某企业商务秘书与领导的沟通之困分析

1 概述

在人际交往中，沟通无处不在。良好的沟通不仅是人们生活方式的重要内容，更是职业能力的重要体现。商务秘书作为领导的助ข手，除了具有基本的专业知识与专业技能等硬实力以外，更需要软实力，➳因为，它是当今职业核心竞争力之所在。此外，软实力还具有可持续发展性，因为沟通背后积淀着人文素养与个人的内涵。

《辞海》对沟通的解释：《左转哀公九年》：秋，无城邗，沟通江淮。原指开沟而使两水相通。可见，沟通的目的是寻求思想统一，意见一致，是促进人与人之间、群体与群体之间情感的交互，以求得上下同欲，同心同德。沟通可以产生倍增效应，它使得一个人可以低成本获得他人思想、见解，它又是一座友谊的桥梁，可以分享感情，可以增进理解，消除误会。常正海认为，作为秘书人员，对于领导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托。在与领导沟通的过程中服务意识相当重要，在为领导服务的前提下与领导保持良好的沟通，有助于与领导和睦相处，保持融洽的关系。段秋月认为，秘书要做好领导的得力助手，与领导进行良好的沟通是前提条件。陆瑜芳认为，秘书人员无论什么时候都要注意自己的形象，与领导沟通更要注意自身形象，对自己的着装打扮、言行举止要特别注意。

2 某企业商务秘书与领导的沟通之困

某企业是教育培训公司，包括钢琴、古筝、小提琴、二胡、萨克斯、吉他等培训，拥有优秀教师10余名，工作人员40多名。主要分财务部、综合部、营销部、后勤部四大块。某企业综合部有一位办公室主任、一位行政秘书、一位人事秘书、一位文字秘书和公关秘书。某企业商务秘书与领导沟通存在的问题，可以归因于以下三个方面。

2.1 沟通前期准备不足

领导要处理各类文件，参加各种活动，因此没有时间来听废话。秘书在给领导汇报工作时婆婆妈妈地讲一大推，到头来领导还是听得云里雾里的。反而会对你产生厌恶感，认为你这么点事情都做不好。秘书小林做事的效率很高，办事速度也很快。有一次领导叫小林先考虑一下如何打败竞争对手的方案。小林认为这件事情很简单，也就没有放在心在，认为到时候随便讲讲就可以了。等过几天领导叫小林去讲解自己方案的时候，小林她东讲一些、西讲一些，有时候觉得自己讲的都很奇怪，前言不搭后语的。这种没有意义的谈话他们足足聊了一个多小时。可想而知，不仅浪费了领导的时间，同时小林还要进行二次返工。

2.2 沟通时机选择失当

良好的环境对沟通起到重要的影响。感时花溅泪，恨别鸟惊心，人们在不同的心情条件下♋，对同一景象也会有不同的看法。作为商务秘书，要选择和领导沟通的时机，例如，上班前、上班中、下班后，领导的心情是不同的，同样处于上班之中，如果遇到不同的事情，也会有不同的心境。针对不同的事情，要分清缓急，该立即汇报的不要拖延，可以拖延的，不要急于报告，此外，报告的形式也很有讲究，可以当面汇报的，不要电话沟通，可以电话、邮件沟通的不要当面请示，否则，浪费领导时间，也会给领导不好的印象。某企业财务部的小罗与经理沟通就出了问题。他想用年假去旅游，一个会议之后和领导谈这个事情，当时领导遇到棘手问题，并且已经很疲惫了，在这样的气氛中讨论旅游问题，结果可想而知，没有获得批准是有必然性的。

2.3 沟通之中以自我为中心

现在，在很多企事业单位中秘书与领导在沟通时，总是不能很好的分清主与次的关系。在与领导沟通时，秘书总是以自己的角度来考虑问题、爱耍小脾气、语气上一点都不谦虚平和，根本没有把领导放在眼中，从而导致秘书与领导在沟通时不能很好地开展起来。某企业综合部里的人事秘书小王，工作已经有五个年头了，对这里的人和事都已经了如指掌。前不久，小王家里遇到一些事，心情不是很好。这时领导刚巧要让小王来汇报人员离职纠纷事件的解决方法，小王在进去与领导沟通时没有调节好自己的情绪，导致在与领导交流时语气过于生硬，没有把领导当作是自己的顶头上司。虽然领导当面不会对他说些什么，但是后果可想而知。

