对会计电算化档案管理的几点认识
一、传统会计档案管理工作中存在的问题
（一）保管场所分散，不便于管理
会计档案一贯主张统一领导、分级管理的管理原则，在当年年度终结后，会计档案都会暂时由企业会计部门保管一年，期满后移交给档案室统一管理，利用起来十分不便。
（二）档案频繁利用，不利于长期保存
各种档案的潜在价值只有通过利用才能实现，会计档案作为经济财会类原始凭证，也要满足各类利用者的查阅。虽说会计档案是不借出档案室的，但在每年上级组织的检查各类会计检查和审查活动中，难免会调阅大量的会计帐簿、会计报表等，查阅完毕后，档案部门往往也只能是从调阅档案数量上控制，不可能把每一份档案都仔细审查，因此也存在较大隐患，不可避免会有一定损失。
（三）传统会计档案管理模式落后，工作效率低下
目前，企业会计档案大多数仍然纸质为主，辅助以其他介质材料，这样就使会计档案占据大量空间，提高了管理成本，查阅效率低，浪费许多宝贵资源。
二、电算化会计档案的内容与特点
电算化会计档案主要包括℉存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定，采用电脑进行会计核算的单位，应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财务部、国家档案局备案。电算化会计档案与传统的会计档案相比，有其自身的特点，主要表现为：
（一）存贮范围扩大
电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了，电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转帐公式及其他计算公式、检验公式等。
（二）存贮形式更多
作为传统审计对象的凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但以打印输出的纸质形式存在，还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。
（三）存放方式更严格
由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响，因此，存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施
（四）对档案管理的要求加强
电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本和种类就越多，电算化会计档案只有得到科学的管理，才能被正常的利用。
三、加强会计电算化档案管理的措施
（一）加强电算化会计档案的完整性
管理会计数据在未打印成书面形式输出前，应妥善保管并保存副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出，并按照有关税务©、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人卐员必须对会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
（二）加大软硬件设备的投入
这些设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
（三）完善会计电算化档案管理的各项制度
会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。各种纸质的会计档案和介质的会计档案要及时合理归档，做好记录。
（四）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
会计电算化，不仅需要一定的专业会计人员▲，而且需要一定的计算机人员参与维护日常使用和确保其数据的安全。所以必须不断提高会计人员的计算机操作能力，同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行，不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合，才能有效保证会计电算化的正常运行。
（五）加强网络安全管理
配备专业计算机管理人员。建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，定期对系统安全性进行检测，排除安全隐患，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全。
（六）对所有的会计数据应进行双备份
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行AB备份法进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间♡与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
