关于如何建立健全企业采购与费用报销业务内控制度的探讨

摘要：内部控制制度在企业经营管理活动中占有非常重要的地位，而企业采购与费用报销业务则是企业经营管理活动的首要环节，从根本上决定了企业基本成本的多少和企业资金的合理利用。但在企业采购与费用报销业务的内部控制方面还存在徇私舞弊以及业务流程不规范等许多漏洞与问题，严重影响了企业内部控制➳制度的建立和完善。本文针对企业采购与费用报销业务方面出现的问题，进行了分析与总结，同时提出了一系列解决措施，期望进一度规范企业内部控制制度，保障企业持续稳定发展。

关键词：企业采购 费用报销 内控制度

内部控制是企业在经济活动中建立的相互制约的一种业务组织形式和职责分工的制度，目的在于加强企业的经营管理、提高企业的经济效益。企业的正常经营离不开采购与费用报销业务环节，企业采购内部控制制度的完善，可以降低企业的采购成本和生产成本，提高企业的市场竞争力；而费用报销内部控制的完善则保证了企业资金的安全，杜绝了徇私舞弊现象的发生，促进企业安全稳定发展。

一、采购与费用报销内部控制制度

（一）供应商价格比较

企业采购业务是企业为了满足物资或者劳务等需要进行的各项经济业务活动，是企业经营生产重要的组成部分。企业要想维持稳定的生产经营，都必须进行采购业务活动，采购是每个企业经济活动中最频繁常见的表现形式之一，而建立完善的采购内部控制制度是企业在采购业务上最好的保障。在企业采购业务中内部控制的目标是，实现企业各种采购业务合理规范进行，尽量减少采购成本，及时支付款项，维护企业信誉，减少采购中违法、违规行为，促进企业健康发展。

（二）费用报销内部控制

企业费用报销相关的内ฏ部控制制度可以分为与财务核算和经营管理制度，是通过一系列的制度流程执行来实现业务的控制。公司费用报销业务内部控制的管理和完善，使企业日常的各种费用支出纳入既定轨道，使各项费用透明化、制度化。企业费用报销业务作为企业日常运营中的薄弱环节，如果内部控制不严格规范，企业资金就会存在很大的安全隐患。

二、企业采购与费用报销业务出现的问题

（一）采购和费用报销的管理制度不完善

目前我国大多数企业的内部控制意识不足，企业把主要工作重心都放在生产经营上，采购和费用报销方面的内部控制制度不健全，或者即使存在也形同虚设，起不到实际的作用，直接导致企业内部控制过程中，采购和❤费用报销业务还存在着很大的缺陷与漏洞。

首先在企业采购业务中，采购都是依据企业的销售计划及生产计划制定的，但是因为市场的不稳定性，企业的销售计划也会经常变动，引起采购计划改变。企业如果没有完☭善的采购管理制度，在采购业务操作时，就会导致采购部门与销售、生产及其他部门缺乏及时的信息沟通，导致企业的采购预算和采购计划流于形式，不能及时发挥应有的作用。而且，如果企业的采购业务没能集中规划，就会出现企业重复采购现象，增加了企业的采购成本；同时，采购部门、采购流程及采购凭证的不同极易出现内部信息传递的延迟和失真，造成企业物资采购失去控制，企业库存积压严重。

在企业费用报销业务存在的问题就是，报销费用凭据造假的现象比较多，常见的费用报销舞弊手段有：没有经过企业领导审批或越权审批；企业报销凭据造假，虚报或高报消费资金；利用同一业务或单据进行重复报销等手段，这些利用企业费用报销内部控制的漏洞，进行费用报销舞弊的现象，不仅危害了企业财务资金的安全，也阻碍了企业的发展。

（二）相关人员缺乏专业素质

在企业采购和费用报销业务方面，由于相关人员自身业务专业素质低下，使得在采购物资时和费用报销业务中存在许多的问题。

在采购业务中由于员工专业技能不够，导致企业没能及时获取供应商的底价或者不能熟练的、直接的辨别供应商物资质量的好坏优劣；对相应的法律法规没能深入了解，业务人员违反国家法律遭受国家司法机关的处罚，导致企业来承担一定的经济损失；甚至有些员工自身道德素质不足，在采购过程中利用私权徇私舞弊，偷工减料，贪污企业集体财产资金。

