同范本主要由公司法律事务部以及合同管理相关人员共同创建和维护，前者注重于合同是否符合法律规定、双方交易是否存在漏洞和不平等条款，后者则是根据前者对合同范本进行维护及选择使用。

2.2.2合同相对方管理

合同相对方管理即业务员进行相对方信息管理，相对方的信息不仅包括客户名称、注册地址、法人等基本信息，增加对合同相对方的管理本质上是增加企业对合作单位的信用评估，即相对方的信息还包括往期合作评估信息，根据评估等级从而判定与相对方合作谨慎程度，以供系统管理人员查看。

2.2.3合同信息登记

合同信息登记是由单位法务员搜集有效合同信☠息后，进行合同关键信息和文本等信息输入，提交后进入审批阶段，由各部门领导、相关的管理人员以及高层领导进行审批。当合同进入审批阶段，所进行审核的管理人员可提出合同有异议条款，法务员最后审核时录入审核意见。

2.2.4合同变更

合同变更是由于客观环境发生变化而造成合同部分利益关系发生变化时，子单位或集团用户需要使用对合同进行变更，及时对系统进行相应调整。填写合同变更申请表，详细说明合同的基本信息以及变更的内容、理由，若是解除合同，则是填写解除理由以及后果评估，提交申请后，系统自动反馈给高层管理人员审核，判定合同变更情况，确定合同变更。

2.2.5合同履行

合同信息提交完毕后，建立合同履行单，相关业务由系统自动或手动录入合同履行信息。合同履行是合同管理的关键环节，合同履行单的填写要实事求是，保证企业生产发展。合同履行管理是各单位对合同有效期内所需履行的任务进行管理。根据合同的周期设置节点，如验收日期、付款、质保金、审计预留等，实时对合同的节点进行检测，对未到达节点的合同发出履行的预警提示，起到对合同履行情况的管理。

2.2.6合同监控

合同监控即对合同进入履行阶段的全部履行情况进行监控，合同监控是辅助合同正常的履行。对合同进行定期更新的履行状态，管理员监控履行情况，法务员监控合同履行过程中是否发生问题，避免合同履行过程中出现法律纠纷的问题。增加法务员对合同履行情况的监控有利于规避合同风险，提前发现合同漏洞，及时反馈合同监控的法律环境情况，避免合同发生纠纷时企业才发现合同问题。合同履行完毕后，进入归档状态。

2.2.7合同归档

合同归档，即对履行完毕的合同进行统一管理，合同管理部门管理人员将合同归档信息录入，合同管理完毕。合同归档后将所履行和完成的合同按年或月生成合同管理报表，对合同管理报表进行统计分析，统计分析可以按集团或单位统计，通过输入集团名称或单位名称查询统计本集团或本单位年度、季度或月度的合同的签订以及各类合同的签订的情况，也可以按不同金额等级分类统计。整个合同管理系统不仅改变了以往人工管理合同的弊端，也补充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理报表可以按被诉讼合同情况统计，反映给企业高层管理者企业往年合同签订的法律漏洞，有利于企业全方面的管理。

3结论

合同管理系统以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程归纳合同管理系统的功能设计，将其应用到企业实际合同管理从而达到合同管理模式标准化、合同的集中管理、全方位合同管理服务、提高管理效率、管理精度和减少合同的法律纠纷的效用。本文主要借鉴现☿有的合同管理系统建设中的经验，加以思考和研究，从而对合同管理系统功能设计的概况。为今后各企业或各单位开发建设合同管理系统提供一些理论借鉴，加快合同管理系统在实际应用中的应用和完善，实现合同管理的标准化、规范化、自动化，促进现代企业的发展和进步。

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