探究电子政务系统中的档案管理的问题与对策

作为政府活动的一种新形态，电子政务是某个政府部门通过现代网络信息£技术，面向公民、社会及其他政府部门，为其提供政务信息与公共服务的活动过程。实施电子政务，有利于行政效率的提高和行政成本的降低，从而使行政管理体制更加公正透明，更加廉洁高效。因此，为了适应电子政府的发展需要，目前档案行政管理部门迫切需要解决的重要问题就是有针对性地把档案行政管理与服务工作做好。

一、电子政务档案管理的重要地位

电子政务档案是指对具有保存价值的电子政务文件进行筛选、整理、审查。电子政务档案管理的主体内容主要包括对这些电子政务文件的收集、整理、立卷、归档、保管、利用。在对电子政务档案管理时需要注意三方面问题，第一，有价值的政府文件以及相关单位的文件备案是电子政务档案主要涉及的，传统的档案管理的核心为收、管、用，其中占主导地位的为收和管，和传统档案管理不同，电子政务档案管理更加注重用第二，电子政务档案管理的重要内容就是建立统一的、互通有无的共享信息资源网络体系;第三，和其他档案管理相比较，电子政务档案保密管理审查更加严格，由于要严格遵守保护国家秘密的要求，它在审核、管理与使用文件上更加的细致，尤其是对那些不适合公开的电子政务档案，务必要严格遵守保密规定。

国务院在2015年3月发布的《国务院办公厅关于开展第一次全国政府网站普查的通知》中指出，要不断建立和完善电子政务工作各环节的制度规范，加快推进电子政务工作，为社会经济发展与群众生活提供更好的服务。面对我国对电子政务提出的新要求，同样也给电子政务档案管理工作提出了新的挑战。这要求档案行政管理部门除了加强电子政务的内部建设之外，还要不断地实践摸索，探索出一条有效的电子政务档案管理工作路径，从而更好地开展公共服务工作。

二、电子政务档案管理存在的问题

管理权限不足责任主体不明确

由于电子档案存贮于业务部门，因此，和档案部门相比，业务部门的管理权限更大，实际上，电子档案的管理权限是由档案和业务两个部门共同拥有的，然而，若出现电子档案篡改或丢失的情况，很难明确是谁的责任过失。

电子档案管理安全保证有待加强

目前，电子档案的安全存在着诸多问题，受℉到多方面因素影响，主要包括以下几个方面。第一，技术因素。电子政务系统技术水平的高低关系着电子档案的安全与否，如果电子档案遭到病毒、黑客的攻击，或者是软件与硬件出现漏洞，或者系统和设备出现故障，不但会对其产生损坏的情况，还有可能面临丢失的严重问题。第二，自然或社会原因。电子档案保管场所自身所处的的环境、地震、火灾等自然或社会情况，都有可能使电子档案受损或丢失。第三，管理上的原因。权责不明确、操作不当、工作人员工作时出现失误这都会电子档案的安全产生重大影响。

投入资金技术不足专业队伍人才建设滞后

随着电子政务的不断推进，在为公众提供服务方面，我国的电子政务➳档案管理工作取得了一定的成绩，然而，从内部去审视电子政务档案管理，还有一些现实问题亟待解决，其中投入资金技术不足，专业人才队伍建设相对滞后成为其能否更好地服务国家、社会、人民的制约。一方面，由于建设初期资金技术投入较多，而后续较少的投入致使电子政务档案管理建设缓慢，从而严重影响了其服务公众水平的提高;另一方面，随着档案管理技术的不断更新，要求工作人员具有很强的技术能力，但现实情况是专业队伍出现老龄化、技术能力不足等问题，专业队伍的人才建设跟不上技术的快速发展。

三、解决电子政务系统档案管理问题的措施

明确管理职责确保组织保障

作为一把手工程，电子政务需要各单位的一把手领导高度重视。如果要想保障电子政务工作的全面启动，各单位一把手领导必须把该工程作为工作的重中之重。然而，电子政务的建设除了需要一把手总负责之外，还需要建立在一把手直接领导下的电子政务系统档案管理小组，规划、组织指导以及监督实施档案信息化建设，同时要明确管理职责和责任主体，唯有这样，才能保证电子政务持续健康发展。

全方位考虑确保电子政务档案安全

由于电子政务档案的安全受多方面因素影响，因此，要从全方位的角度来确保电子政务档案安全。首先，在技术方面，提高自主研发管理系统的能力，通过实施加密、杀毒、备份等措施来提高电子档案的安全度;第二，在管理方面，建立与完善监督管理体系▲，加强工作人员的安全意识以及管理人员的专业水平;第三，在法律法规方面，建立和完善电子政务档案管理的法律法规，通过对档案凭证的确定来让电子档案的安全管理工作更加规范。

加大资金技术投入力度加强专业人才的培养

只有加大资金技术的投入力度，加强专业人才队伍的培养，电子政务档案管理工作才能获得良性发展。在电子政务建设上，政府需要加大资金支持力度和政策扶持，随着电子政务的发展，电子档案的数量也在不断增长，电子档案管理部门的工作量也在随之增加，因此，在实☃际的档案管理工作中，要加强培养专业人才，加大科技投入，根据不同类型工作人员的职责，通过匹配的培训方式使电子档案工作人员信息技术应用能力和综合业务管理能力得到切实提高，这样更有利于推进电子政务的档案管理工作。

随着电子政务的不断深化发展，使政府部门原有的业务流程与工作方式发生了很大的变化，所以，用于记录政务活动的文件、档案内容、形式以及形成的程序也会随之发生改变。这给档案行政管理部门的工作带来了新的挑战，与此同时，在我国电子政务系统档案管理过程中也出现了许多新的问题，因此，在这样的背景之下，电子档案工作各部门应及时发现并制定出相应措施来解决各环节的问题，唯有做好每个环节的工作，才能使电子政务系统的档案管理工作水平得到切实提高。