试析电子文件及电子档案的归档管理
[摘 要]在信息化时代，电子文件作为一种新型信息载体，它冲击着传统的档案观念和理论学说，对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。如何归档管理电子文件与电子档案，如何适应电子文件、电子档案发展的需要，已成为企业各部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。
[关键词]电子文件；电子档案；归档管理
如今随着信息化建设步伐的飞速发展，电子文件已成为信息记录的主要形式，作为一种新型信息载体，它冲击着传统的档案观念和理论学说，对传统的档案管理模式也产生了深刻的影响。电子文件同传统纸质载体的档案一样，成为重要的信息资源和宝贵财富。因此，电子文件与电子档案如何归档管理，如何适应电子文件、电子档案发展的需要，已成为企业各部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。
应用现代化管理手段，特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。电子文件、电子文件归档以及归档后形成电子档案的管理，都极大地丰富了档案工作的内容。
一、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下优点
（一）办公效率的提高。正因为计算机强大的☿信息处理能力，才使得办公自动化运用简单。早期受到技术水平及办公设备的限制，文件均是手工制作的纸张文件，在使用过程中容易受损且保存时间较短，而且费时费力，有时还出现很多错字、不完整、字迹不工整、用笔不规范等现象，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在运用了计算机软件处理后，节省资源、易于传输、方便搜索、携带便易、容易加密ญ、不占空间的优点显现出来。文件资料收集、储存、分类、统计、查阅等环节变得有序而方便，在计算机管理信息系统中，文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。
（二）存储能量增大。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。
（三）检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在办公自动化系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，还可方便地复制存储。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在着以下缺点
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期地保存；电子文件保密性受限制；对档案综合管理人员要求高等等。
三、针对实践中存在的问题提出以下措施
（一）建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。档案部门要与办公自动化与信息管理部门通力合作，承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。体现电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。
（二）档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
（三）对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在储存 ☺电子文件的载体或者装具上应当注明反应其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
（四）通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
（五）对电子文件档案的标准化、规范化管理要求更高。电子文件档案的归档管理，要求文书档案管理工作贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中，通过网络平台实现的归档工作，每一个操作环节都体现了文件管理和档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就必须要明确归档流程和归档环节，统一标准，对各归档部门的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。
（六）提高电子文件归档管理人员素质。电子文件归档管理问题是♂档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。现有的档案人员档案信息化知识匮乏，知识结构老化，需要通过组织业务学习与技术培训等活动，♋尽快提高档案工作人员对电子文件管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，用丰富的档案专业知识指导和推动电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。
计算机网络技术的不断发展促进了电子文件的广泛运用，随着办公自动化系统的不断发展，电子文件的归档管理工作也将越来越重要，档案信息化建设为电子文件档案管理开创了新局面，只有切实加强电子文件归档管理工作，并保持纸质文件的同步归档，才能与时俱进，提高档案的信息化管理水平。信息化建设是档案事业适应时代发展的必然选择，也是提高档案管理与服务水平的必由之路。