2.4 沟通之后缺乏魄力

世界级管理大师德鲁克曾说过：沟通不是万能的，但是没有沟通是万万不能的。人与人之间关系融洽，就是因为沟通无障碍。商务秘书作为领导的助手，要协助领导举行各种活动、参加各类仪式、同时又要见各色各样的人，因此需要商务秘书的沟通魅力，不仅可以促进领导的工作效益，拓展公司的人脉关系，自然也会促进公司的业务发展。某企业综合部里的秘书小李性格比较内向，不擅长与人交流，领导交办给她工作的时候，工作还是兢兢业业，一次她接待外面企业的营销部的总监，她按照规定把事情做完，营销总监比较满意，当总监说到，初次来到这个城市，想旅游一下，小李就没有接话，导致总监比较尴尬，☠其实，对待客户，主动热情，增加超值服务，增强魅力沟通也是必要的。

3 提高商务秘书与领导沟通技巧的建议

秘书与领导的沟通是必不可少的。秘书想要顺利完成领导交办的工作，除了需要有基本的专业知识和技能之外，还需要有良好的沟通技巧。

3.1 未雨绸缪

俗话说的好✪，凡事预则立，不预则废。想要在与领导沟通中达到你所预期的效果，那事先准备是必须的。充分准备好你所收集的资料、信息，反应的情况在写成文字形式时要做到简练而抓住重点。如果对某些细节不熟悉，或者某个方面还有疑惑，不能凭道听途说，更不能主观臆断，只有在准确掌握情况时，才可以向领导进行汇报。另外，领导要你对某件事情看法进行解决，那你必须自己先提供3个有效的方案，各自分析出其中的利弊，阐述自己会选择哪个方案，供领导参谋与思考。领导最不喜欢的就是大概、可能这类的信息，他需要的是有依据的资料。因此，需要秘书人员做到心中有数，绝不能仓促上阵。

3.2 机智灵活

汇报不仅要区别场合，还要注意时机。当领导公务中出现困难，心情比较烦躁时，一般不宜汇报。重要的事情，一般选择上午向领导汇报，此时领导精力集中，思路清楚，可以顺利地科学决策;如果汇报的内容是关于领导的个人事情，或者比较轻松的事情，可以选择在领导处理完比较重要的事情之后，给他一个惊喜，例如，工会发福利了，单位获奖了，等等。如果遇到领导和员工因为某些事情僵持不下，需要解围时，也可以灵活机动，给他们一个舒缓的空间与时间。有时，领导也会遇到与上级领导沟通的困惑，如果有把握可以开导的，也可以委婉巧妙地提些建议，或许会峰回路转，柳暗花明。

3.3 管理情绪

爱尔兰著名的戏剧家萧伯纳曾经说过：有信心的人，可以化渺小为伟大，化平庸为神奇。如果缺少自信，在人生的大舞台上就施展不出自己的才华，表现不出自我。自信是沟通的关键，想要领导能够不由自主地为你伸出大拇指，除了本身的内在潜质外，拥有自信是十分关键的。但重要的是管理好情绪。首先，克服畏惧心理。领导也是由普通员工升迁上去的，不要害怕领导，要敢与领导沟通。其次，不要怕在领导那里碰钉子，碰钉子是很正常的一件事。最后，在沟通的内容上，尽量做到观念清晰、有理有据、层析清楚。在沟通的方式上，采用领导能够接受的沟通方法，语言要柔和，态度要诚恳。

3.4 魅力沟通

美国沃尔玛公司总裁萨姆沃尔顿曾说过这样的话：如果必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想，那可能就是沟通。因为它是我们成功的真正关键之一。秘书是领导的参谋助手，其职责是辅助领导开展日常工作的。除了工作以外，领导也希望营造一种和谐的工作环境、心理环境，为此，商务秘书在把握沟通时，要增强魅力沟通的技巧，使得既利于提高工作效率，又利于增进与领导之间的个人友谊。沟通魅力不仅仅是一次沟通的愉悦，更是沟通之后持久的回味，是人格魅力的彰显，是做人经验的积累，是职业素养的养成。