在企业费用报销业务，由于企业相关部门人员的专业技术不够强，对费用报销不能进行严格把关，不能识别单据的真假及有效性，也会导致企业报销费用能蒙混过关，严重阻碍了费用报销业务的有效执行；另一方面，由于人员道德素质低下，费用报销造假现象在企业屡见不鲜，严重影响到了企业的运营氛围，抑制企业快速发展。

三、解决措施

（一）完善企业监督体制

企业内部的监督体制包括企业经营管理者对内部控制部门的监督，内部审核机构对内部控制的再监督。主要目的是确保企业内部控制制度切实有效的执行。但是大多数企业都设立了采购和费用报销部门，但是对采购前期工作调查监督以及费用报销业务资金的审核监督力度却严重不足。导致企业内部控制环节潜规则现象屡见不鲜，为了规避采购以及费用报销业务人员收受贿赂、制假造假，企业必须要完善内部监督审核机制，建立采购与费用报销的廉政制度。

企业要建立完善的内部监督机构，及时监督企业采购与费用报销内部控制的执行，并有计划、有步骤地对监督结果的有效性进行评价分析及时将分析结果反馈给企业管理层，对发现的问题和漏洞，及时采取有效的措施，改进和完善采购与费用报销内部控制制度。在采购业务中，对供销商、物资质量、采购成本等相关项目都要进行审核，防止贪污受贿现象的发生；在费用报销业务方面，要对费用报销的过程进行严密监督跟踪，针对相关会计资金数据进行检查与判断，杜绝费用报销方面的漏洞。

（二）职责分开，岗位安排明细化

要完善企业采购与费用报销业务的内部控制制度，必须要落实采购与费用报销内部各岗位的责任制，加强各部门职工的积极性和责任感。一定要把工作与人员结合起来，使采购与费用报销部门的负责人真正承担起相应的责任，这是采购与费用报销内部控制制度不规范的关键问题。所以企业在采购与费用报销业务内部管理中，不论部门工作大小，都应指定具体明确的分工，对采购人员、报销经办人员、审核人员、执行人员等相关岗位职责进行分离，采购的全权负责采购、报销审核的只负责审核录入，使所有员工明确各自的职责所在，一定要做到个个落实，责任到人。只有这样，才能使采购与费用报销部门员工的责任得到体现，形成完整的采购与费用报销内部控制体系，从而防止企业采购业务中贪污受贿和费用报销的造假行为。

（三）提高员工的职业素质

企业内部控制的有效性很大程度上是取决于内控制度的执行人员，如果执行人员缺乏一些基本的专业知识和职业素质，谈何建立完善的内控制度。所以完善企业采购与费用报销业务的内部控制，必须要要改进企业的人力资源政策。首先要切除企业在人才招聘中的弊端，企业招聘时一定要制定相关的招聘规章制度，坚持以应聘人员的学历、经验、道德为选拔标准，拒绝任何形式的走后门、靠关系行为，一旦发现立刻辞退应聘人员，并对企业内部“关系”职员给与严厉处罚。只有员工的专业水平提高了，才能提高企业在采购与费用报销业务方面的工作效率。企业要培养内部员工的职业素养，定期对企业员工的诚信和道德价值观念进行审查监督，杜绝员工的贪污行贿、制假造假等违规行为，一旦发现必须要严厉处置，情节严重的要移交给司法部门，彻底整改企业内部员工低素质行为产生的不良风气 シ。

四、总结

总而言之，目前我国的市场经济还不是很完善，所以企业在采购与费用报销业务内部控制方面也有许多弊端，存在很多的问题，需要企业在发展过程中采取种种措施去克服并完善，这就需要企业针对采购与费用报销的内部控制的问题，必须采取相应的措施来加强管理和控制，因为企业的内部各部门结构形式具有一定的差异，所以企业应立足于自身的实际情况，使日常采购和开支的各种费用纳入实现合理化，制度化，流程化，同时企业也要及时提高员工的内部控制的意识，提高员工自身的综合素质，形成积极阳光的企业内部控制文化。建立并完善适合自身要求的采购与费用报销内部控制，以保证企业的快速稳定发展。