高校行政管理与办公自动化

摘要办公自动化当下已广泛的应用在多个领域的管理和实践中，为当代组织管理提供了先进的计算机技术和更为科学有效的新型管理模式。但在实践中，包括高校在内的各类组织都仍有可能面临各类实施问题。本文主要讨论了高校施行办公自动化的原因和在采用办公自动化过程中可能遇到卐的问题。

关键词高校办公自动化背景问题

随着科技的不断发展和全球网络的普及，智能化、信息化和自动化已成为当前军事、经济、管理、医疗和教育等各个领域在技术和管理发展上的热门课题。各大高等学府也在政策鼓励下开始竞相在管理和教学方面利用相关科技提升管理能力、升级管理模式。办公自 ☺动化系统，英文描述为OfficeAutomation，简称OA系统，广泛的应用于现代组织机构的日常行政管理中，以计算机和网络技术为基础，实现组织管理包括效率、能力、范围和模式等多维度提升。

一、办公自动化在高校应用的背景

1.效率提升的需求

随着当今科技高速发展的趋势，人们不论在工作中还是生活中对信息的及时性和准确性提出了越来越高的要求，现代化组织管理更是如此，高校的管理也不例外。而计算机和网络技术为信息的精准快速传递提供了保障。此外，传统行政管理中对纸和笔（尤其是纸张档案管理）的依赖不仅耗费资源、占用空间，甚至还污染环境。而OA系统则通过电子传输、云存储和在线沟通等功能在很大程度上节省了时间和资源，能够大幅提高工作效率。与此同时，先进的电子设备还能够有效地支持移动办公，使用者不再依赖固定的办公场所，甚至能够借助手机应用等设备随时随地处理公务或查询信息，实现了真正意义上的高效。而资源共享，也能够有效的避免因信息不通畅而造成的重复劳动。

2.跨校区管理的现实要求

对于高校而言，办公自动化对于行政管理效率的提升，还体现在跨校区管理上。近年来，许多高校在不断扩大校区时因城市规划和教育资源布局等原因，选择在距离本校区较远的区域或其他城市设立分校或研究机构。办公自动化有效的解决了因地域问题造成的管理上可能发生的监管缺失和信息沟通不畅。例如视频会议和在线沟通等，更是解决了人员往来奔波的苦恼。3.管理模式升级和民主化发展的必然选择网络技术的发展，不但带动了经济发展的又一次革命，也触发了现代化组织管理模式的必然升级。更快、更准、更精益，不但解决了各类组织中常见的决策流程冗长、责任划分不明确、合规管理不深入等各类问题。借助OA系统，能够准确的去掉决策或审批流程中不必要的环节。电子化审批，既提高了审批效率、节约了传递时间，又减少了纸张的浪费和存档、避免了传递中的丢失。借助计♒算机技术的数据无缺存储，也促使办公自动化系统在设计之初就可以实现管理流程中全环节的监控。例如，在对成本中心的预算和支出管理中，将申请支出报销的电子文档和上传至OA系统的消费凭据设定金额级别，超过预定金额级别的支出需要跟高一级管理者的审批或合规部门的双重审核，系统将在申请提交后自动将相关文档传输至相关人员进行审核。而自上而下和自下而上的声音传达也告别了各类“通知”和“意见箱”。高校管理者的指令能够直接通过OA系统迅速传达至实施人员，甚至全员；而职工和教师们的“心声”也能够及时的反应给管理层。组织管理趋于扁平化、透明化、民主化。

二、办公自动化应用和实施中应注意的问题

高校实施办公自动化的案例不胜枚举。关于如何选择系统供应商以及如何开发系统，不同的高校有不同的管理机制和组织结构特点，需要因地制宜，本文不做赘述。但针对开发系统和后期应用中存在的普遍问题，笔者做了以下归纳：

1.需求与可行性的考量

在设计和开发办公自动化系统之初，高校管理者就需要考量的三个核心问题就是：是否需要、需要什么以及能否实现。是否需要，是指有没有必要电子化。尽管处在电子化的时代，但组织管理中也并非事事都必须电子化。为了电子化而电子化，不仅浪费预算，还无法有效提高效率。需要什么，是指在开发OA系统时，针对不同业务类型和实际需求，应设计不同的电子化程度。而能否实现，则是强调需求的可行▲性。不可否认的是，个别组织中仍存在为了追赶时代潮流或满足业绩需要决定开发办公自动化系统的现象。例如，将原来一次性审批的支出业务在实施OA后反而需要多次重复审批；或者原有的人工业务由于无法完全实现自动化而变成“半自动化”业务，不仅没有节省工时，反而造成人员线上线下的重复工作，等等。因此，是否采用这项技术来辅助和提升管理、选择何种系统才是“对症下药”，就需要结合实际工作中的真实需求。

2.管理观念的转变

尽管办公自动化借助的是OA系统，但自动化管理并不仅仅意味着“用机器取代人”，而是管理观念的整体转换。计算机和网络技术因数据处理和传输速度快以及存储量大、无遗漏等优势，在一定程度上的确取代了人工操作，但最终还是服务于人、为人所用的。批量信息处理将人从海量的信息分析中解放出来，可以将更多的时间用于思考和决策解决方案、应对措施。

3.安全性的考量

“安全”是网络发展中不可绕过的一环，组织管理也不例外。在借助办公自动化系统进行管理的同时，如何维护系统运行安全、保障组织信息安全，是自系统设计和开发阶段就必须慎重思考的问题。高校在应用OA系统的过程中，尤其需要注重知识产权信息、人员信息（包括教职工及学生信息）和管理发展战略信息等多个方面的信息安全保护。

三、结束语

一言以蔽之，办公自动化已是高校内部行政管理的大势所趋，是时代和技术发展的必然。OA系统不仅是高效的管理工具和手段，更是管理模式变革的驱动力。在开发和应用此类系统的过程中，管理者和使用者既不应因循守旧，也不应“目的不纯”，而是需要从实际工作内容的需求出发，真正的解决管理上和工作中的痛点，切实提高效率，并同时注重信息安全管理。

参考文献™

[1]刘春兰.高校办公自动化工作的研究与实践.职大学报.2009.

[2]魏利华.高校办公自动化建设的必要性.企业导报.2010.

[3]张飞.高校OA系统建设的难点及对策分析.高教与经济.2008.

[4]冯媛媛.改进高校办公自动化实验教学的实践与探索.高等教育.2017.